Detta är en övergripande guide som beskriver följande steg i mötesprocessen:
- Planera möte
- Skriv dagordning
- Skicka kallelse
- Skriv protokoll
- Kommentera och justera protokoll
- Justera protokoll
- Godkänn protokoll
- Signera protokoll
- E-signering
Klicka på ovanstående länkar för att komma till specfikt avsnitt eller följ guiden steg för steg.
1. Planera möte
Planera möte
För att skapa ett möte, klicka på "Möten" > "Alla möten" i vänstermenyn. Klicka sedan på knappen "Planera möte".
Planera möte
Här går det att skapa mötet flera månader innan det ska äga rum. Fyll i tid, plats och övriga nödvändiga fält.
Det går även att skicka information om att mötet har planerats genom att klicka i “Skicka mötesinformation” längst ned på sidan. Valda användare får då ett mail med information om att mötet är inplanerat, inklusive en kalenderfil.
Detta är ej en kallelse till mötet utan ett sätt att skicka ut information om det planerade mötet.
Spara informationen genom att klicka "Spara". För att gå vidare och skriva dagordning, klicka "Spara och gå vidare".
2. Skriv dagordning
Använd sparad dagordningsmall
Nästa steg är att skapa dagordning till mötet. Välj eventuell mall du önskar använda genom att klicka "Använd" bredvid önskad dagordningsmall. Önskar du skapa dagordningen utan mall trycker du på "Hoppa över".
Redigera dagordning
Dagordningen redigeras på fliken "Dagordning". För att lägga till fler punkter, tryck på "Lägg till punkt".
Ordningen på punkterna kan du ändra genom att klicka och dra i de sex prickarna längst till vänster på punkten.
För att fylla i mer information än bara rubriken klickar man på pilen. Då kan man:
- fylla i punktbeskrivning
- bifoga en eller flera filer till varje punkt
- förbereda protokolltext
- förbereda beslut och att göra-uppgifter
- ange tidsestimat
- ange föredragande
- ange punkttyp
- lägga till paus
Gå vidare till att skicka kallelsen genom att klicka på "Markera dagordningen som klar".
Lägg till bilaga
3. Skicka kallelse
När dagordningen är skapad går det att skicka en kallelse. Man kan skriva meddelande vid behov. Om man inte vill att mottagarna ska behöva logga in så kan man klicka i “Inkludera dagordning som PDF”. Klicka på "Skicka kallelse" för att skicka kallelsen till valda användare.
Ska ingen kallelse skickas, klicka istället på "Skicka ingen kallelse".
4. Skriv protokoll
Klicka på "Skriv protokoll" för att börja skriva protokollet.
I och med detta steg låser systemet dagordningen för redigering och det går inte heller att skicka kallelse.
Närvarande
Ange närvarande personer under "Närvarande", markera vem som är sekreterare, justerare samt undertecknare. Ska ordförande och ytterligare en person justera protokollet så behöver bägge markeras som justerare.
Användare som är kallade till mötet listas alltid från start.
Vill man lägga till närvarande som inte är användare så klickar man på "Lägg till fler" och sedan "Skapa ny" och anger namnet i fritext.
För att skriva protokollet, klicka knappen "Redigera protokoll".
Det måste minst vara en justerare och en sekreterare för mötet.
Protokoll
I nästa steg redigeras protokollet punkt för punkt på samma sätt som i dagordningen. Lägg till fler punkter vid behov genom att klicka "Lägg till punkt".
Bilagor
För att eventuella bilagor ska synas i protokollet, klicka på Bilagor och sedan önskat alternativ.
Bilagor kan ej inkluderas i den pdf som signeras med e-signering.
Förhandsgranska protokoll
För att se protokollet i läsläge, tryck på "Förhandsgranska". När protokollet anses vara klart, klicka på knappen "Kommentarer och justering".
5. Kommentera och justera protokoll
Det går att be om kommentarer på protokollet från valfri användare, eller endast justerare.
För att be om kommentarer från valfri användare (ej justering) så klickar man på knappen "Be om kommentarer".
Samtliga personer som är valda att kommentera protokollet får ett mail med en begäran om att kommentera protokollet.
Markera protokollet som klart
När protokollet anses vara redo för justering, klicka på knappen "Markera protokoll som klart".
Skicka protokoll för justering
När protokollet är redo för justering, klicka på knappen "Skicka till justerare".
Det är möjligt att hoppa över justeringen, klicka då istället på knappen "Markerat som justerat".
Vid behov, skriv ett meddelande och ange deadline för justeringen. Klicka i rutan personen/personerna som ska justera protokollet. Avsluta genom att klicka på "Skicka".
Samtliga personer som är valda att justera får ett mail med en begäran om att justera protokollet.
Såhär ser det ut när protokollet väntar på justerarens kommentarer. Det går att skicka en påminnelse i denna vy, klicka då på knappen "Skicka till justerare igen".
6. Justera protokoll
Justeraren får ett mejl med en begäran om att granska protokollet. Justeraren trycker på länken "Logga in på Boardeaser för att läsa och kommentera protokollet" i mejlet för att komma till justeringsläget.
För att skriva kommentarer som justerare klickar man på "Skriv kommentar", skriver kommentaren och avslutar genom att klicka "Kommentera".
Justeraren avslutar sedan justeringen genom att välja en av följande statusar och klicka "Skicka in justering":
- Ändringar begärda: Med denna status kräver justeraren att sekreteraren uppdaterar protokollet enligt kommentarerna.
- Justerat, med kommentar: Justeraren godkänner protokollet men har ändå gjort vissa kommentarer.
- Justerat, inga kommentarer: Justeraren godkänner protokollet utan kommentarer.
När samtliga justerare har angett status så får sekreteraren ett mail med respektive justerares status. Har en eller flera justerare angett kommentarer så bör dessa granskas. Sekreteraren kan därefter välja om hen vill redigera protokollet och eventuellt även skicka ut protokollet på nytt för justering, eller om det ska läggas fram för godkännande.
7. Godkänn protokoll
När justeringen är genomförd ligger protokollet för godkännande. Detta kan göras på nästkommande styrelsemöte eller närsomhelst innan dess. Det räcker att en person klickar på knappen "Godkänn" för att protokollet ska markeras som godkänt. Denna person behöver ha rätt behörighetsnivå.
När man klickar på knappen "Godkänn" begär systemet e-signaturer från personerna som är markerade som undertecknare.
8. Signera protokoll
När protokollet är godkänt, får samtliga ledamöter som står som undertecknare för mötet får ett mail med begäran att signera protokollet. Klicka på "Underteckna" bredvid ditt namn för att signera mötet. I denna vy kan man även skicka ut en påminnelse om signering via knappen "Påminn".
9. E-signering
E-signeringen hanteras av vår partner Assently. Underteckna genom att gå ner längst i mötesprotokollet som generas och klicka på den gröna knappen "Underteckna nu".
När samtliga undertecknare har signerat flyttas mötet från fliken "Aktiva möten" till "Arkiverade möten".