Contracts är ett tillägg i Boardeaser och aktiveras i Tilläggsshoppen.

Med kontrakt kan verksamhetens alla avtal och kontrakt sparas och övervakas från ett ställe. Löptider visas med Gantt-schema:

Lägg till kontrakt

Klicka på knappen “Lägg till nytt kontrakt” för att lägga till ditt första kontrakt.

Ladda upp kontraktet genom att dra och släppa filen från datorns filhanterare eller klicka på “Välj filer” eller välj en redan uppladdad fil från Dokument. Boardeaser stödjer PDF- och Word-filer. Namnge sedan kontraktet.

Fyll i mer information

För att Boardeaser ska kunna övervaka viktiga datum för kontraktet behöver du klicka på “Fyll i mer information”. Då visas ett antal fält med uppgifter att fylla i.

Generella kontrakt

I fältet “Kontrakttyp” är den generella mallen för kontrakt är förvald men du kan också välja tillsvidare-kontrakt eller tidsbegränsade kontrakt under “Kontrakttyp”. För generella kontrakt kan du ange:

  • Start- och sluttdatum
  • Om/när kontraktet sagts upp
  • Värdet av kontraktet för er verksamhet, typ av värde och valuta
  • Kategori
  • Ansvarig och administratör
  • Kontraktsparter

Tillsvidare kontrakt

Anger kontrakttypen som tillsvidare så försvinner fältet för slutdatum, annars är det samma information att fylla i.

Tidsbegränsade kontrakt

Anger du att kontraktet är tidsbegränsat försvinner fältet för uppsagt datum och ett fält för förlängningstyp tillkommer. Förlängningstypen kan vara “Ingen förlängning” eller “Automatisk förlängning”. Är automatisk förlängning angiven återkommer möjligheten att sätta datum för när kontraktet är uppsagt samt den period när det är möjligt att säga upp kontraktet.

Påminnelser

När ett kontrakt anges som tidsbegränsat och slutdatum anges så kan tid för påminnelse tinnan slutdatum också anges, det är den som är Ansvarig som påminns då. Boardeaser påminner också Ansvarig när slutdatumet nåtts för tidsbegränsade kontrakt som automatiskt förnyas så att ett nytt slutdatum kan anges i Boardeaser.

Utöver påminnelser till Ansvarig kan påminnelser ställas in för VD, Ekonomichef, Vice ordförande och Sekreterare. Dessa skickas 3 månader före slutdatum och uppsägningsdatum.

Har man som användare angett att inte få några e-postmeddelanden i Användarinställningarna så skickas inga påminnelser alls.

Verifiera och komplettera

När ett kontrakt laddas upp kan informationen verifieras direkt eller bara sparas, beroende på om man väljer “Spara” eller Markera som verifierat”. Om du upptäcker att informationen på ett uppladdat kontrakt behöver kompletteras kan du klicka på “Markera för komplettering” och skriva till administratören vad som behöver ändras. Om du redigerar informationen för ett kontrakt kan du be att någon annan verifierar det, då får administratören ett e-post om att kontraktet behöver verifieras.

Uppladdade kontrakt

Kontrakt som laddats upp visas i en lista när du klickar på Kontrakt och fliken “Behandlade kontrakt”. Här ser du en sammanfattning av angiven information och kan söka och sortera kontrakten. Det finns även möjlighet att se och ladda ner kontrakten på fliken Dokument.

Gantt-schema

Om det finns minst ett kontrakt med angiven löptid angiven så visas fliken “Gantt-schema” bredvid “Behandlade kontrakt”. Klicka på fliken “Gantt-schema” för att se löptiderna på en tidsaxel för inlagda kontrakt med start- och slutdatum angivna.

Skicka in kontrakt via e-post

Genom att klicka på kugghjulet uppe till höger och välja “E-post för uppladdning” kommer du till hanteringen av e-postadresser som kan användas för att ladda upp kontrakt automatiskt. Meddelandet måste komma från en e-postadress som används av en användare i organiationen. Bifoga kontrakt i ett e-post och skicka till angiven adress så laddas bilagan automatiskt upp.

Mottagna kontrakt visas på fliken “Mottagna kontrakt”. Om du verifierar eller markerar att kontraktet ska verifieras av någon annan kommer det flyttas till listan “Behandlade kontrakt”.

Händelselogg

Klicka på “Händelser” för att se en händelselogg specifikt för Kontrakt. Du kan sortera och filtrera listan samt expandera vissa händelser för att se vilken information som ändrats.

Övriga funktioner

Via kugghjulet uppe till höger nås några andra funktioner för Kontrakt.

Skapa pdf

Du kan skapa en pdf med kontraktsinformation för alla kontrakt eller endast aktiva kontrakt. Observera att själva kontrakten inte inkluderas i pdf:en.

Skicka kontraktförfrågan

Du kan skicka ett meddelande via e-post med denna funktion och be att en annan användare laddar upp ett kontrakt genom att svara på meddelandet. Då fungerar det precis som att skicka kontrakt via e-post som beskrivits ovan.

Hantera kategorier

Här kan ni skapa och ta bort kategorier av kontrakt.

Inställningar för påminnelser

Detta är en genväg till påminnelserna i Avancerade inställningar som beskrivits ovan.

Hittade du den hjälp du behövde?