Att importera bokföringsdata till koncern ska inte förväxlas med att importera juridisk bokföring till respektive organisation via koncernverktyget. Se denna guide för ytterligare information, Del 4 - Juridisk bokföring, Koncerndata & Avstämningar.
Förberedelser
Innan det går att importera bokföringen till en koncern, kontrollera att det finns ett koncernbokslut för perioden, se 1.3 Skapa koncernbokslut. samt att koncernkontoplanen är uppdaterad enligt den senaste juridiska bokföringen, se guiden Del 2 - Skapa koncernkontoplan.
Importera bokföring till koncernen
När den juridiska bokföringen är uppladdad och korrekt valuta är inställd är det dags att importera bokföring till koncernen. Detta görs under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering-> Koncerndata-> Bokföringsdata.
Tryck på "Importera bokföring till koncern".
Vid import till koncernen, kontrollera att det är rätt räkenskapsår och period som står i rutan som kommer upp. Ifall det inte stämmer, stäng rutan och byt till rätt period i rullistan under Koncernkonsolidering.
Det går även att importera data till subkoncerner samtidigt, genom att kryssa i "Importera subkoncerner" och sedan välja de som ska importeras till, se bild nedan.
Det går även att importera tidigare perioder i räkenskapsår, genom att kryssa för den rutan och välja önskade perioder.
Tryck sedan på "Importera bokföring till koncern", för att omvandla den juridiska bokföringen till koncernkontoplan. I detta steg sker även eventuell valutakursväxling för dotterbolag till koncernvaluta (dvs moderbolagets valuta). Motparter kommer att taggas upp, om det finns transaktioner i bokföringen.
Efter inläsningen kan perioderna få olika färger. En kontroll görs på resultatet i bolaget jämfört med koncernen på konto 3000-8989 samt en kontroll på antalet transaktioner i respektive bolag.
Färgerna betyder:
Grått = Period ej aktuell för koncernen (bolaget ägdes inte i den perioden, utifrån ägarfördelningen)
Blåmarkerad/kolsvart period = Det finns bokföring i det juridiska bolaget som ännu inte lästs in till koncernen.
Grönmarkerad period = Bokföring i det juridiska bolaget stämmer med bokföring i koncernen.
Gulmarkerad period = Bokföring i det juridiska bolaget skiljer sig mot bokföring i koncernen, alternativt resultatet på konto 3000-8989 skiljer sig åt. OBS! om bolaget har en annan uppställning i kontoplanen, ex att intervallet 3000-8989 innefattar balanskonton, kommer det alltid att vara gult, eftersom det då inte kommer stämma med kontobryggningar till koncernkontoplan.
Rödmarkerad period = Bokföring är ej inläst i det juridiska bolaget. Alternativt för ett bolag med annan kontoplan än 4-siffror, kan bokföringen vara inläst men kontrollen görs bara på kontointervall 3000-8989. När man för muspekaren över perioden, så ser man den informationen.
Om man för muspekaren över en period kommer det upp en ruta med ytterligare information, se bilden nedan. I detta fall är perioden gul, då resultatet i bolaget inte stämmer med resultatet i koncernen. Detta kan dels bero på bokföringsjusteringar, dels på bokningar som endast gjorts av resultatet i koncernen eller öresavrundningar.
Valutakurs
När importen av bokföringsdata görs till koncernen kommer den juridiska bokföringen i annan valuta att omräknas till valutakursen som angetts under sektionen valutakurs för respektive koncernbokslutsperiod.
Valuta sätts via inställningarna för varje organisation, se ytterligare information i guiden Administrera organisation. Boardeaser har i dagsläget stöd för 165 olika valutor i organisation.
När bokföringen har importerats, och en eller flera av organisationerna i koncernen har en annan valuta, kommer detta att synas under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering-> Koncerndata-> Valutakurs.
Valutakursen står som "Ej sparad", fram tills dess att importen av data till koncern sker för respektive period.
Under fliken Valutakurs hämtar Boardeaser genomsnittskurs och ultimo kurs från Riksbanken. Vilka valutor som går att importera från Riksbanken går att se på sidan Riksbanken - Sök räntor och valutakuser. Om inte valuta finns med i listan behöver valutakursen uppdateras manuellt, och sparas, varje månad innan import till koncernen kan ske.
Det går även manuellt att sätta en annan valutakurs, än den föreslagna, och sedan Spara. Importen av data till koncern måste sedan göras om.
OBS! det går inte att göra valutaomräkning för ett bolag i utländsk valuta före det att perioden är avslutad. Exempelvis går det inte att hämta in en valutakurs den 30 november för att kunna valutaomräkna novembers bokslut, utan man måste vänta till den 1 december innan Riksbanken har fastställt valutakurserna.
Avstämning balanser
Efter att bokföringen är importerad till koncernen, behöver man stämma av balanserna, se guiden Månadskonsolidering: 3) Avstämning koncernbokslut.