Innehåll

Denna funktionalitet kräver tilläggen Financials och KPI-Analytics.

Allmänt

Du kan skapa egna tabeller från bokföringsdata, budget och egna nyckeltal (KPI:er), precis som du kan göra med egna grafer. Tabellerna kan sedan användas i dashboards och rapporter.

Grunden i Boardeasers tabeller är att formler anges på raderna och kolumnerna styr tidsenheterna. Resultatet av formeln för respektive tidsenhet är det som visas i cellerna.

Expandera rader

Alla rader går att expandera när man tittar på tabellen (i en dashboard eller rapport) genom att klicka på plustecknet på raden. När raden expanderas visas formeln konto för konto.

 

Skapa tabell

Gå till Ekonomi > Analysera och klicka på “Ny tabell” för att skapa en tabell, då visas denna vy:

 

Man kan antingen skapa en helt ny tabell eller utgå från en existerande tabell. För att utgå från en existerande tabell väljer du tabellen i listan “Välj tabell” och klickar sedan på “Kopiera”.

Börja med att klicka på pennan bredvid “Tabellnamn”. Namnge tabellen, ange rubrik och eventuell underrubrik. Vill du att endast du ska kunna redigera tabellen så klickar du i “Privat”. Du kan välja om informationen i tabellhuvudet (dvs Rubrik, Resultatenhet, Räkenskapår med mera) ska visas eller inte genom att klicka i och ur rutan bedvid “Visa tabellhuvud”. Klicka sedan på “Spara” så skapas tabellen.

 

Hantera kolumner

Kolumnerna är alltid tidsenheter i Boardeaser.

Klicka på knappen med plus-tecknet för att skapa en eller flera kolumner, eller klicka på pennan för att redigera en kolumn som redan finns. Du kan ange följande för kolumnen:

Titel

Ange titeln på kolumnen, detta är det som kommer stå som rubrik ovanför kolumnen eller kolumnerna.

Intervall och upplösning

Intervall är den tidsperiod som datan ska avse och kan vara År, Kvartal eller Månad. Upplösningen kan vara År, Kvartal eller Månad men aldrig en längre tidsperiod än Intervallet. Det betyder att om Intervallet är Kvartal kan Upplösningen inte vara År, och om Intervallet är Månad kan Upplösningen också bara vara Månad.

Väljer du Månad eller Kvartal som upplösning skapas 4 respektive 12 kolumner för dessa.

Ackumulerat, Visa framtida och ofullständig data

Kryssa i Ackumulerat för att visa ackumulerad data i kolumnen. Exempel: om du angav Intervall: År och Upplösning: Månad så kommer formeln ge det ackumulerade värdet under året med Ackumulerat ikryssat, annars visas värdet månad för månad.

Kryssa i “Visa framtida data” för att visa budgetdata med mera som ligger framåt i tiden, annars visas bara data fram till det datum som bokföringsdatan sträcker sig till.

Kryssa i “Visa ofullständig data” för att visa bokföringsdata för månader som ännu inte är avslutade, exempelvis innevarande månad.

Meta-formel

Du kan välja bland ett antal Meta-formler att applicera på resultat av den formel som anges på raden. De Meta-formler som finns tillgängliga är:

  • Budget: Applicerar radens formel på budgetdatan istället för bokföringsdatan
  • Budget diff: Ger skillnaden mellan budgetdatan och bokföringsdatan för formeln
  • Budget %-diff: Ger skillnaden mellan budgeterat värde och utfall uttryckt i procent
  • Föregående år: Applicerar formeln på föregående års data
  • Föregående år diff: Ger skillnaden mellan föregående års värde och senaste värde
  • Föregående år %-diff: Ger skillnaden mellan föregående års värde och senaste värde uttryckt i procent
  • Prognos: Visar budgetdata efter att bokföringsdata slutar
  • Egen: Här kan du ange en egen Meta-formel, exempelvis ger “Prev(RowFormula)” föregående periods värde för formeln

Enhet

Den automatiskt valda enheten Auto är förvald, annars kan du välja en annan bland dessa:

  • Auto
  • SEK
  • %
  • Ingen
  • Egen (ange enheten)

 

Hantera rader

Klicka på “Ny rad” för att skapa en rad, eller klicka på pennan på en rad för att redigera den.

Rubrik

Ange vad raden ska heta.

Formel

I fältet “Formel” anger du formeln för raden. I formeln kan du använda data från bokföringen, budgeten och nyckeltal (KPI:er), klicka här för att läsa mer om Formler. Du kan ange endast en variabel (t ex ett enskilt konto från sie4-filen) eller en mer avancerad formel med flera variabler. Se exempel nedan.

Tom rad

Kryssa i detta alternativ för att bara skapa en tom rad.

Expandera konton

Kryssa i detta alternativ för att expandera raderna från start.

Visa framtida och/eller ofullständig data

Om framtida data är aktiverat visas data även efter inställt datum slutar (i rapporten eller på dashboarden). Ofullständig data visar data som systemet annars bedömmer som ofullständig (t ex innevarande månads bokföringsdata).

Enhet

Välj bland dessa enheter:

  • Auto
  • SEK
  • %
  • Ingen
  • Egen (ange enheten)

Textstil och marginaler

Textstilen kan vara normal eller rubrik, och marginalerna går att påverka Ovanför och Under samt Vänster (indrag).

Ny Summering

Summering är en typ av rad som automatiskt summerar andra utvalda rader. Klicka på “Summering” och välj vilka rader som ska summeras.

Jämför med tabell

Om du vill se en redan sparad tabell (t ex resultaträkning eller balansräkning) som referens väljer du den tabell du vill titta på i listan längst ned till höger. Denna tabell sparas inte utan är bara ett stöd när man redigerar sin tabell.

 

Exempel 1

I det här exemplet skapar vi en enkel sammanfattning av utfall mot budget. Kolumnerna är först tre för utfallet under perioden (i detta fall senaste månaden), budgeterat för perioden samt diffen (alltså skillnaden mellan utfallet och budgeten), sedan ytterligare tre med motsvarande innehåll men ackumulerat under året istället för senaste månaden.

Vi gör tre rader: först en rad med summering av alla intäkter (konto 3000 till 3999) vilket fås av formeln:

  • -{3000-3999}

Sedan en summering av alla utgifter på konto 4000 till 8499, alltså formeln:

  • -{4000-8499}

Genom att klicka på “Ny summering” kan vi summera dessa två rader och på så sätt få resultatet EBT på den tredje raden.

Se film:

 

Exempel 2

Framgångsbolaget säljer möbler och vill rapportera snittintäkt per såld vara till styrelsen. De har skapat tre nyckeltal för antal sålda varor under 2016 (läs här hur du skapar nyckeltal), nyckeltalen heter:

  • Lampor
  • Stolar
  • Bord

De har också laddat upp en sie4-fil för 2016 där intäktskonton som vanligt enligt BAS-planen är 3000 till 3999.

I detta klipp visas hur man skapar en tabell med intäkter, antal sålda varor och intäkt per vara:

 

Formeln för summa intäkter respektive månad är:

  • -{3000-3999}

Formeln för snittintäkt per såld vara respektive månad är i detta exempel:

  • (-3000-3999})/(Lampor+Stolar+Bord)

Efter att tabellen har sparats kan den läggas in i en dashboard eller en rapport.

 

Exempel 3

Så här skapar du en tabell med omsättning på en rad och kolumner för olika år, t ex 2014, 2015 och 2016:

Se till att bokföringsdata (sie4-filer) är uppladdade för de år du vill ha med i tabellen, i detta exempel alltså 2014, 2015 och 2016. Skapa sedan en ny tabell.

Efter att du namngivit den klickar du på plustecknet för att skapa en första kolumn. Börja med att skapa en kolumn för 2014. För att få ut tidigare års data ska upplösningen vara år och sedan ska en meta-formeln användas. Själva formeln anger vi när vi skapar raden. För att få tidigare år används Prev() som meta-formel för varje år tillbaka i tiden som vi ska ha, och sedan RowFormula där själva formeln ska vara. För att få ut 2014 års data när 2016 är den senast uppladdade sie4-filen blir meta-formeln för kolumnen alltså:

  • Prev(Prev(RowFormula))

För att få ut 2015 års data på samma sätt skapar vi en ny kolumn med denna meta-formel:

  • Prev(RowFormula)

För 2016 års data behövs ingen meta-formel alls, det är bara att skapa kolumnen med år som upplösning.

Sedan skapar vi en rad med omsättningen som fås av denna formel:

  • -{3000-3999}

Se klipp:

 

Hittade du den hjälp du behövde?