Säkerställ att du har samma organisationsnummer på organisationen i Boardeaser som i bokföringsfilerna. Detta är för att systemet ska kunna matcha organisationen mot det som står i filen och därmed undvika varningsmeddelande eller att behöva välja organisationen manuellt. Se den här guiden för att kontrollera organisationsnummer i Boardeaser.
Du kan även ladda upp bokföringsfiler separat i varje enskild organisation. Se denna guide för hur man gör det.
Det går att ladda upp alla bokföringsfiler på en gång till koncernverktyget, alternativt importera via integration eller bokföringsmall.
Gå till Koncernekonomi -> Koncernkonsolidering -> Juridisk bokföring.
Om det är första gången man ska importera bokföringen till koncernen så kommer man bara se knappen "Ladda upp bokföringsfiler". Nästa gång kommer det att se ut som på bilden ovan.
Tryck på knappen "Ladda upp bokföringsfiler" och en ny ruta kommer upp.
För tillfället har systemet stöd för import av följande filformat; SIE4-filer, SAF-T samt Boardeasers bokföringsmall i Excel.
Antingen kan man klicka på texten för att få välja filer, annars kan man "dra och släpp" in i rutan. Alla filer kan importeras samtidigt.
En kontroll mot organisationsnummer, filkonfiguration och bokföringsår görs.
Om systemet inte kan identifiera organisationen utifrån bokföringsfilen har man möjlighet att välja organisationen i rullistan.
Om det finns felaktigheter i själva filformatet kommer det upp varningar om det.
Vid alla felmeddelanden finns alltid alternativet att trycka på de tre prickarna (...) efter organisation och ta bort filen, för att ladda upp en ny, korrekt fil.
När bokföringsfilerna är korrekta kommer status att stå som "Redo för uppladdning" och knappen "Ladda upp" aktiveras. Tryck på den för att importera bokföringen till respektive organisation.
Exportera bokföringsmall
Om man har ett affärssystem som det inte går att ta ut SIE4-filer eller SAF-T-filer från, får man använda Boardeasers bokföringsmall för import av juridisk bokföring. Se guiden Importera bokföring via Excel-bokföringsmall för hur man fyller i bokföringsmallen.
Import från bokföringssystem
Det går att importera juridisk bokföring via integration via knappen "Import från bokföringsssystem", om man har aktiverat det. Alla bolag i koncernen där integrationen är aktiverad, samt man har tillgång till dyker då upp i listan.
Se guiden Vilka integrationer fungerar i Boardeaser?, för information om vilka som finns tillgängliga. Se guiden Hur laddar jag upp bokföringsdata från integrationer? när ytterligare information om hur man importerar via integrationer.
Avstämning balans, nytt räkenskapsår
Efter att den juridiska bokföringen är inläst vid uppstart av ett nytt räkenskapsår, rekommenderar vi att man stämmer av balanserna så att dessa stämmer. Samt även om man gör uppdateringar på föregående år, så behöver man även uppdatera innevarande år för att IB-värden ska uppdateras.
Fäll ut pilen bredvid respektive bolag för att få fram information om på vilka konton det finns differenser.
Det går även att välja knappen "Konton med differens" för att bara se de konton som skiljer sig i UB/IB.
Läs in koncerndata
När den juridiska bokföringen är inläst, kan man importera data till koncernen. Se vidare i guiden Månadskonsolidering: 2.2) Läs in koncerndata.