Att importera bokföringsdata till koncern ska inte förväxlas med att importera juridisk bokföring till respektive organisation via koncernverktyget. Se denna guide för ytterligare information, Del 4 - Juridisk bokföring, Koncerndata & Avstämningar.
Förberedelser
Innan det går att importera bokföringen till en koncern, kontrollera att det finns ett koncernbokslut för perioden, se 1.3 Skapa koncernbokslut. samt att koncernkontoplanen är uppdaterad enligt den senaste juridiska bokföringen, se guiden Del 2 - Skapa koncernkontoplan.
Valutakurs
Om koncernen har organisationer med annan valuta än SEK, behöver valutakurser hanteras innan bokföringsdatan kan importeras till koncernen.
Valuta sätts via för varje organisation via inställningarna, se ytterligare information i guiden Administrera organisation.
När bokföringen har importerats, och en eller flera av organisationerna i koncernen har en annan valuta, kommer detta att synas under "Koncernekonomi" -> "Koncernkonsolidering" -> "Koncerndata" -> "Valutakurs".
Om valutakursen står som "Ej sparad", så som i bilden ovan, måste man trycka på knappen "Spara" innan importen av data till koncern.
Under fliken Valutakurs hämtar Boardeaser genomsnittskurs och ultimo kurs från Riksbanken. Boardeaser har i dagsläget stöd för 165 valutor men skulle valutan inte finnas för det specifika bolaget så behöver detta skötas manuellt varje månad.
När importen av bokföringsdata görs till koncernen kommer den juridiska bokföringen i annan valuta att omräknas till valutakursen som angetts under sektionen valutakurs för respektive koncernbokslutsperiod.
Importera bokföring till koncernen
När den juridiska bokföringen är uppladdad och korrekt valuta är inställd är det dags att importera bokföring till koncernen. Detta görs under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering-> Koncerndata-> Bokföringsdata.
Tryck på "Importera bokföring till koncern".
Vid import till koncernen, kontrollera att det är rätt räkenskapsår och period som står i rutan som kommer upp. Ifall det inte stämmer, stäng rutan och byt till rätt period i rullistan under Koncernkonsolidering.
Det går även att importera data till subkoncerner samtidigt, genom att kryssa i "Importera subkoncerner" och sedan välja de som ska importeras till, se bild nedan.
Det går även att importera tidigare perioder i räkenskapsår, genom att kryssa för den rutan och välja önskade perioder.
Tryck sedan på "Importera bokföring till koncern", för att omvandla den juridiska bokföringen till koncernkontoplan. I detta steg sker även eventuell valutakursväxling för dotterbolag till koncernvaluta (dvs moderbolagets valuta). Motparter kommer att taggas upp, om det finns transaktioner i bokföringen.
Efter inläsningen kan perioderna få olika färger. En kontroll görs på resultatet i bolaget jämfört med koncernen på konto 3000-8989 samt en kontroll på antalet transaktioner i respektive bolag.
Färgerna betyder:
Grått = Period ej aktuell för koncernen (bolaget ägdes inte i den perioden, utifrån ägarfördelningen)
Blåmarkerad period = Det finns bokföring i det juridiska bolaget som ännu inte lästs in till koncernen.
Grönmarkerad period = Bokföring i det juridiska bolaget stämmer med bokföring i koncernen.
Gulmarkerad period = Bokföring i det juridiska bolaget skiljer sig mot bokföring i koncernen, alternativt resultatet på konto 3000-8989 skiljer sig åt. OBS! om bolaget har en annan uppställning i kontoplanen, ex att intervallet 3000-8989 innefattar balanskonton, kommer det alltid att vara gult, eftersom det då inte kommer stämma med kontobryggningar till koncernkontoplan.
Rödmarkerad period = Bokföring är ej inläst i det juridiska bolaget.
Om man för muspekaren över en period kommer det upp en ruta med ytterligare information, se bilden nedan. I detta fall är perioden gul, då resultatet i bolaget inte stämmer med resultatet i koncernen. Detta kan dels bero på bokföringsjusteringar, dels på bokningar som endast gjorts av resultatet i koncernen eller öresavrundningar.
Avstämning balanser
Efter att bokföringen är importerad till koncernen, behöver man stämma av balanserna, se guiden Månadskonsolidering: 3) Avstämning koncernbokslut.