Hur använder jag årsplanen?

På fliken Styrelseår kan du se styrelsens årsplan och hantera signeringen av årsredovisningen.

Årsplan

Årsplanen visar aktiviteter i organisationen som berör styrelse och ledning.

Det finns två sätt att komma igång med årsplaneringen:

1. Ni planerar möten själva på fliken “Möten”. Har ni redan planerade möten visas de direkt i årshjulet, annars visas de här efter att ni skapat dem.
2. Ni använder en av våra två mallar för styrelseår med 5 eller 6 styrelsemöten. Klicka på “Ny årsplanering” och konfigurera ert styrelseår enligt nedanstående beskrivning.

Årshjulet

Styrelsens och bolagets aktiviteter visas i årshjulet. Alla möten som är skapade i Boardeaser visas utanför den yttre ringen. Klicka på mötet för att se ytterligare information om mötet.

Du kan filtrera vad som visas genom att klicka på “Filtrera roller”. I den innersta ringen visas generella bolagshändelser som sista dag för årsstämma, när årsbokslutet ska vara klart med mera. Du kan byta år genom att klicka på knapparna för åren.

Ny årsplanering

Klickar du på “Ny årsplanering” visas ett antal alternativ där du kan välja hur du vill ha ert styrelseår:

• Längst upp till höger kan du välja vilket år du ska skapa möten för
• Antal möten per år exkl. konstituerande: Här anger du om ni vill ha 5 eller 6 styrelsemöten utöver det konstituerande (som också genereras).
• Början av räkenskapsåret: Ange ert räkenskapsår.
• Början av styrelseåret: Ange vilken månad styrelsen vill börja arbeta, det vill säga vilken månad det första (det konstituerande) styrelsemötet efter bolagsstämman skall hållas.
• Dag i månad för begäran av uppdaterad SIE4-fil från ekonomiansvarig: Detta och följande steg praktisk betydelse om ni har Boardeasers ekonomitillägg. Ange här anger ni vilken dag i månaden påminnelsen till ekonomiansvarig ska skickas.
• Antal dagar mellan ekonomiredovisning och VD-rapport: Ange hur många dagar VD har på sig att skriva VD-rapport mellan det att ekonomiansvarig uppmanas att uppdatera SIE4-filen och då VD ska rapportera till styrelsen.
• Ange dagar mellan VD-rapport och möte: Ange hur många dagar efter det att VD ska ha rapporterat som styrelsen ska hålla styrelsemötet.

När du är klar klickar du på “Spara och gå vidare”. Boardeaser föreslår då ett antal möten med teman baserat på den angivna informationen.

I nästa vy visas Boardeasers förslag på styrelsemöten baserat på föregående steg. Meddelandet “Ett eller flera möten har passerat det här året och visas därmed inte i listan nedan” betyder att innevarande styrelseår redan har börjat vilket gör att några möten inte har skapats. All information om respektive möte är endast förslag och du kan här redigera det du vill ändra på. Klicka på “Spara” när du är klar för att skapa de föreslagna mötena.