I denna artikel beskrivs hur du skapar grafer med formler. Exempel finns både i texten och i ett eget avsnitt längst ner på sidan.

Formler används för att generera grafer och tabeller från bokföringsdata, budgetdata och egna nyckeltal.

Generell användning

Nedan följer en generell beskrivning för hur man kan skapa egna beräkningar som visas i grafen. Observera att det är rådata som visas vilket ibland kan ge oväntade resultat. Om något visas som ett negativt värde när det borde vara positivt kan man enkelt “vända” på värdet genom att sätta ett minustecken framför variabeln.

Kontovärden

Använd [ och ] för att få ut ackumulerade värden från konton:

  • Ett konto, exempel: [1000]
  • Ett intervall, exempel: [1000-1999]
  • Flera konton och intervall, exempel: [3000-3799,3900-3999]

Förändringar i kontovärden

Använd { och } för att få ut förändringen för resultatkonton:

  • Ett konto, exempelvis: {1000}
  • Ett intervall, exempelvis: {1000-1999}
  • Flera konton och intervall, exempelvis: {3000-3799,3900-3999}

Negativa och positiva värden

I sie4-filen lagras värden tvärt emot vad vi vanligtvis tänker oss dem. Värdet på ett intäktskonto, t ex konto 3041, är därför negativt trots att det är en intäkt. Motsvarande lagras en utgift som ett positivt värde.

För att “vända” värdena behöver man därför skriva minustecken framför konton. Exempelvis:

  • -{3000-3999} ger alla intäktskonton summerat som positivt tal
  • -{4000-4999} ger alla konton för direkta kostnader som negativt tal
  • -{3000-7999} ger resultatet (EBITA) som positivt tal (om positivt resultat)

Aritmetiska beräkningar

Du kan använda de vanliga räknesätten (plus, minus, gånger och delat med) samt parenteser i formler, till exempel:
(-{3000})/(-{4000-4999})
vilket ger konto 3000s andel av direkta kostnader, ange sedan % som enhet för andelen i procent.

Använda variabler
Variabler kan antingen:

  • Definieras av en formel, klicka här för beskrivning hur du skapar variabler från formler
  • Vara Boardeasers fördefinierade finansiella nyckeltal
  • Vara organisationens egna uppladdade nyckeltal

Oavsett typ av variabel så kan variabler användas i formler.

Exempel:

  • R1 är en fördefinierad variabel för Nettoomsättning (konto 3000 till 3799)
  • anstallda är ett eget nyckeltal som laddats in till Boardeaeser
  • oms_anst är en variabel skapad i Boardeaser genom formeln R1/anstallda

Man kan utifrån detta få en graf med nettoomsättning per anställd endast genom att ange “oms_anst” som datakälla. Vill man inte skapa den variabeln kan man få fram samma graf genom att ange “R1/anstallda”.

 

Funktioner

När graf eller tabell ska skapas så visas mappen “Funktioner” bland tillgängliga datakällor. Formler anges inom funktionens parentes. Funktionerna påverkar formlerna på följande sätt:

  • Ack() ger det ackumulerade värdet av det som anges inom parentesen.
  • Budget() visar värden från uppladdad budgetdata.
  • FiscalIB() ger årets ingående balans för ett eller flera balanskonton.
  • Forecast() visar utfall tillbaka i tiden (från sie4-filer) och budgetdata framåt i tiden.
  • IB() ger ingående balans för ett eller flera balanskonton under respektive period.
  • Max(uttryck 1,uttryck 2) ger det högsta värdet för respektive period av de uttryck som anges.
  • Min(uttryck 1,uttryck 2) ger det lägsta värdet för respektive period av de uttryck som anges.
  • Prev() ger föregående tidsperiods värde.
  • PrevYear() föregående års värde för respektive period.
  • R3() ger medelvärdet av de tre senaste tidsperioderna.
  • R12() ger medelvärdet av de tolv senaste tidsperioderna.
  • SumLast(uttryck, max antal värden, min antal värde)
  • UB() ger utgående balans av ett eller flera balanskonton.

Några exempel:

Prev(uttryck) – Ange det som ska ritas ut inom parenteserna så visas föregående periods värden. Funktionen hämtar värdet för den inneslutna formeln under det omedelbart föregående tidsintervallet, exempel:
Prev([2610] / anstallda) visar värdet under föregående period delat med den egna variabeln anstallda.

PrevYear(uttryck) – Ange det som ska ritas ut inom parenteserna så visas föregående periods års värden. Funktionen hämtar värdet för den inneslutna formeln under motsvarande tidsintervall förra året. Exempel:
PrevYear(-{3000-3999}) ger förra årets intäkter.


R3(uttryck) och R12(uttryck) – Ger snittet av respektive tidsperiods värde. Exempel:
R3(-{3000-4999}) ger snittvärdet för bruttoresultat under de senaste tre månaderna om upplösningen är månader.

 

Fördefinierade variabler

I Boardeaser finns ett antal fördefinierade nyckeltal som kan användas i formler. Här är den kompletta listan:

Balansräkningsnyckeltal
B1: Immateriella anläggningstillgångar
B2: Byggnader och markanläggningar
B3: Maskiner och inventarier
B4: Finansiella anläggningstillgångar
B5: Summa anläggningstillgångar
B6: Varulager och pågående arbeten, inkl. förskott leverantörer
B7: Kundfordringar
B8: Övriga kortfristiga fordringar
B8.1: Kortfristiga fodringar
B8.2: Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter
B9: Kassa och bank samt kortfristiga placeringar
B9.1: Kassa och bank
B10: Summa omsättningstillgångar
B11: Summa tillgångar
B12: Eget kapital
B13: Summa obeskattade reserver
B14: Summa avsättningar
B15: Checkräkningskredit
B15.1: Beviljad checkräkningskredit
B16: Övriga långfristiga skulder
B17: Långfristiga skulder
B18: Summa kortfristiga skulder
B19: Summa eget kapital och skulder
B20: Checkräkningslimit
B21: Årets investeringar i materiella anläggningstillgångar
B22: Likvida omsättningstillgångar
B23: Rörelsekapital
B24: Uppskjuten skatteskuld
B25: Justerat eget kapital
B26: Justerade skulder
B27: Räntebärande skulder
B28: Sysselsatt kapital

Resultaträkningsnyckeltal
R1: Nettoomsättning
R1..2: Försäljning och utfört arbete samt övriga intäkter
R2: Övriga rörelseintäkter m.m
R3: Material- och varukostnader
R4: Övriga rörelsekostnader
R4.1: Lokalkostnader
R4.2: Försäljningskostnader
R4.3: Administrationskostnader
R4.4: Övriga rörelsekostnader
R5: Personalkostnader
R6: Nedskrivningar och återföringar
R7: Avskrivningar
R8: Jämförelseförstörande poster
R9: Rörelseresultat efter avskrivningar (EBIT)
R10: Finansiella intäkter
R11: Finansiella kostnader
R12: Resultat efter finansiella poster (EBT)
R13: Extraordinära intäkter och kostnader
R14: Bokslutsdispositioner
R15: Skatt
R16: Årets resultat

Kassaflödesnyckeltal
CF1: Kassaflöde löpande verksamhet före rörelsekapitalsförändring
CF2: Förändring av rörelsekapital
CF3: Kassaflöde från investeringsverksamhet
CF4: Kassaflöde från finansieringsverksamheten
K1: Kassaflöde löpande verksamhet före rörelsekapitalsförändring
K1.1: Kassaflöde från rörelseintäkter
K1.2: Kassaflöde från rörelsekostnader exkl. avskrivningar
K1.3: Kassaflöde från finansiella intäkter
K1.4: Kassaflöde från finansiella kostnader
K1.5: Kassaflöde från skatt
K2: Kassaflöde från förändring av rörelsekapital
K2.1: Kassaflöde från förändring av varulager
K2.2: Kassaflöde från förändring av kundfordringar
K2.3: Kassaflöde från förändring av kortfristiga fordringar
K2.4: Kassaflöde från förändring av kortfristiga skulder
K3: Kassaflöde från investeringsverksamhet
K3.1: Kassaflöde från förändring av immateriella anläggningstillgångar
K3.2: Kassaflöde från förändring av byggnader och markanläggningar
K3.4: Kassaflöde från förändring av maskiner och inventarier
K3.5: Kassaflöde från förändring av övriga anläggningstillgångar
K4: Kassaflöde från finansieringsverksamheten
K4.1: Kassaflöde från förändring av långfristiga skulder
K4.2: Kassaflöde från aktieutdelning
K4.3: Kassaflöde från aktieägartillskott, nyemission, etc.
K5: Summa kassaflöde

Andra nyckeltal
Balansomslutning: Summan av företagets tillgångar
EBIT: Rörelseresultat efter avskrivningar (EBIT)
EBITA: Rörelseresultat före avskrivningar (EBITA)
EBT: Rörelseresultat efter finansiella poster (EBT)
EgetKapital: Skillnaden mellan tillgångar och skulder
JusteratEgetKapital: Eget kapital samt företagets resultat, justerat med schablonskatt
Likviditet: Kassalikviditet, %
Soliditet: Soliditeten, %
ObeskattadeReserver: Framtida tillgångar som ännu ej beskattats, %

 

Exempel på grafer

Förändring på ett konto

Om man vill se förändring/utveckling på ett bokföringskonto eller nyckeltal så går det att skapa en formel för detta, och sedan ange enheten som procent. Förslagsvis definierar man det som aktuell månads värde minus föregående månads värde genom föregående månads värde. För att få ut föregående månads värde använder man Prev() enligt ovan.

Om kontot heter 3046 blir formlen alltså:
(-{3046)-Prev(-{3046}))/Prev(-{3046})

På samma sätt går det att skapa en formel med ett uppladdat KPI, om KPI:et till exempel heter salda_varor blir alltså formeln:
((salda_varor-Prev(salda_varor))/Prev(salda_varor)

Avslutningsvis måste % väljas som enhet. Se filmklipp med hur man skapar en graf från ovanstående formel:

 

Personalskatt per anställd

Om du vill skapa en graf i er VD-rapport där personalskatten per anställd visas så laddar du först ner kpi-mallen, skapar variabeln “anstallda” med antalet anställda per månad och laddar upp (se separat artikel för mer detaljer). Personalskatten har konto 2710 i exemplets SIE4-fil men innehåller ett negativt värde som vi vänder på genom att skriva ett minustecken framför. Då skapar du en graf med följande värden i input-fältet:

– [2710] / anstallda

Detta ger följande graf:

 

Klicka sedan på “Spara”. Nu kan du lägga till grafen i din rapport på Rapporter, den finns sparad i listan över tillgängliga grafer. När du uppdaterar dina nyckeltal uppdateras även grafen.

Omsättning per anställd

Omsättning är summan av alla intäkter (försäljning och annat) finns fördefinierat i BAS Nyckeltal som “R1..2”. Denna data har ett negativt värde i SIE4-filen, för att vända det sätter du som i exemplet ovan ett minustecken framför. För att få ut omsättning per anställd anger du alltså:

-R1..2 / anstallda

Detta ger med vår exempeldata följande graf inlagd i en rapport:

 

Andel omsättning av prognos

Ange omsättningen med R1..2 och ladda upp en egen variabel för det ni prognosticerade skulle vara omsättningen. Multiplicera sedan med 100 och ställ in Enhet: Procent för att få procentuellt utfall. Omsättning anges som ovan i variabeln R1..2 negativt. Så här kan det se ut med den egna variabeln ProgOms för prognosticerad omsättning:

((- R1..2) / ProgOms) * 100

 

Kostnad per producerad enhet

Skapa en variabel för antalet producerade enheter kallad exempelvis ProdEnhet. Rörelsekostnader (exklusive avskrivningar) fås genom variabeln K1.2 i BAS Kontoplanen enligt ovan. Följande formel ger alltså kostnad per producerad enhet (vill du ha positiva värden är det bara att sätta ett minustecken framför K1.2):

K1.2 / ProdEnhet

Hittade du den hjälp du behövde?