Denna guide går igenom hur du lägger till användare i organisationen samt hur du kan tänka gällande behörigheter och roller. Klicka på nedan rubrik för att läsa mer om specifik del eller gå igenom guiden uppifrån och ner.
- Lägg till användare
- Behörigheter
- Rollerna Ekonomiansvarig samt Kontraktsansvarig
- Exempel på Behörigheter
Lägg till användare
För att lägga till användare i organisationen behöver du själv ha behörighet Administratör. Som Administratör kan du även redigera användaruppgifter som Roll, Funktion, Titel samt Behörighet.
Namn, e-post, telefon samt språk är individuella inställningar och kan bara ändras av användaren själv.
Lägg till en ny användare till organisationen
Logga in och gå till den organisation du ska lägga till användaren.
Välj "Administration" sen "Användare" i vänstermenyn och klicka sen på knappen "Lägg till användare".
Fyll i namn och e-post i formuläret under användarlistan, telefonnummer är valfritt. Säkerställ att e-postadressen stämmer.
Välj sedan Språk, Roll, Funktion, Titel och Behörighet
Om du vill att användarens åtkomst automatiskt ska tas bort ett visst datum klickar du i “Tillfällig åtkomst” och väljer datum
När du är klar med en användare klicka på knappen "Lägg till".
Vill du bjuda in fler personer så klickar du på “Bjud in fler användare” i nästa steg, då visas ett formulär för ytterligare en person.
När du är klar avslutar du med att klicka på “Skicka inbjudningar” och inbjudningsmail skickas till den eller de e-postadresser du angav.
Behörigheter
Det finns tre behörighetsnivåer i Boardeaser:
- Administratör: Användare som är administratörer kan se och göra allt inom organisationen.
- Observatör: Användare som är observatörer kan se allt inom organisationen men endast göra saker som tilldelats dem specifikt.
- Begränsad: Användare med begränsad behörighetsnivå kan bara se och göra saker som tilldelats dem specifikt.
I korthet är rollen som Administratör tänkt för de användare som ska administrera organisationen aktivt, det vill säga skapa möten, bjuda in till möten, skriva protokoll etc.
För användare som ska kunna se hela din organisations material men utan att kunna redigera finns behörigheten Observatör. Denna behörighet lämpar sig till exempel för en revisor eller styrelseledamöter som inte ska skapa möten.
Den lägsta behörigheten är Begränsad, med denna behörighet kan användaren inte redigera eller läsa något annat än det som specifikt tilldelats denne. Denna behörighet är lämplig för till exempel någon som är adjungerad vid återkommande styrelsemöten.
Rollerna Ekonomiansvarig samt Kontraktsansvarig
Utöver behörigheter finns det roller som går att lägga till på användare vilket gör att användarna kan få administratörsbehörigheter på olika områden.
- Ekonomiansvarig
Ekonomiansvarig ger användaren administratörs-behörighet till Ekonomi och Rapporter. Användare med rollen Ekonomiansvarig kan därmed alltid komma åt fliken Ekonomi och Rapporter, oavsett behörighetsnivå.
Ekonomiansvariga kommer även åt Koncern samt Integrationer under Administration i vänstermenyn.
Kombinationen Roll: Ekonomiansvarig och Behörighet: Begränsad ger en användare full tillgång till Ekonomi, Koncernekonomi samt Rapporter under menyvalen i vänstermenyn. Kombinationen ger även användaren full tillgång till Integrationer och Koncern under Administration.
För övriga menyval gäller behörighet begränsad.
- Kontraktsansvarig
Kontraktsadministratör ger användaren administratörs-behörighet på Kontrakt. Användare med rollen Kontraktsansvarig kan därmed alltid komma åt fliken Kontrakt, oavsett behörighet.
Kombinationen Roll: Kontraktsansvarig och Behörighet: Begränsad ger en användare full tillgång till Rapporter under menyvalen i vänstermenyn för att kunna se kontrakt samt skapa nya kontrakt.
För övriga menyval gäller behörighet begränsad.
Exempel på Behörigheter
Behörighet som krävs för att exportera Excel-filer från:
- Dashboards: Administratör
- Resultat-/Balans-/Kassaflödesrapport: Administratör/Observatör
Övrigt:
- Behörighet som krävs för att kunna visa transaktioner: Administratör