Budgetar och prognoser hanteras via Ekonomi/Koncernekonomi-> Budget-> "Hantera budget". Där vi i denna guide nämner budget, gäller även detsamma för prognos.
Det fungerar på samma sätt att skapa en budget för en enskild organisation som för en koncern.
Den ytterligare funktionen som finns i koncern är att slå ihop moder- och dotterbolagens budgetar till en gemensam, se guiden Slå samman budget för dotterbolag/affärsområden. Denna guide gäller även för möjligheten att slå ihop budgetar för affärsområden i enskilda bolag.
Introduktion
I Boardeaser kan man läsa in en eller flera budgetar samt en eller flera prognoser parallellt. Det går utmärkt att bara läsa in en budget och använda den både för avstämning mot utfall (bakåt i tiden) och som prognos (framåt i tiden).
För varje tidpunkt kan man ange vilken budget och prognos som ska vara aktiv, om det finns flera. Det går endast att ha en aktiv budget samt en aktiv prognos per organisation/affärsområde.
Den budget som står som aktiv, är den som används per automatik i standardrapport-tabeller och grafer.
Skapar man egna grafer och tabeller kan man välja även inaktiva budgetar/prognoser för jämförelser, se denna guide för ytterligare information.
Budgeten baseras på föregående års utfall och tar hänsyn till säsongsvariationer.
Skapa budget
Gå till Ekonomi/Koncernekonomi-> Budget-> "Hantera budget". Tryck på “Ny budget”, för att få fram alternativ för att skapa en budget.
Då visas några alternativ för den budget/prognosmall som ska genereras:
Välj affärsområde (om budget ska skapas för annat än hela bolaget)
Som förvalt står det bolagsnamnet eller koncernen i rutan.
Här behöver man endast välja någon om budget ska skapas för ett affärsområde/bolag, och inte för hela bolaget eller koncernen.
Om budgeten skapas från Ekonomi-> Budget; kommer det i rullistan fram de affärsområden som är skapade utifrån bokföringen. För att kunna göra en budget, måste affärsområdet först vara skapat, se guiden Skapa upp affärsområden.
Om man skapar budget vid Koncernekonomi-> Budget; kommer det i rullistan fram dels de bolag som finns i koncernen, men även eventuell koncernaffärsområden samt elimineringskategorier.
Välj budgetår
Anger vilken räkenskapsår som budgeten ska gälla för.
Budget typ
Ange om det är en budget eller prognos som ska skapas.
Tryck på Nästa för att fortsätta.
I nästa steg fylls nedan information i. Namn är obligatoriskt, resterande är valfritt.
För mer information om taggar, (används i formler, se Hur lägger jag till budget- eller prognosdata i egna tabeller och grafer?) lämna tomt om du inte behöver detta specifikt.
Om budgeten/prognosen ska vara aktiv från start (då aktiveras budgetförslaget samtidigt som mallen laddas ner), kryssa i rutan.
Tryck på Spara för att komma vidare till nästa ruta.
Här finns ett antal olika val att göra.
- Om filen ska redigeras i Excel eller Google Sheets (kräver tillägget Google Sheets Integration)
- Om mallen ska komma med ett förslag eller vara tom
Skapa budgetförslag
Det går att få fram ett budgetförslag baserat på 3 olika varianter.
- Ett förslag enbart baserat på bokföring (utfall) från föregående räkenskapsår.
- Ett förslag baserat på bokföring för innevarande år (utfall), kompletterat med budget från föregående år för resterande månader. OBS! för att detta ska fungera måste kontonumren i budgeten matcha med kontonumren i bokföringen.
- Det går att skapa budget utifrån dotterbolag (koncern) eller affärsområden.
Sedan går det att välja om tillväxttakt ska beräknas utifrån utfallet eller så kan man age en manuell tillväxtgrad.
Ladda ner budgetförslag
När alternativen är valda klickar du på “Ladda ner” för att ladda ner mallen som Excel-fil eller föra över till Google Sheets.
Skulle inte filen laddas ner, kontrollera att pop-up fönster tillåts i webbläsaren, annars kommer inte filen att laddas ner.
Nu har du ett budgetförslag som du kan redigera lokalt på din dator och som du sedan kan ladda upp igen i Boardeaser.
Se vidare information om att ladda upp budget till Boardeaser i guiden Hur laddar jag upp en budget i Boardeaser?.