Introduktion
På fliken “Dokument” i Styrelserummet finns dokument som organisationens användare har tillgång till, beroende på behörighet. Dokumenten kan sorteras in i mappar och undermappar. För att skapa en undermapp klickar du på mappen först, sedan på pilen uppe till höger och därefter “Skapa mapp”.
Automatisk lagring
Förutom att skapa mappar och ladda upp filer själv så sparar Boardeaser automatiskt filer och skapar mappstrukturer. Detta gäller till exempel möten där filer som bifogas till dagordningar inför möten och protokoll i en egen mappstruktur. Även dokument som laddas upp i Compliance lagras automastiskt i mappen Bolagsformalia (Compliance lanseras i januari 2018).
Det finns knappar högst upp till höger för att skapa mappar och ladda upp dokument. Längst ned till vänster finns knappar för ladda ner valda dokument (markera dessa först i den lilla rutan) eller ladda ner alla dokument. Du kan markera ett dokument som läst genom att klicka på knappen med en bock, och dela dokumentet genom att trycka på knappen med en pil på.
Längst ut till vänster om varje mapp och fil finns en yta som man kan trycka på med musen och sedan dra och släppa filen eller mappen till andra mappar eller bakåt i mappstrukturen. Om du släpper filen eller mappen i orienteringen ovan (t.ex. “Dokument > Mapp 1 > Undermapp 1”) så hamnar filen en nivå upp i hierarkin.
Bifogade dokument
När du skriver dagordning kan du bifoga en eller flera filer till varje punkt i dagordningen. Detta gör du genom att klicka på knappen ”Lägg till dokument” under punktens beskrivning och sedan följa instruktionerna.
Du kan lägga till flera filer till samma punkt genom att återigen klicka på “Lägg till dokument” och upprepa processen.
Filen eller filerna som du kopplar till dagordningen kommer skickas med när du skickar kallelsen (tillsammans med dagordningen), och även visas på protokoll-vyn.