För att hantera Årsredovisning krävs tillägget Annual Report.
Denna snabbguide utgår från dig som ska administrera hanteringen och gäller ett aktiebolag där revisor och VD är tillagda som användare i Boardeaser.
Guide Årsredovisning
1. Skapa ny årsredovisning
Klicka på Möten > Årsredovisningar i vänstermenyn. Klicka därefter på knappen "Ny årsredovisning" för att komma igång.
2. Starta hanteringen
Ange år, vem som ska ansvara för hanteringen, VD och revisor.
Ladda sedan upp årsredovisningen.
Revisor
Finns ingen revisor väljer du “Ingen revisor” i listan. Har ni inte lagt till revisorn som användare i Boardeaser kan du klicka på “Ändra användare” och bjuda in revisorn (om du vill att revisorn bara ska se utvalda delar som Årsredovisningen sätter du behörigheten till Begränsad). Revisorn måste acceptera inbjudan och kommer sedan bli uppmanad att signera årsredovisningen efter att alla styrelsemedlemmmar har gjort det.
3. E-signera årsredovisningen
Ni kan antingen välja att signera årsredovisningen i Boardeaser med e-signering, eller så skriver ni på den på papper och skannar in en kopia som ni laddar upp.
Signera med e-signering
Skicka begäran om e-signering till styrelseledamöter och VD. Dessa får ett e-postmeddelande med uppmaning och länk till att signera årsredovisningen hos Boardeasers samarbetspartner Assently.
När dessa har e-signerat skickas samma begäran till revisorn.
Ladda upp redan signerad årsredovisning
Ladda upp den signerade och inskannade årsredovisningen, klicka sedan på “Manuellt signerad”.
4. E-signera och påminn
E-signera årsredovisningen själv och se vilka som e-signerat. Påminn om det behövs.
5. Revisorn e-signerar och laddar upp revisionsberättelsen
Nästa steg är revisorns signatur på årsredovisningen och att revisorn därefter laddar upp revisionsberättelsen.
När revisionsberättelsen är klar kan revisionsberättelsen laddas upp. Den kan sedan signeras elektroniskt av revisorn och användare kan begära detta genom att klicka på “E-Signera nu”.
Klicka på “Redan undertecknad” om revisionsberättelsen redan har undertecknats på papper och signaturen är med i den inskannade versionen.
6. Årsstämman
Kallelse
Boardeaser hanterar inte kallelse och protokoll från årsstämman men i kallelsen till årsstämman bör de två filer som nu finns framtagna (signerad årsredovisning och signerad revisionsberättelse) ingå. Klicka på “Markera att kallelse har skickats” när den har skickats för att kunna gå vidare.
Bolagsstämmoprotokoll
För framtida referens kan ni efter stämman ladda upp en kopia av stämmoprotokollet i Boardeaser på detta steg. Klicka på “Gå vidare för att skicka till Bolagsverket” antingen stämmoprotokollet är uppladdat eller ej.
7. Skriv ut och vidimera
Klicka på ”Dokument till Bolagsverket” för att skriva ut samtliga e-signerade dokument.
Be någon vidimera e-signaturerna på utskrifterna.
8. Signera Fastställelseintyg
Skriv ett fastställelseintyg och signera på papper. Skanna och ladda upp för arkivering.
9. Skicka till Bolagsverket
Skicka följande till Bolagsverket med post:
- Vidimerad utskrift av e-signerad årsredovisning
- Vidimerad utskrift av e-signerad revisionsberättelse
- Signerat fastställelseintyg i original
10. Markera som skickat
När dokumenten är skickade klickar du på ”Markerat som skickat till Bolagsverket”.
11. Markera som mottaget
När Bolagsverket meddelat att dokumenten är mottagna klickar du på ”Markera som mottaget hos Bolagsverket”.
12. Klart!
Nu har Bolagsverket fått rätt dokument och kopior på allt lagras automatiskt i Boardeaser
Hanteringen av årsredovisningen flyttas från fliken "Aktiva" till "Arkiverade".