(Denna funktionlitet kräver tillägget Reports)
Med tillägget Boardeaser Reports kan du skapa olika typer av rapporter snabbt och effektivt. Utgå från en professionell mall eller skapa din egen rapportmall.
För att lägga in grafer och tabeller i en rapport behöver du först ladda in bokföringsdata (sie4-fil), budget och/eller egna KPI:er.
Vill du använda en mall någon annan har skapat behöver du första gången ladda ner den från “Mallbibliotek”. Det hittar du under "Verktyg". Klicka på “Ladda ner” för den eller de mallar du vill använda. Om du inte vet vilken mall du ska välja så rekommenderar vi “Vd-rapport standardmall”.
När du skapar en rapport är det endast du som kan se den innan den är publicerad, om du inte bjuder in en annan användare att redigera rapporten (se “Bjud in för redigering” nedan).
Skapa ny rapport
Klicka på ”Rapporter” i vänstermenyn och klicka sedan på ”skapa rapport”.
Finns det mallar sparade så visas de högst upp. Om du vill använda en mall så klickar du på mallens namn.
Börja med att välja aktuellt datum för rapporten med datumväljaren. Om du till exempel ska skicka en månadsrapport för december 2018 så väljer du denna månad. Då kommer grafer och tabeller justeras att visa data fram till december 2018 även om det finns data efter detta. Du kan även välja vad typ av rapport, väljer du “VD-rapport” så visas rapporten även på fliken “Ekonomi”.
I fältet för rubrik anger du huvudrubriken för rapporten. Sedan kan du bygga rapporten med dessa byggstenar:
- Underrubriker
- Textfält
- Grafer (fördefinierade och egna)
- Tabeller (fördefinierade och egna)
- Bilder
- Kolumner (skapar en sektion med två kolumner, dvs en halv sida var)
- Beslut från aktuell period (från protokoll som skapats i Boardeaser)
Så här ser verktygsfältet ut, klicka på det du vill lägga till:
1. Lägg till en rubrik
Gör att du kan skapa underrubriker i innehållet.
2.Lägg till en text
Gör att du kan lägga till textstycken. Här kan du även göra enkel formatering som fet stil, kursiv, skapa listor samt göra indrag.
3.Lägg till en graf
Här har du möjlighet att lägga till en mängd olika grafer som t.ex. omsättning, eget kapital, likviditet, resultat etc. Graferna visar historik fram till den tidsperiod du valt ovan. Har er organisation skapat egna grafer kan du välja även bland dessa. Här kan du se hur du skapar en egen graf
4.Lägg till en tabell
Denna använder du för att lägga till t.ex. resultaträkning, balansräkning eller några av våra ”oneliners”. Här kan du se hur du skapar en egen tabell.
5.Lägg till bild
Här kan du ladda upp en bild till rapporten. Tänk på att beskära och skala bilden innan du laddar upp den för bästa resultat.
6.Lägg till kolumner
Du kan lägga till en sektion med två kolumner. Sen kan du lägga till innehåll i kolumnerna enligt alternativen ovan. Bäst lämpade för kolumner är tabellerna “Executive summary”.
7. Lägg till beslut
Hämtar en lista med beslut som skapats eller ändrat status under vald period utifrån protokoll och styrelsemöten du haft via Boardeaser.
Bifoga fil
Längst ned finns möjligheten att bifoga filer, antingen genom att ladda upp eller välja från Dokument.
Redigera innehåll och flytta
Om du för musen över ett block eller en rad, så ser du några alternativ uppe till höger:
- Kommentar: Lägg till kommentar under tabellen eller grafen.
- Kugghjul: Byt ut innehållet mot något annat av samma typ.
- Plus-tecken: Lägg till innehåll på raden under.
- Pilar upp/ned – gör att du kan flytta innehållet uppåt eller nedåt i rapporten.
- Kryss – Radera innehållet.
Spara och publicera
Längst ner har du möjlighet att spara rapporten, visa rapporten (så som den kommer se ut när du publicerar) och kryssa i “Spara som mall” vilket gör att en mall skapas när du sedan sparar.
Klicka på “Visa rapport” eller “Spara och visa” för att kunna publicera rapporten. När du klickar på “Publicera” har du möjlighet att skicka mail till användare med ett meddelande, mailet innehåller även en länk till rapporten i Boardeaser.
Övrigt
Klicka på Bjud in och publicera för att dela rapporten till andra användare, då skickas ett mail med länk till rapporten i Boardeaser. Du kan även skicka mail till personer som ännu inte är användare, då läggs de till som användare med behörigheten “Begränsad”. Rapporten sparas när du publicerar den
Visa, ladda ner eller generera om PDF
På de tre prickarna i övre högra hörnet kan du välja att generera en PDF av rapporten. Därefter kan du ladda ner eller visa rapporten i pdf format för att sedan skicka den till de personer som du vill. Där kan du även klicka i att göra rapporten till en mall för framtida månadsrapporter exempelvis. Datan kommer uppdateras automatiskt i och med inläsning av SIE4-filer.
Du kan välja att visa eller ladda ner pdf:en. Har bokföringsdata eller annat ändrats så att du vill uppdatera pdf:en så klickar du på “Generera om pdf”.
Bjud in för redigering
Du kan bjuda in andra användare att redigera protokollet. Tänk på att inte redigera protokollet samtidigt då ni riskerar att spara över varandra.
Konvertera till mall
Detta gör du på de prickarna som tidigare nämnt. Det kan användas för framtida månadsrapporter exempelvis. Datan kommer uppdateras automatiskt i och med inläsning av SIE4-filer.
Ta bort hela rapporten
Raderar hela rapporten inklusive alla versioner av den. Raderar även mappen i dokumentarkivet med pdf-versionen av rapporten och eventuella bilagor.
Automatisk rapportering
Med en inställning under Inställningar > Avancerade inställningar går det att få systemet att skicka automatiskt genererade rapporter så fort en ny sie4-fil laddas upp. Välj vilken mall som ska användas när rapporten skapas och välj en av dessa grupper av användare som ska få mail (eller om rapporten inte ska skickas alls) om att en ny rapport finns tillgänglig:
- Skicka ej (rapporten publiceras men inga mail skickas om att en ny rapport finns tillgänglig)
- VD
- VD och ordförande
- VD, styrelsemedlemmar och ordförande
- VD, styrelsemedlemmar och suppleanter
- Alla användare