För att kunna använda sig av KPIer behöver man tillägget KPI-Analytics
Använd KPI-funktionen för att läsa in nyckeltal från er verksamhet i Boardeaser. Dessa kan sedan användas i de olika komponenterna samt i rapporter.
Denna guide avser skapande av KPIer för enskilda organisationer.
Det går även att se ett kapital i utbildningen "Rapport uppsättning" som går igenom KPI-hantering, se sidan Inspelade utbildningar.
Skapa KPI
Har du en handfull KPIer som du vill uppdatera är det lättast att göra det direkt i webbgränssnittet. Alternativet är att exportera en mall till Excel eller Google Sheets som man fyller i läser in. Dock är det att rekommendera att skapa upp KPIer först och lägga till ett värde på varje, för då kommer alla med vid exporten. Fördelen är att man får rätt stavning mm, och behöver inte riskera att det blir fel där.
Ytterligare information kring att exportera en KPI-mall och fylla i finns här.
För att skapa upp enskilda KPIer, gå till Ekonomi -> Datahantering och tryck på fliken "KPIer".
Tryck sedan på "Ny KPI".
Börja med att namnge KPI:n med det namn som ska användas i systemet. Det får inte innehålla mellanslag och bara tecken från a till z och _ (understreck).
Notera att fältet "Namn" inte går att ändra efter det att man tryckt på "Spara", då detta är ett fast datafält.
Sedan kan du skriva en beskrivning av nyckeltalet och ange enhet, om så önskas.
Ange typ av variabeldata:
- Resultat: Ett nytt värde måste anges på ett datum för att det ska räknas, dvs om inget värde anges kommer inget värde visas.
- Balans: Alla värden gäller tills vidare, dvs om du anger ett värde för ett datum så kommer det gälla för alla datum efter detta tills dess att ett nytt värde anges.
Vill man använda budget-formel ihop med KPI, så måste man skapa upp det som ett resultat, eftersom det inte går att ha budget på balansvärden.
En annan skillnad är att för balans-KPI kan inte värden ackumuleras. Detta betyder att det inte går att använda balans-KPI ihop med formler i komponenter som har "ackumulerat".
Välj om KPI:n ska vara synlig i hela organisationen, eller privat, så endast den som skapat KPI värdet kan se det.
Om KPI-värden registreras för flera affärsområden, går det att kryssa i "Summera affärsområden", så skapas det upp en summering av de värdena för organisationen. Detta förutsätter att affärsområden är skapade i systemet, mer information om hur man gör det finns i denna guide Skapa upp affärsområden.
Tryck på "Spara" när informationen är rätt inlagd.
Därefter kan man mata in data i fliken "variabeldata".
Alternativt ta ut en KPI-mall, fyll i värdena där och läs in, se guiden Hur anger man nyckeltal i en KPI-mall?.
Om värden ska registreras per affärsområde, måste man först välja det i rullistan "Välj affärsområde". Ska det gälla för dela organisationen kan rutan lämnas tom. De värdena kommer automatiskt att hamna under "organisation".
Välj om värdet ska hanteras som utfall, budget eller prognos, i rullistan under "Budget".
Välj datum, börja alltid med det datumet som är längst bak i tiden, i rutan till höger och ange värdet, och tryck "Lägg till".
Budget- och prognosdata
Grundinställningen när man lägger in KPI-värden är Utfall, men det går även att välja Budget eller Prognos. Lägger man in värden med någon av detta valt så kommer systemet behandla datan likadant som om man hade lagt in bokföringsdata som Budget eller Prognos.