Innehåll

På detta steg skriver du protokollet under mötet och bestämmer vilka som ska kunna kommentera och justera efter att protokollet är klart.

Närvarande och uppgifter

Börja med att klicka i de användare som är närvarande. Är de inte närvarande men har meddelat förhinder kan du markera detta. Sedan kan du välja deras funktion på mötet och vem som ska vara sekreterare.

6a_protokoll

Två sätt att justera

Det finns två olika sätt att justera protokoll i Boardeaser, och därför ser det lite olika ut beroende på vilket sätt ni valt. Du väljer vilket sätt ni vill använda under ”Inställningar” i vänstermenyn.

Väljer ni det första sättet så anger ni under ”Justerare nr” en eller flera personer som ska justera och vilken ordning de ska justera. Väljer ni det andra sättet så klickar ni i den eller de som ska justera i kryssrutorna.

Till sist kryssar du i den eller de personer som ska underteckna, dessa får då en rad på protokollet som kan signeras när ni skriver ut protokollet eller blir tillagda för elektronisk signering om ni valt detta.

Protokollanteckningar

Innan eller under mötet kan ni ta fram föregående mötes protokoll med knappen till höger som heter ”Föregående protokoll”.

Protokollpunkterna ser ut och fungerar som dagordningspunkterna med några tillägg, här är de egenskaper som tillkommer när du skriver protokoll:

  • Anteckningar: Här skriver du vad ni diskuterar på mötet. Fattar ni ett eller flera beslut rekommenderar vi att ni klickar på ”Lägg till beslut” så kommer Boardeaser hjälpa er hålla reda på fattade beslut
  • Lägg till beslut: Har ni fattat ett beslut så klickar du på denna punkt och anger det här. Ett beslut kan ha en ansvarig och en deadline om ni vill. Flera beslut kan kopplas till en punkt i protokollet.
  • Lägg till att-göra-uppgift: Vill du tilldela en att-göra-uppgift så klickar du här och anger uppgiften och till vem den ska tilldelas till. Det går att välja om uppgiften ska skrivas in i protokollet eller ej. Uppgifter kan även tilldelas via ”Att-göra uppgifter” i vänstermenyn där även alla aktuella uppgifter visas.

 

Vill du lägga till en ny punkt som inte fanns med i dagordningen så klickar du på knappen ”Lägg till ytterligare punkt”.

Kommentarer eller justering

När du är klar med protokollet kan du antingen välja att några ska kunna kommentera protokollet innan det går till justerarna för justering, i så fall klickar du på knappen ”Spara och begär kommentarer” längst ned.

6b_protokoll

Avslutningsvis klickar du på ”Spara och skicka till justerare” om ni valt det första sättet att justera eller ”Spara och gå till justering” om ni valt det andra sättet. Ett e-postmeddelande skickas då till de som markerats att de ska vara inblandade i justeringsprocessen, för alla utom den/de som utsetts till justerare är det frivilligt.

Hittade du den hjälp du behövde?