Första steget i Boardeasers mötesprocess är Förberedelser. Här skapar du grundförutsättningarna för mötet, gör gärna det god tid i förväg så att alla kan boka in det i tid.

Börja med att klicka på knappen ”Nytt möte” på Styrelserummet > Möten. Här kan du ange följande (fält markerade med * är obligatoriska):

  • Mötesrubrik*: Här namnger du mötet, till exempel ”Styrelsemöte 1 juni”.
  • Mötesnummer*: Detta nummer räknas upp automatiskt, är det ert första möte i Boardeaser börjar det med 1. Du kan ange vilket nummer som helst om det är så att ni redan har en numrering, så länge det inte redan finns ett möte i Boardeaser med samma nummer.
  • Tidpunkt*: Här ställer du in datum och tid när mötet ska börja och sluta.
  • Plats: Ange var mötet ska hållas.
  • Tema: Ange temat för mötet, till exempel ”Budget”. Har ni genererat möten på Årsplanering är olika teman redan angivna.
  • Syfte: Här kan du i fritext ange en längre beskrivning av syftet eller målet med mötet är. Exempelvis att ni ska komma fram till beslut om en viss policy eller upphandling.
  • Förberedelser: Om det finns viktiga förberedelser för deltagarna kan du ange det här. Vanligtvis är det att läsa på de underlag som bifogas till dagordningen (som du skapar i nästa steg).
  • Skicka mötesinformation: Om du vill kan du skicka en kalenderfil till deltagarna så att de bokar in mötet i förväg så kan du klicka på denna ruta. Observera att den formella kallelsen med dagordning skickas senare, detta är bara en preliminär mötesbokning. Ett meddelandefält och en lista på användare öppnas då, skriv ett meddelande och välj vilka som ska få ett e-postmeddelande med kalenderfil om att ett möte har skapats.

När du fyllt i informationen klickar du på knappen ”Spara och gå vidare” alternativt ”Spara och skicka” om du valt att skicka mötesinformation. När du klickat skickas du till nästa steg i mötesprocessen, det vill säga ”Dagordning”.

 

Hittade du den hjälp du behövde?