Compliance är en funktion som gör att styrelsen lätt kan hålla koll på viktiga dokument. Förutom att lagra dem strukturerat går de att hålla uppdaterade och se vem i styrelsen som har läst vad. För att komma till Compliance klickar du på Dokument i vänstermenyn och sedan knappen “Compliance” uppe till höger.

Första gången någon i organisationen klickar på Compliance visas knappen “Konfigurera Compliance”. När man klickar på den visas följande vy:

 

 

Ställ in omsättning, anställda och övriga uppgifter för er organisation så uppdateras listan med vilka dokument som ska finnas enligt lag (ikonen vågskål i listan) eller vår rekommendation (ikonen hjärta i listan). Dessutom listas ett antal ytterligare valfria dokument.

Kryssa i de dokument som ni vill ska inkluderas i er compliance-lista (de som krävs enligt lag är obligatoriska) och välj vem som är ansvarig för att respektive dokument finns uppladdat och är uppdaterat. Du kan även ange egna dokument i listan genom att klicka på “Lägg till” längst ned i listan. Klicka på “Spara” längst ned till höger när du är klar.

Sedan visas en lista med de dokument ni valt att inkludera. Färgen till vänster i listan visar statusen för dokumentet:

  • Röd = Ej uppladdat
  • Orange = Uppladdat men ej läst
  • Mörkgrön = Uppladdat och läst
  • Ljusgrön = Samma som mörkgrön men angiven livlängd (se nedan) har passerat

Ladda upp dokument

Klicka på namnet och sedan “Redigera” för att ladda upp dokumentet.

Sedan kan livslängd anges, om dokumentet gäller tills vidare (utan slutdatum) ska livslängd lämnas tomt. Livslängden räknas från den dag dokumentet laddades upp. Påminnelsen skickas endast till Ansvarig. Läspåminnelsen skickas å andra sidan till alla användare i organisationen förutom den som är Ansvarig och här räknas datumet från det att man klickar på “Spara”. Har en användare markerat dokumentet som läst skickas ingen påminnelse.

När ett dokument är uppladdat, antingen av dig eller någon annan, så kan du markera att du har läst det. Bläddra snabbt mellan dokument på knappen “Dokument”, de som är stjärnmarkerade i denna lista är de du ansvarar för.

Översikter

Övervaka statusen för era dokument på dessa översikter:

På den första fliken “Compliance” visas gällande lista med dokument och status för respektive dokument.

På fliken “Läsningar” visas en lista med vilka dokument som lästs av vem:

På fliken “Behörighet” visas vem som ansvarar för vilket dokument. Ändra ansvar genom att klicka på “Konfigurera”:

På fliken “Historik” visas vilka dokument som varit uppdaterade eller ej vid vilken tidpunkt. Över tid kan ni följa vilka dokument som varit compliant vid vilken tidpunkt, se exempel:

 

På fliken “Mina åtaganden” visas de dokument du ansvarar för.

 

Hittade du den hjälp du behövde?