För att kunna skapa en koncernkontoplan med utgångspunkt i den juridiska bokföringen, måste först den datan vara importerad i respektive bolag. Ytterligare information finns i guiden 1.2 Ladda upp bokföring. Det går även att skapa en koncernkontoplan utifrån exempelvis en Excel-fil.
När koncernkontoplanen är skapad går det sedan att importera bokföring till koncern.
Skapa koncernkontoplan
Uppsättningen av koncernkontoplan återfinns under "Koncernekonomi" -> "Koncernkonsolidering".
Klicka på fliken "Kontoplan". Därunder finns även fliken "Kontoplan" där man skapar en koncernkontoplan.
De konton som är markerade med rött, som ovan, innebär att kontona inte finns i koncernkontoplanen.
Finns det konton som är markerade med lila innebär det att kontona finns koncernkontoplanen men under ett annat namn. Det kan innebära att kontot behöver bryggas till rätt koncernkonto, se nedan under "Kontobrygga".
Nästa steg blir nu att välja vilka konton som ska ingå i koncernen. Kryssa i rutorna framför de konton som ska ingå i koncernen och välj sedan knappen "Hantera". Det går endast att hantera en organisation i taget när man ska kopiera konton till koncernkontoplan.
Klicka nu på "Använd konton i koncern" för att inkludera kontona i koncernkontoplanen. Fortsätt med samtliga rödmarkerade konton i båda dotterbolagen.
Använd befintlig koncernkontoplan
Har du en koncernkontoplan sedan tidigare som du vill använda dig utav kan du klicka på nedåtpilen bredvid "Nytt koncernkonto" och sedan "Klistra in konton".
En ny ruta kommer upp.
Skriv in kontonummer och kontonamn, alternativt kopiera från exempelvis Excel. Konto och namn kommer att visas i sektionen under rutan. Klicka på "Klistra in konton" så kommer dessa att importeras till koncernkontoplanen.
Underkoncerner
Finns det underkoncerner i koncernstrukturen så är det lämpligt att skapa en koncernkontoplan längst upp i koncernen och därefter dela denna till underkoncerner. Det går inte att dela en koncernkontoplan "nerifrån och upp".
Bredvid "Nytt koncernkonto" finns en nedåtpil och därunder hittar man funktionen att "Dela kontoplan till koncern".
Respektive underkoncern kan därefter utgå från denna och lägga till konton utifrån underkoncernens behov. När alla underkoncerner har en kontoplan att utgå ifrån kan kontobryggning påbörjas. Börja alltid från botten av koncernen till toppen för att säkerställa att alla bryggningar översätts korrekt från botten till toppen.
Kontobrygga
I guiden Hur skapar jag en kontobrygga? kan du läsa mer om vad en kontobryggning är och hur den sätts upp. Tips är att börja brygga längst ner i koncernen och därefter arbeta sig uppåt för att säkerställa att alla konton bryggats korrekt från botten till toppen. Det är dock viktigt att tänka på att en kontobrygga endast sker på koncerndata, och inte påverkar den juridiska bokföringen som importeras. En kontobrygga slår först igenom efter import av data till koncern.
Det är ingen nackdel att ha många konton i sin koncernkontoplan, då det underlättar uppföljningen på koncernnivå. Det som är viktigt att brygga är om två olika konton betyder samma sak, men finns på olika platser i organisationernas kontoplaner. Samt om man har utländska bolag, som har en annan nummerserie än den man önskar i koncernen.
Det är inte att rekommendera att brygga ett resultatkonto mot ett balanskonto, så detta påverkar resultatet i koncernen. Om det ändå behövs, är det viktigt att ha det i åtanke vid uppföljningen.
Klicka på berörda konton och klicka sedan på “Brygga Konto” för att brygga.
Välj nu det koncernkontot som du vill brygga in till. Du kan även välja att tidsbegränsa bryggningen, välj då ett tidsintervall. Klicka sedan på "Spara" för att spara kontobryggan.
Det går även att brygga konton genom att klicka på fliken “Kontoplan” och underfliken “Kontobryggor” och sedan på “Ny kontobrygga”. Fyll i de rutorna som är markerade på bilden nedan.
Kontogrupper
Du kan skapa kontogrupper i fliken “Kontogrupper” med de konton som du vill ska ingå i specifika grupper. Dessa grupper kan du sedan använda i dina rapport-tabeller. Det skapas automatiskt variabler som vi kan använda. Se vidare i guiden, Hur skapar eller redigerar jag en egen kontogrupp?.
Kontoinställningar
Här ställer du in hur du vill att automatiska bokningar ska hamna i koncernen, till exempel Goodwill, valutaförändringar, minoritet.
Detta är viktiga att göra vid uppstart så att allt hamnar korrekt i koncernen.
Radmall
I fliken radmall så kan du strukturera om hur du vill att din koncerntablå ska se ut, guiden Koncerntablå för vidare hantering.
Omvandla bokföring till koncerndata
När koncernkontoplanen är skapad, kan man omvandla den juridiska bokföringen till koncernbokföring. Varje gång en ändring görs i koncernkontoplan måste bokföringen importeras till koncernen på nytt för att den ska slå igenom.
För ett dotterbolagbolag i en annan valuta än moderbolaget, kommer den juridiska bokföringen att omräknas till valutakursen som angetts under sektionen valutakurs för respektive koncernbokslutsperiod.
Valuta
Om något av dotterbolagen har en annan valuta än moderbolaget, måste först valutakurserna sparas, innan det går att importera bokföringen till koncernen. Valuta sätts via för varje organisation via inställningarna, se ytterligare information i guiden Administrera organisation.
Valutakurserna hämtas från Riksbanken. Boardeaser har i dagsläget stöd för 165 valutor men skulle valutan inte finnas för det specifika bolaget så behöver detta skötas manuellt varje månad.
När den juridiska bokföringen har importerats, och en eller flera av organisationerna i koncernen har en annan valuta, kommer detta att synas under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering-> Koncerndata-> Valutakurs.
Om valutakursen står som "Ej sparad", så som i bilden ovan, måste man trycka på knappen "Spara" innan importen av data till koncern. Notera att det går att byta i vyn mellan Period och Räkenskapsår.
Om det inte syns någon valutakurs i rutorna, får man trycka på de tre prickarna (...) till höger på raden och välja "Hämta valutakurser från Riksbanken".
När valutakursen är inhämtad, tryck på Spara för att gå vidare.
Importera bokföring till koncern
Gå till Koncernekonomi-> Koncerndata-> Bokföringsdata.
Om perioden är svart eller blå betyder det att det finns juridisk bokföring att importera till koncernen. Är perioden röd, behöver man komplettera med juridisk bokföring i respektive bolag.
Bokföringen kan dock importeras utan att vara komplett, och man kan importera hur många gånger som helst. Det som kan vara bra att veta är att varje import ersätter de tidigare inlästa siffrorna, dvs det är ingen komplettering utan siffrorna ersätts komplett.
För att importera bokföring tryck på "Importera bokföringen till koncern".
Kontrollera i rutan som kommer upp att det är rätt räkenskapsår uppsatt, samt att det är rätt period som bokföringen importeras för.
Står man i en period, som är mer än en månad in på räkenskapsåret, kommer även valet upp om man vill importera även tidigare perioder i räkenskapsåret.
Kryssar man i den, så kommer de tidigare perioderna upp som förvalda.
Tryck på "Importera bokföring till koncern" för att starta importen.
När importen är klar, och allt gick bra, kommer datumet för när bokföringsdata senaste lästes in i den perioden att uppdateras.
Om bokföringen är komplett uppladdad så kommer perioderna i listan bli gröna.
Grönt = OK, bokföringsdatan är inläst.
Detta förutsätter även att resultatet på kontona [3000-8999] är desamma i den juridiska bokföringen som det är i den koncernimporterade datan, annars blir det gult.
Gult = Det skiljer i bokföringsdata mellan dotterbolag och koncernbolaget på konto 3000-8989.
- Differenser kan bland annat bero på öresavrundning eller bokföringsjusteringar
Svart/blått = Det finns bokföringsdata som är redo att läsas in i koncernen
Rött = Bokföringen är ej inläst i bolaget eller om juridisk data saknas i koncernen
Grått = Dotterbolag ägdes ej i den perioden (utifrån ägarfördelningen)
Det skapas även en bokföringsfil med den importerade datan i sektionen nedanför.
Felsökning
Se guiden Felsökning juridisk bokföring mot koncerndata