Denna funktionalitet kräver produkten Reports
Med produkten Boardeaser Reports kan du skapa olika typer av rapporter snabbt och effektivt. Utgå från en professionell mall eller skapa din egen rapportmall.
I denna guide beskrivs uppsättning och inläsning av data för rapporter:
Arbetsgång uppsättning Rapportering
Vill du använda en mall som någon annan har skapat behöver du första gången ladda ner den från “Mallbibliotek”. Det hittar du under "Verktyg" i vänstermenyn. Klicka på “Ladda ner” för den eller de mallar du vill använda. Om du inte vet vilken mall du ska välja så rekommenderar vi “Vd-rapport standardmall”.
När du skapar en rapport är det endast du som kan se den fram tills dess att den är publicerad, om du inte bjuder in en annan användare att redigera rapporten (se “Bjud in för redigering” nedan).
Skapa rapport
Klicka på ”Rapporter” i vänstermenyn och klicka sedan på ”Skapa rapport”:
Finns det mallar sparade så visas de högst upp. Om du vill använda en mall så klickar du på mallens namn.
Börja med att välja slutdatum för rapporten med datumväljaren. Om du exempelvis vill skicka en månadsrapport som innehåller data till och med sista dagen i föregående månad så anger du sista datumet i föregående månad. Då kommer rapporten innehålla data fram till och med den månaden.
Bredvid datumväljaren finns en affärsområdesväljare (kräver funktionen Affärsområden). Genom att välja ett affärsområde (koncernbolag räknas här också som affärsområden) så filtreras rapporten på data endast från detta affärsområde.
I det första fältet för rubrik anger du huvudrubriken för rapporten. Sedan kan du bygga rapporten med element. Vill du veta mer om vilka element som du kan lägga till, läs guide nedan.
Element i rapporter och Dashbords
Redigera element
För att kunna redigera eller ta bort ett element håller du musen ovanför berört element så kommer alternativen att uppenbaras i övre högra hörnet där du kan ta bort, flytta eller redigera elementet:
1. Kommentar/bubbla: Lägg till kommentar under tabellen eller grafen.
2. Kugghjul: Byt ut innehållet mot något annat av samma typ.
3. Plus-tecken: Lägg till element på raden ovanför.
4. Fyrpil: Flytta element
5. Kryss: Radera elementet.
Andra alternativ
Genom att klicka på ikonen med de tre prickarna (···) högst upp till höger får du ett antal alternativ. Du kan du spara rapporten som en rapportmall eller skapa en kopia av rapporten. Har bokföringsdata eller andra värden ändrats så att du vill uppdatera pdf:en så klickar du på “uppdatera PDF”. Det finns även möjlighet att ladda ner PDF i denna vy.
Klickar du på "Ta bort" så raderas hela rapporten, inklusive tidigare versioner om det finns. Då raderas även mappen i dokumentarkivet med pdf-versionen av rapporten och eventuella bilagor.
Bilagor
Under fliken "Bilagor" finns möjligheten att bifoga finansiella rapporter samt bilagor. Du kan välja bland rapport-tabeller eller ladda upp valfri fil.
Förhandsgranska
I denna flik visas hur rapporten kommer att se ut innan du bjuder in deltagare och publicerar rapporten.
Deltagare
I denna flik väljer du vilka användare som rapporten ska skickas till.
Du kan även bjuda in andra användare att redigera protokollet. Tänk på att inte redigera protokollet samtidigt då ni riskerar att spara över varandra. För att bjuda in användare att redigera rapporten, klicka på knappen "Bjud in fler för att redigera".
När du klickar på “Publicera rapport” har du möjlighet att skicka mail till användare med ett meddelande, mailet innehåller även en länk till rapporten i Boardeaser.
När rapporten blivit publicerad kommer den inte längre att kunna redigeras (om du inte väljer att göra en ny version). Administratörer, observatörer, ekonomiansvariga och användare som bjudits in att redigera kommer att kunna läsa rapporten, liksom ytterligare användare du bjuder in.
I den näst sista fliken "PDF" genereras en pdf-fil av rapporten. För att rapporten ska genereras behöver du ha sparat rapporten i första fliken "Rapport".
Inställningar
Under inställningar kan du välja vad för typ av rapport den ska avse, exempelvis VD-rapport eller koncernrapport. Beroende på vilken rapport du väljer kommer olika grafer och tabeller att rekommenderas. Ytterligare rapportinställningar är:
- Tillåt drill down: Gör det möjligt för läsaren att klicka på ett värde eller kategori i finansiella tabeller för att utforska mer detaljerad information.
- Konfidentiell: Rapporten blir endast tillgänglig för de personer som ska ha behörighet att ta del av den. Dessa personer väljs i nästa flik "bjud in och publicera".
- PDF i Landskapsvy: Rapporten justeras till landskapsvy vilket gör det möjligt till bredare tabeller/grafer.
- Länk bilagor i PDF: Alla uppladdade bilagor kommer att listas och länkas i rapportens PDF.
Rapporter i dokumentarkivet
Samtliga publicerade rapporter hittas i dokumentarkivet. Klicka "Dokument" sedan "Alla dokument" i vänstermenyn och välj mappen "Rapporter".