Skapa ett möte genom att trycka på "Planera möte" under menyn "Möten".
Planera: Här skapar man mötet flera månader innan det ska äga rum och fyller i tid, plats och övriga fält. Längst ner på detta steg klickar man i “Skicka mötesinformation” och skickar till de andra som ska delta, dessa får då ett mail med en kalenderfil. Detta är ej en kallelse till mötet utan ett sätt att skicka ut information om det planerade mötet.
Dagordning: Några veckor innan mötet skapar man en dagordning. Välj eventuell mall du önskar använda genom att välja "Använd". Önskar du skapa dagordningen utan mall trycker du på "Hoppa över".
Dagordningen redigeras under fliken "Dagordning".
För att lägga till fler punkter, tryck på "Lägg till punkt". Avsluta genom att trycka på "Markera dagordningen som klar".
Kallelse: När dagordningen är skapad går det att skicka en kallelse genom att fylla i ett meddelande och klicka i “Inkludera dagordning som PDF” om detta önskas. Kallelsen skickas till valda användare. Klicka på "Skicka kallelse" för att gå vidare.
Protokoll: Tryck på "Skriv protokoll" för att skriva protokollet. I och med detta låser systemet dagordningen för redigering.
Redigera närvarolistan i enlighet med vad som gäller på mötet och tryck sedan på "Redigera protokoll".
I nästa steg redigeras protokollet punkt för punkt på samma sätt som dagordningen. I denna vy kan även filer bifogas genom att dra och släppa dessa under "Bilagor". För att se protokollet i läsläge, tryck på "Förhandsgranska".
När sekreteraren är färdig med protokollet trycker hen på "Skicka till justerare". Man hittar denna knapp längst ner på sidan.
Skriv ett meddelande och ange deadline för justeringen. Klicka i rutan bredvid justeraren. Avsluta genom att trycka på "Skicka".
Såhär ser det ut när protokollet väntar på justerarens kommentarer. Man kan i denna vy skicka en påminnelse.
Justeraren får ett mejl med en begäran om att granska protokollet. Justeraren trycker på länken "Logga in på Boardeaser för att läsa och kommentera protokollet" i mejlet för att komma till justeringsläget.
I Boardeaser justerar man genom att lämna kommentarer eller ej.
Har du som justerare kommentarer, skriv in kommentaren och spara genom att klicka "Kommentera".
Justeraren avslutar justeringen genom att välja en av följande statusar:
Ändringar begärda: Med denna status kräver justeraren att sekreteraren uppdaterar protokollet enligt kommentarerna.
Justerat, med kommentar: Justeraren godkänner protokollet men har ändå gjort vissa kommentarer.
Justerat, inga kommentarer: Justeraren godkänner protokollet utan kommentarer.
Justeraren avslutar genom att trycka på "Skicka in justering".
Vid ovan angivna status skickas ett mejl till sekreteraren meden begäran att uppdatera protokollet. Sekreteraren klickar på länken för att komma till redigeringen.
I Mötesöversikten för mötet ser det ut så här när en justerare har begärt ändringar av protokollet.
För att se vilka punkter i protokollet som har kommentarer kan sekreteraren leta efter pratbubblor till höger. Klicka på rubriken och sedan knappen "Kommentarer" för att se dessa.
Sekreteraren uppdaterar protokollet enligt justerarens kommentarer. I exemplet nedan har sekreteraren uppdaterat protokollet med ett beslut. Detta görs genom att trycka på knappen "Lägg till beslut".
När sekreteraren har gjort ändringar i enlighet med justerarens kommentarer, tryck på "Markera som justerat".
Nu ligger protokollet för godkännande. Detta kan göras på nästkommande styrelsemöte eller närsomhelst innan dess. Det räcker att en person klickar på knappen "Godkänn". Denna person behöver ha rätt behörighetsnivå. När man trycker på knappen "Godkänn" begär systemet e-signaturer.
Så här ser mejlet ut med begäran om att signera. Gå vidare genom att trycka på länken "Logga in på Boardeaser för att signera protokollet".
Det går även att underteckna genom att trycka på "Underteckna" i mötesöversikten. I denna vy kan man även skicka ut en påminnelse via knappen "Påminn".
E-signeringen hanteras av vår partner Assently. Underteckna genom att gå ner längst ner på sidan och klicka på den gröna knappen "Underteckna nu".
När alla undertecknare signerat flyttas mötet från fliken "Aktiva möten" till "Arkiverade möten".