Innehåll
Inställningar
Under Administration och “Inställningar” i Styrelserummet visas information om det nu gällande abonnemanget vilket kan vara antingen Bas eller Prova på. Under denna beskrivning finns möjlighet att byta från Prova på-abonnemanget (som är gratis de första 30 dagarna) eller att avsluta organisationens abonnemang. Väljer ni att avsluta abonnemanget löper det perioden ut, alltså antingen de kvarvarande dagarna som Prova på abonnemaget räcker eller den period ni betalat för. För att avsluta omedelbart och radera kontot för gott var vänlig kontakta support@boardeaser.com.
Till höger visas kontaktuppgifter till den aktuella organisationen. Här anger ni:
- Namn och adress
- Organisationsnummer
- Faktura e-post*
- Logotyp: visas i systemet och på protokoll
*Boardeaser skickar normalt sett fakturor som pdf till denna e-postadress, kontakta support@boardeaser.com om ni vill ha fakturor via papper istället.
Under abonnemangsinställningarna finns länkar till Tilläggsshoppen, Tjänstevillkoren, Kom-igång guiden (som visas första gången en användare har registrerats) och E-postadresser.
E-postadresser
Klicka på denna knapp för att hantera e-postadresser som kan ta emot filer som läggs till i tillägget Contracts. Skapa en eller flera e-postadresser och kopiera in adressen i adressfältet när du skickar in en fil. För att uppladdning via e-post ska fungera krävs följande:
- Den som skickar in ett dokument måste göra det från en e-postadress som används av en användare i organisationen
- Filen måste vara av typen pdf, doc eller docx
- Endast en fil kan bifogas i varje e-post
Avancerade Inställningar
De flesta inställningarna för respektive organisation görs på Avancerade inställningar.
Organisation
Ange några uppgifter för er organisation för att anpassa Boardeaser. Detta påverkar i nuläget endast funktionen Compliance.
Säkerhet
Krav på tvåfaktorsautentisering
Ange om det ska vara ett krav att alla användare i organisationen måste logga in med tvåfaktorsautentisering, det vill säga personnummer plus BankID eller användarnamn/lösenord plus den fysiska säkerhetsnyckeln Yubikey. Användare kommer efter att kravet har aktiverats fortfarande kunna logga in men efter den personliga översikten inte kunna gå vidare till styrelserum med detta krav aktiverat.
Styrelser med detta krav aktiverat visas med en nyckel-symbol i listan “Mina styrelser”. Försöker man komma åt en av dessa styrelser men har loggat in med användarnamn och lösenord behöver man alltså antingen aktivera BankID/Yubikey på sin användarprofil eller (om det redan gjorts) logga ut och logga in med vald tvåfaktorsautenticering.
Tillåt information i e-post
Ni kan också ange om detaljer ska skrivas ut i e-postmeddelanden från Boardeaser eller ej. Vill ni ha högre säkerhet väljer ni bort detta, då innehåller ett meddelande om t ex en att göra-uppgift endast information om att en uppgifts har tilldelats, själva uppgiften måste användaren logga in för att se.
Möten
Kontinuerlig numrering
Är denna kryssruta ikryssad fortsätter numreringen från ett möte till nästa. Exempel: om sista punkten på ett protokoll har nummer 12 blir första punkten på dagordningen för nästkommande möte nummer 13.
Justeringsförfarande
Välj ett av följande två sätt att justera:
Justerare ska kunna göra ändringar direkt i protokollet
Med denna inställning skickas protokollet till justeraren/justerarna i turordning och varje justerare kan redigera protokollet (alltså inte bara kommentera protokollet). Den siste justeraren i turordningen avslutar justeringen och låser protokollet.
Sekreteraren begär in kommentarer och gör ändringar
Med denna inställning skickar sekreteraren en begäran till angivna justerare om att de ska kommentera. De kan sedan kommentera och, oavsett om de lämnat kommentarer eller ej, klicka på olika knappar beroende på om de anser att sekreteraren måste ändra i protokollet eller ej.
Läs mer i artikeln Justera protokollet.
Antal dagar för möte som kallelse ska skickas
Ordföranden blir påmind detta antal dagar innan styrelsemötet om att kallelse till mötet måste skickas. Om kallelse har skickats innan angiven tidsperiod så skickas ingen påminnelse till ordföranden.
Normal tidsåtgång för kommentarer före justering (dagar)
Normal tidsåtgång för justering (dagar)
Ovanstående inställningar utgör standardinställningar för hur lång tid användare ska ha på sig för att kommentera respektive justera. Dessa inställningar går att ändra varje gång ett protokoll skickas ut för kommentarer eller justering.
Ta med punktbeskrivning i mötesprotokoll
Är detta alternativ aktiverat så inkluderas punktbeskrivningen från dagordningen i protokollet. Punktbeskrivningen går också att redigera när man skriver protokollet (vice versa går det inte om alternativet inte är aktiverat).
E-signering
Dessa inställningar påverkar endast e-signering av andra dokument än protokoll. Protokoll kan endast signeras med BankID enligt Bolagsverkets krav.
Tillåt val av lösning vid utskick
Med denna inställning aktiverad så kan den användare som begär att ett dokument ska signeras välja vilka alternativ som ska vara tillgängliga.
Tillgängliga signeringsalternativ är:
- BankID
- Touch
- SMS
- Quick Intent
Språk
Välj vilket språk standardtexter i till exempel protokoll och dagordningar ska ha. Tillgängliga språk är svenska och engelska.
Styrelseår
Dessa inställningar påverkar främst årsplanen och påminnelser för rapportering.
Början av räkenskapsåret
Ange vilken månad som är den första i ert räkenskapsår.
Början av styrelseåret
Ange vilken månad ert styrelseår börjar, det vill säga vilken månad ni har det konstituerande styrelsemötet efter årsstämman.
Antal möten per år
För generering av årsplan kan man välja på 5 eller 6 möten. Boardeaser föreslår teman etc utifrån antalet.
Antal dagar mellan ekonomiredovisning och VD-rapport
På inställningarna för Ekonomi nedan kan dag i månaden anges då en att göra-uppgift skapas om att sie4-fil ska laddas upp för ekonomisk uppföljning. Finns en ekonomiansvarig angiven tilldelas denne uppgiften, annars är det en allmän uppgift.
Det skapas sedan en att göra-uppgift för organisationens VD med antalet dagar som ställs in här efter det att sie4-filen ska vara uppladdad om att VD-rapport ska skickas. Finns ingen VD angiven så tilldelas ingen användare ansvar för uppgiften.
Antal dagar mellan VD-rapport och möte
I årsplaneringen sätts förslag på datum angivet antal dagar efter det att VD-rapporten ska ha skickats.
Ekonomi
Beräknad omsättning
Denna inställning påverkar funktionen Compliance.
Dag i månaden för begäran av uppdaterad SIE4-fil från ekonomiansvarig
En att göra-uppgift skapas för ekonomiansvarig användare (anges i användarinställningarna) att ladda upp sie4-fil. Påminnelse skickas tre dagar innan. Finns ingen ekonomiansvarig angiven så skapas uppgiften men tilldelas inte till någon specifik användare.
Kontrakt
Ange vilka användare som ska få påminnelser samt vid vilken tid innan kontrakt löper ut. Kontraktstiderna definieras för respektive kontrakt. Kräver tillägget Contracts.
