Denna funktionalitet kräver tilläggen Financials och KPI-Analytics.
Allmänt
Du kan skapa egna rapport-tabeller från exempelvis bokföringsdata, koncerndata, budget och egna nyckeltal (KPI:er), precis som du kan göra med egna grafer. Rapport-tabellerna kan sedan användas i dashboards och rapporter.
Det går att använda rapport-tabeller både på organisationsnivå och koncernnivå, beroende på om de skapas via organisationen eller koncernen.
Grunden i Boardeasers rapport-tabeller är att formler anges på raderna och kolumnerna styr tidsenheterna. Resultatet av formeln för respektive tidsenhet är det som visas i rapport-tabellerna.
Expandera rader
Alla rader med ett kontointervall går att expandera när man tittar i rapport-*tabellen (i en dashboard eller rapport) genom att klicka på plustecknet på raden. Om det finns beräkningar eller komplicerade formler på raden, så fungerar inte expanderingen.
Skapa rapport-tabell
Gå till Ekonomi, alternativt Koncernekonomi, och välj Komponenter i vänstermenyn. Under fliken "Rapport-tabeller" trycker du på “Ny rapport-tabell”.
Redan skapade rapport-tabeller visas i listan.
I nästa steg får man antingen välja att utgå från en befintlig rapport-tabell eller skapa en helt ny.
Utgå från en befintlig rapport-tabell
Välj en befintlig rapport-tabell i listan “Utgå från rapport-tabell”.
Om det är en standardkonfiguration, måste man börja med att skapa en kopia av den för att komma vidare. Tryck på "Spara kopia".
En informationsruta kommer upp, tryck Spara för att komma vidare.
Tryck på fliken Redigera. Om radmallen används av andra rapport-tabeller, och är en standardkonfiguration, måste man trycka på "Frikoppla radmall" för att kunna justera raderna.
För att hantera respektive rad och kolumn, trycker man på pennan vid respektive.
Ytterligare information om inställningar i rapport-tabellen finns under sektionen "Skapa en egen rapport-tabell".
Skapa en egen rapport-tabell
Efter att ha tryckt på "Ny rapport-tabell", börja med att gå till fliken Inställningar och ange namn och eventuell rubrik som ska synas. Det finns ytterligare inställningar som går att göra, se guiden Inställningar i rapport-tabeller för ytterligare information.
OBS! Glöm inte att trycka på Spara vartefter ändringar görs. Om man lämnar webbsida, kommer inte ändringarna att sparas.
Rader
Tryck på “Ny rad” för att skapa en rad.
Det går även att välja en befintlig radmall i rullistan till vänster. Se då istället instruktionerna ovan under "Utgå från en befintlig rapport-tabell".
Rubrik - Ange vad raden ska heta.
Formel - I fältet “Formel” anger du formeln för raden. Se vidare i guiden Introduktion till formler.
Tom rad - Kryssa i detta alternativ för att bara skapa en tom rad. Detta är användbart när du vill ha en rubrik i rapport-tabellen.
Expandera rader - Kryssa i detta alternativ för att expandera på konto- eller affärsområde/dotterbolagnivå från start.
Visa framtida data - Om det finns data även efter inställt datum slutar, så visas den.
Visa ofullständig data -Visar data som systemet annars bedömer som ofullständig, exempelvis när det inte finns bokföringsdata för hela månaden som är vald.
Välj affärsområden - Se denna guide för ytterligare information om affärsområde i rapport-tabeller Hur lägger jag in affärsområden/kostnadsställen i en rapport-tabell?.
Enhet - Den automatiskt valda enheten Auto är förvald, annars kan du välja en annan bland dessa:
- Auto
- Valuta
- %
- Ingen
- Egen (ange enheten)
Textstil - Textstilen kan vara normal eller Rubrik 1.
Extra marginal -Välj bland följande:
- Ovanför
- Under
- Vänster (indrag)
Avsluta med "Lägg till" för att raden ska skapas. Alla inställningar kan ändras i efterhand genom att trycka på pennan till vänster som respektive rad.
Summering
Summering är en typ av rad som automatiskt summerar andra utvalda rader. Tryck på “Ny Summering”.
Följande ruta kommer upp som påminner mycket om ny rad/kolumn, se vidare där för betydelse av inställningarna.
I summeringen finns det möjlighet att ange "Antal decimaler".
Välj vilka rader som ska summeras under "Summera rader".
Tryck på "Lägg till" för att spara summeringen.
Kolumn
Kolumner är alltid tidsenheter i Boardeaser, där man bland annat anger vilket intervall och vilken upplösning som datan från raderna ska visas i. Tryck på "Ny kolumn" för att skapa en ny.
Titel - Ange rubrik för kolumnen
Intervall och upplösning - Intervall är den tidsperiod som datan ska avse och kan vara År, Kvartal eller Månad. Upplösningen kan vara År, Kvartal eller Månad men aldrig en längre tidsperiod än Intervallet. Det betyder att om Intervallet är Kvartal kan Upplösningen inte vara År, och om Intervallet är Månad kan Upplösningen också bara vara Månad.
Väljs Månad som upplösning skapas det upp max 12 kolumner för dessa, beroende på när på året datan visas för. För kvartal är motsvarande max 4 kolumner.
Ackumulerat - Ackumulerad data visas i kolumnen. Exempel: Intervall: År och Upplösning: Månad, med "Ackumulerat" valt, så visas det sammanslagna värdet för hela året, annars visas värdet månad för månad.
Visa framtida data - Väljs för att kunna visa budgetdata etc. som ligger framåt i tiden, annars visas bara data fram till det datum som bokföringsdatan sträcker sig till.
Ofullständig data - Väljs för att kunna visa bokföringsdata för månader som inte är kompletta.
Välj affärsområden - Se denna guide för ytterligare information om affärsområde i rapport-tabeller Hur lägger jag in affärsområden/kostnadsställen i en rapport-tabell?.
Kolumnformel - Det finns ett antal formler att välja på, alternativt välj "Egen" för att ange manuellt:
- Budget: Applicerar radens formel på budgetdatan istället för bokföringsdatan
- Budget diff: Ger skillnaden mellan budgetdatan och bokföringsdatan för formeln
- Budget %-diff: Ger skillnaden mellan budgeterat värde och utfall uttryckt i procent
- Föregående år: Applicerar formeln på föregående års data
- Föregående år (Helår): Applicerar formeln på föregående års hela data
- Föregående år diff: Ger skillnaden mellan föregående års värde och senaste värde
- Föregående år %-diff: Ger skillnaden mellan föregående års värde och senaste värde uttryckt i procent
- Prognos: Visar budgetdata efter att bokföringsdata slutar
- Ingående balans
- Ingående balans räkenskapsår
- Elimineringar
- Värde efter elimineringar
- Egen: Läs mer i guiden Introduktion till Formler för hur man skapar egna formler och funktioner.
Enhet - Samma som för "Ny rad"
Visas tillsammans med - Här kan man ange om en kolumn ska höra ihop med en annan.
Expandera kolumner - Välj ingen, eller att alla affärsområden/dotterbolag visas för sig
Visa datum - Förvald inställning som visar perioden för datan under rubriken i kolumnen
Visa hjälptext - En egen text kan anges som placeras som ett frågetecken till vänster om kolumnens titel
Avsluta med "Lägg till" för att kolumnen ska skapas. Alla inställningar kan ändras i efterhand genom att trycka på pennan ovanför respektive kolumn.
Flytta, kopiera eller radera rader och kolumner
För att hantera en eller flera rader/kolumner, sätt en bock i krysset till vänster om respektive rad alternativt kolumn.
Flytta rad/kolumn
Ikonerna som är markerade i bilderna nedan används för att flytta rader upp eller ner alternativt kolumner från vänster eller höger.
Dessa ändrar sig beroende på om det är en rad eller kolumn som är markerad, samt i vilket läge rad/kolumn befinner sig i.
Kopiera, klistra in eller radera rad/kolumn
De tre symbolerna i bilden nedan är desamma för rad och kolumn.
När en rad eller kolumn är markerad och man trycker på den vänstra symbolen (Papperskorg) kommer det upp en kontrollfråga om man vill radera rad/kolumn.
Symbolen i mitten används för att kopiera den rad/kolumn som är markeras och symbolen till höger används för att klistra in den kopierade i rapport-tabellen.
Använd sedan pilarna ovan för att flytta rad/kolumn till rätt ställe.