Denna funktionalitet kräver produkten Reports.
Med produkten Boardeaser Reports kan du skapa olika typer av rapporter snabbt och effektivt. Skapa en smidig rapporteringsprocess genom att använda en färdig mall eller anpassa en efter dina behov.
För att utgå från en standardmall klickar du på "Rapporter" > "Rapportmallar" i vänstermenyn och sedan på "Standardmallar". Välj den standardmall du vill använda och klicka på "Använd mall". Önskar du redigera standardmallen klickar du på de tre prickarna och klicka på "Skapa kopia". Denna guide handlar om rapporter, läs mer om rapportmallar här.
För att lägga in grafer och tabeller i en rapport behöver du först ladda in bokföringsdata, budget och/eller egna KPI:er.
Guideinnehåll
Följ hela guiden eller klicka på det område nedan du är ute efter att göra:
- Rapportöversikt
- Hitta rapporter
- Skapa en rapport
- Element i rapporter
- Rapporter i dokumentarkivet
- Redigera en rapport
- Ta bort en rapport
Rapportöversikt
Rapportöversikten presenterar organisationens publicerade rapporter. Rapporterna går att filtrera utifrån rapporttyper. Rapportöversikten hittar du genom att klicka "Rapport" > "Rapportöversikt" i vänstermenyn.
Här kan du läsa mer om rapportöversikten.
Hitta rapporter
För att komma åt organisationens samtliga rapporter klickar du inledningsvis "Rapporter" -> "Alla rapporter" i vänstermenyn. Rapporterna kategoriseras som Publicerade samt Utkast.
När är rapport är publicerad kan du skapa en kopia/ny version av rapporten för att sedan publicera den på nytt. Att kopiera lämpar sig när ni vill använda en rapport som mall för er nya rapport. Att skapa ny version passar bra för att revidera en redan publicerad rapport, till exempel för att åtgärda ett fel.
Skapa rapport
För att skapa en rapport klickar du på knappen "Ny rapport" under "Alla rapporter" i vänstermenyn.
Du kan även skapa en rapport direkt från vänstermenyn genom att klicka på ”Rapporter” > ”Skapa rapport”.
Har du skapat och/eller laddat ner rapportmallar kommer dessa högst upp. Klicka på den rapportmall du vill tillämpa. Här kan du läsa mer om hur du skapar rapportmallar.
Börja med att välja aktuellt datum för rapporten med datumväljaren. Om du exempelvis vill skicka en månadsrapport så ställer du in datumväljaren till den specifika månaden. Då kommer graferna och tabellerna att presentera den månadens siffror.
Därefter är det bara att fylla på med komponenter och kommentarer.
Element i rapporter
I fältet för rubrik anger du huvudrubriken för rapporten. Sedan kan du bygga rapporten med element genom att klicka på knappen "Lägg till element".
Här kan du läsa mer om element.
Då öppnas elementväljaren upp. Klicka på det element du vill lägga till.
Här kan du läsa mer om vilka element och hur du lägger till dessa i rapporten.
Flytta eller redigera innehåll/element
Om du för musen över ett element eller en rad, så ser du flertalet alternativ uppe till höger:
1. Kommentar
Lägg till kommentar under tabellen eller grafen.
2. Kugghjulet
Byt ut innehållet mot något annat av samma typ.
3. Plus-tecknet
Lägg till ett nytt element på raden ovanför det aktuella elementet.
4. Flytta
Gör att du kan flytta elementet i rapporten. Flytta sedan elementet genom att klicka "Flytta hit".
5. Kryss
Radera elementet.
Fler rapportalternativ
Högst upp i rapporten finns ett antal andra alternativ. Genom att klicka på ikonen med de tre prickarna (···) högst upp till höger kan du spara rapporten som en rapportmall eller skapa en kopia av rapporten. Det finns även möjlighet att att exportera tabeller till Excel och att ladda ner PDF i denna vy.
Knappen "Ta bort" så raderas hela rapporten inklusive alla versioner av den. Då raderas även mappen i dokumentarkivet med PDF-versionen av rapporten och eventuella bilagor
Bilagor
Under fliken "Bilagor" finns möjligheten att bifoga rapport-tabeller samt PDF:er. Du kan välja att ladda upp filer direkt eller välja dokument från Dokumentarkivet.
När rapporten publicerats kommer inte filerna med i PDF-filen utan enbart tabellerna, filerna ligger kvar som bilagor.
Förhandsgranska
I denna flik visas hur rapporten kommer att se ut innan du bjuder in deltagare och publicerar rapporten.
Deltagare
I denna flik väljer du vilka användare för att redigera din rapport.
Du kan även bjuda in andra användare att redigera protokollet. Tänk på att inte redigera protokollet samtidigt då ni riskerar att spara över varandra. För att bjuda in användare att redigera rapporten, klicka på knappen "Bjud in fler för att redigera".
När du klickar på “Publicera rapport” har du möjlighet att skicka mail till användare med ett meddelande, mailet innehåller även en länk till rapporten i Boardeaser.
När rapporten blivit publicerad kommer den inte längre att kunna redigeras. Administratörer, observatörer, ekonomiansvariga och användare som bjudits in att redigera kommer att kunna läsa rapporten, liksom ytterligare användare du bjuder in.
Under fliken "PDF" genereras en pdf-fil av rapporten. För att rapporten ska genereras behöver du ha sparat rapporten i första fliken "Rapport".
Inställningar
Under inställningar kan du välja vad för typ av rapport den ska avse, exempelvis VD-rapport eller koncernrapport. Beroende på vilken rapport du väljer kommer olika grafer och tabeller att rekommenderas. Ytterligare rapportinställningar är:
- Tillåt drill down: Gör det möjligt för läsaren att klicka på ett värde eller kategori i finansiella tabeller för att utforska mer detaljerad information.
- Konfidentiell: Rapporten blir endast tillgänglig för de personer som ska ha behörighet att ta del av den. Dessa personer väljs i nästa flik "bjud in och publicera".
- PDF i Landskapsvy: Rapporten justeras till landskapsvy vilket gör det möjligt till bredare tabeller/grafer.
- Länk bilagor i PDF: Alla uppladdade bilagor kommer att listas och länkas i rapportens PDF.
Rapporter i dokumentarkivet
Samtliga publicerade rapporter hittas i dokumentarkivet. Klicka "Dokument" sedan "Alla dokument" i vänstermenyn och välj mappen "Rapporter".
Redigera en rapport
Det är enbart möjligt att göra ändringar på en icke publicerad rapport. Klicka på fliken Utkast. För att redigera en rapport klickar du på titeln för rapporten. Du kan även klicka på ikonen med tre prickar invid rapporten och välja "Redigera". Här kan du även ta bort en icke publicerad rapport.
När du skapar en rapport är det endast du som kan se den innan den är publicerad, om du inte bjuder in en annan användare att redigera rapporten.
Ta bort en rapport
Det är möjligt att radera både en publicerad och icke publicerad rapport. För att ta bort en publicerad rapport klickar du på titeln för rapporten.
Klicka sedan på ikonen med de tre prickarna och välj alternativet "Ta bort".
Ta bort en icke publicerad rapport
För att ta bort en icke publicerad rapport kan du klicka på ikonen med de tre prickarna invid rapporten och välja "Ta bort".
Du kan även klicka in i rapporten enligt ovanstående bilder.
Tveka inte att höra av er till supporten om ni önskar mer hjälp!