Denna funktionalitet kräver tillägget Dropbox Integration och ett aktivt Dropbox-konto.
Dropbox Integration gör att alla filer och mappar i dokumentarkivet (“Dokument” i menyn) synkroniseras till en mapp i Dropbox. Detta är ett bra sätt att alltid ha en automatisk back-up i Dropbox.
Dessutom kan den inbyggda återställningsfunktionen i Dropbox användas för att återskapa filer som tagits bort av misstag.
Aktivera Dropbox Integration
Gå till Tilläggsshoppen och beställ tillägget “Dropbox Integration” genom att klicka på knappen “Aktivera”.
Gå sedan till Inställningar > Integrationer och klicka på “Aktivera” på integrationen Dropbox för att göra själva kopplingen mellan Boardeaser och det Dropbox-konto som ska användas.
Boardeaser rekommenderar att använda ett Dropbox-konto som kontrolleras av organisationen och inte någon enskild användare, men vilket Dropbox-konto som helst fungerar rent tekniskt.
Skapa koppling
I nästa steg anger du det användarnamn och lösenord som ska användas för organisationens Dropbox.
Godkänn sedan kopplingen mellan Dropbox och Boardeaser genom att klicka "Fortsätt".
Tillåt att Boardeaser skapar en egen mapp och har åtkomst till den genom att klicka "Tillåt".
När kopplingen är gjord skapas en filstruktur på detta sätt i Dropbox-mappen:
Dropbox > Appar > Boardeaser > [organisationens mapp]
Klicka på knappen “Tvinga uppladdning av dokument till Dropbox” på Integrationer för att skapa en mapp i Dropbox > Appar för organisationen och sedan föra över allt innehåll från Dokument i Boardeaser dit. Detta kan ta några minuter beroende på hur mycket material som ska föras över.
Synkronisera innehållet från Boardeaser till Dropbox
Grundinställningen är att innehållet i Boardeaser hädanefter synkroniseras från Boardeaser till Dropbox, så att kopplingen är gjord enligt ovan så synkroniseras hela innehållet i Dokument i Boardeaser till organisationens mapp i Dropbox kontinuerligt.
Så fort en fil läggs till i Dokument så läggs den alltså även till i Dropbox, och om en fil tas bort från Dokument så tas den även bort från Dropbox-mappen (borttagna filer kan dock återställas i Dropbox, klicka här för att läsa mer). Om en fil läggs till i Dropbox-mappen förs den dock inte över till Dokument, läs längre ned om hur du vill synkronisera åt detta håll istället.
Visas inte vissa mappar i Dropbox så beror det antagligen på att de är tomma i Boardeaser, mappar förs endast över om de innehåller en fil.
Från denna stund förs synkroniseras alla filer och mappar kontinuerligt från Dropbox-mappen till Dokument i Boardeaser, så varje allting som läggs till eller tas bort i Dropbox-mappen läggs till och tas bort i Boardeaser. Filer som läggs till i Dokument i Boardeaser kommer inte föras över till Dropbox.
Inaktivera synkronisering
Gå till Inställningar > Avancerade Inställningar och leta upp avsnittet för Fillagring längst ned på sidan. Välj Synkronisera filer mellan: Inaktiverad för att inaktivera all automatisk synkronisering. Alla filer och mappar som finns på Dokument i Boardeaser och i Dropbox-mappen ligger kvar och kommer inte påverkas om filer på motsatt ställe ändras.
Ta bort koppling
Gå till Inställningar > Integrationer och välj “Inaktivera” för Dropbox så tas kopplingen mellan Boardeaser och tidigare valt Dropbox-konto bort. Du kan nu välja att synkronisera Boardeaser med ett annat Dropbox-konto. Inget tas bort varken i Dropbox eller Boardeaser om kontot inaktiveras men den automatiska synkronisering upphör.