Det här är de sju steg som möten går igenom i Boardeaser:
- Förberedelse: Användare 1 (A1) skapar mötet flera månader innan det ska äga rum och fyller i tid, plats och övriga fält. Längst ner på detta steg klickar A1 i “Skicka mötesinformation” och skickar till de andra som ska delta, dessa får då ett mail med en kalenderfil.
- Dagordning: Några veckor innan mötet skapar A1 en dagordning baserat på en dagordningsmall.
- Kallelse: Direkt efter att dagordningen skapats skickar A1 en kallelse genom att fylla i ett meddelande och klicka i “Inkludera dagordning”. Kallelsen skickas till Användare 2 och 3 (A2 och A3).
- Protokoll: På mötet väljs A1 till sekreterare och A2 till justerare. Detta anges högst upp. Eftersom A1 är sekreterare, A2 är justerare och A3 är ordförande ska samtliga underteckna protokollet. När A1 anser sig vara färdig med protokollet klickar hen på “Spara och skicka för justering”. Ett mail skickas till A2 om att denne ska justera.
- Justering: A2 klickar på länken “Logga in på Boardeaser” i mailet och läser protokollet. A2 ser en sak som behöver korrigeras och klickar därför på “Skriv kommentar”, därfter skriver A2 kommentaren och klickar på “Kommentera”. Eftersom det var en större kommentar klickar A2 avslutningsvis på den röda knappen “Protokollet behöver ändras, se kommentarer”. Inget låses när A2 klickar på “Protokollet behöver ändras, se kommentarer”. A1 får ett mail om att A2 har kommenterat och att protokollet behöver ändras, A1 klickar på länken för att logga in. A1 ändrar en formulering och klickar sedan på “Justera och lås”.
- Justerat: Protokollet är nu justerat och inväntar styrelsens godkännande på kommande möte.
- Godkänt: Inför kommande möte läser alla i styrelsen föregående protokoll på Boardeaser. Eftersom ingen har några kommentarer godkänns protokollet på det nästkommande mötet och A1 klickar på “Godkänn justerat protokoll”.
Nu ska protokollet signeras och arkiveras. Eftersom styrelsen signerar elektroniskt (E-Sign) har ett mail skickats till A1, A2 och A3 om att de ska logga in för att signera. Var och en klickar på länken i mailet och klickar på “Underteckna nu” längst ned. Därefter anger de personnummer och signerar med mobilt Bank-Id. När alla tre gjort detta arkiveras det signerade protokollet automatiskt tillsammans med dagordning och de bilagor som bifogades till dagordningen och protokollet i Dokument.