Introduktion
Under fliken “Dokument” och "Alla dokument" i Styrelserummet finns samtliga dokument som organisationens användare har tillgång till, beroende på behörighet. Dokumenten kan sorteras in i mappar och undermappar. För att gå in i en mapp eller öppna en fil, klicka på namnet på filen/mappen.
Ladda upp dokument
Klicka på knappen "Ladda upp dokument"
Det är möjligt att lägga till enskilda dokument och/eller mappar direkt.
Skapa mapp
För att skapa en mapp klickar du på ikonen med tre prickar och väljer därefter alternativet “Skapa mapp”.
Exportera dokument och mappar
Längst ned till vänster finns knappen "Exportera valda dokument och mappar" för ladda ner valda dokument/mappar (markera dessa först i den lilla rutan). För att ladda ner samtliga dokument/mappar, klicka först på "Markera alla" och sen "Exportera valda dokument och mappar".
Automatisk lagring
Förutom att skapa mappar och ladda upp filer själv så sparar Boardeaser automatiskt filer och skapar mappstrukturer. Detta gäller till exempel möten där filer som bifogas till dagordningar inför möten och protokoll i en egen mappstruktur. Även dokument som laddas upp i Compliance lagras automatiskt i mappen Bolagsformalia.
Flytta filer/mappar
Om filer/mappar har en ikon med 6 prickar så är det möjligt att flytta dessa. För att flytta en fil/mapp, tryck på med musen och sedan dra och släppa filen/mappen till andra mappar eller bakåt i mappstrukturen. Om du släpper filen eller mappen i orienteringen ovan (t.ex. “Dokument > Mapp 1 > Undermapp 1”) så hamnar filen en nivå upp i hierarkin. Se bifogad bild och/eller video hur det fungerar.
Bifogade dokument
När du skriver dagordning kan du bifoga en eller flera filer till varje punkt i dagordningen. Detta gör du genom att klicka på knappen ”Lägg till dokument” under punktens beskrivning och sedan följa instruktionerna.
Du kan lägga till flera filer till samma punkt genom att återigen klicka på “Lägg till dokument” och upprepa processen.
Filen eller filerna som du kopplar till dagordningen kommer skickas med när du skickar kallelsen (tillsammans med dagordningen), och även visas på protokoll-vyn.