Hur skapar jag rapporter?

(Denna funktionlitet kräver tillägget Reports)

Med tillägget Boardeaser Reports kan du skapa olika typer av rapporter snabbt och effektivt. Utgå från en professionell mall eller skapa din egen rapportmall.

För att lägga in grafer och tabeller i en rapport behöver du först ladda in bokföringsdata (sie4-fil), budget och/eller egna KPI:er.

Vill du använda en mall någon annan har skapat behöver du första gången ladda ner den från “Importera/publicera mall”. Klicka på “Spara” för den eller de mallar du vill använda. Om du inte vet vilken mall du ska välja så rekommenderar vi “Vd-rapport standardmall”.

När du skapar en rapport är det endast du som kan se den innan den är publicerad, om du inte bjuder in en annan användare att redigera rapporten (se “Bjud in för redigering” nedan).

Skapa ny rapport

Klicka på ”Rapporter” i vänstermenyn och klicka sedan på ”skapa rapport”.

Finns det mallar sparade så visas de högst upp. Om du vill använda en mall så klickar du på mallens namn.

Börja med att välja aktuellt datum för rapporten med datumväljaren. Om du till exempel ska skicka en månadsrapport för december 2018 så väljer du denna månad. Då kommer grafer och tabeller justeras att visa data fram till december 2018 även om det finns data efter detta. Du kan även välja vad typ av rapport, väljer du “VD-rapport” så visas rapporten även på fliken “Ekonomi”.

I fältet för rubrik anger du huvudrubriken för rapporten. Sedan kan du bygga rapporten med dessa byggstenar:

1. Underrubriker
2. Textfält
3. Grafer (fördefinierade och egna)
4. Tabeller (fördefinierade och egna)
5. Bilder
6. Kolumner (skapar en sektion med två kolumner, dvs en halv sida var)
7. Beslut från aktuell period (från protokoll som skapats i Boardeaser)

Så här ser verktygsfältet ut, klicka på det du vill lägga till:

 

 

Lägg till en rubrik

Gör att du kan skapa underrubriker i innehållet.

 

Lägg till en text

Gör att du kan lägga till textstycken. Här kan du även göra enkel formatering som fet stil, kursiv, skapa listor samt göra indrag.

 

Lägg till en graf

Här har du möjlighet att lägga till en mängd olika grafer som t.ex. omsättning, eget kapital, likviditet, resultat etc. Graferna visar historik fram till den tidsperiod du valt ovan. Har er organisation skapat egna grafer kan du välja även bland dessa.

 

Lägg till en tabell

Denna använder du för att lägga till t.ex. resultaträkning, balansräkning eller några av våra ”oneliners”.

 

Lägg till bild

Här kan du ladda upp en bild till rapporten. Tänk på att beskära och skala bilden innan du laddar upp den för bästa resultat.

 

Lägg till kolumner

Du kan lägga till en sektion med två kolumner. Sen kan du lägga till innehåll i kolumnerna enligt alternativen ovan. Bäst lämpade för kolumner är tabellerna “Executive summary”.

 

Lägg till beslut

Hämtar en lista med beslut som skapats eller ändrat status under vald period.

 

Bifoga fil

Längst ned finns möjligheten att bifoga filer, antingen genom att ladda upp eller välja från Dokument.

 

Redigera innehåll och flytta

Om du för musen över ett block eller en rad, så ser du några alternativ uppe till höger:

 

1. Kommentar: Lägg till kommentar under tabellen eller grafen.
2. Kugghjul: Byt ut innehållet mot något annat av samma typ.
3. Plus-tecken: Lägg till innehåll på raden under.
4. Pilar upp/ned – gör att du kan flytta innehållet uppåt eller nedåt i rapporten.
5. Kryss – Radera innehållet.

 

Spara och publicera

Längst ner har du möjlighet att spara rapporten, visa rapporten (så som den kommer se ut när du publicerar) och kryssa i “Spara som mall” vilket gör att en mall skapas när du sedan sparar.

Klicka på “Visa rapport” eller “Spara och visa” för att kunna publicera rapporten. När du klickar på “Publicera” har du möjlighet att skicka mail till användare med ett meddelande, mailet innehåller även en länk till rapporten i Boardeaser.

 

Versioner

När en rapport har publicerats har du möjlighet att skapa en ny version av den. Visa rapporten och klicka på knappen “Skapa ny version”. Redigera och publicera versionen.

Du kan bläddra mellan publicerade versioner när du visar en rapport genom att klicka på knappen “Versioner” och välja version.

 

Övrigt

Uppe till höger visas ett kugghjul så fort rapporten har sparats. Klicka på det för dessa alternativ:

Dela

(Endast möjligt för publicerad rapport)

Klicka på Dela för att dela rapporten till andra användare, då skickas ett mail med länk till rapporten i Boardeaser. Du kan även skicka mail till personer som ännu inte är användare, då läggs de till som användare med behörigheten “Begränsad”.

Visa, ladda ner eller generera om PDF

När rapporten sparas även en pdf-version i dokumentarkivet, i mappen “Rapporter”. Du kan välja att visa eller ladda ner pdf:en. Har bokföringsdata eller annat ändrats så att du vill uppdatera pdf:en så klickar du på “Generera om pdf”.

Bjud in för redigering

Du kan bjuda in andra användare att redigera protokollet. Tänk på att inte redigera protokollet samtidigt då ni riskerar att spara över varandra.

Konvertera till mall

Välj detta om du vill spara rapporten som mall.

Ta bort version

Om det finns flera versioner av rapporten kan du välja att ta bort aktuell version.

Ta bort hela rapporten

Raderar hela rapporten inklusive alla versioner av den. Raderar även mappen i dokumentarkivet med pdf-versionen av rapporten och eventuella bilagor.

 

Automatisk rapportering

Med en inställning under Inställningar > Avancerade inställningar går det att få systemet att skicka automatiskt genererade rapporter så fort en ny sie4-fil laddas upp. Välj vilken mall som ska användas när rapporten skapas och välj en av dessa grupper av användare som ska få mail (eller om rapporten inte ska skickas alls) om att en ny rapport finns tillgänglig:

• Skicka ej (rapporten publiceras men inga mail skickas om att en ny rapport finns tillgänglig)
• VD
• VD och ordförande
• VD, styrelsemedlemmar och ordförande
• VD, styrelsemedlemmar och suppleanter
• Alla användare