Innehåll

Denna funktionalitet kräver tillägget Dropbox Integration och ett aktivt Dropbox-konto.

Dropbox Integration gör att alla filer och mappar i dokumentarkivet (“Dokument” i menyn) synkroniseras till en mapp i Dropbox. Detta är ett bra sätt att alltid ha en automatisk back-up i Dropbox.

Dessutom kan den inbyggda återställningsfunktionen i Dropbox användas för att återskapa filer som tagits bort av misstag.

Se filmklipp på hur man aktiverar Dropbox Integration, kopplar ett konto och synkroniserar:

 

Aktivera Dropbox Integration

Gå till Tilläggsshoppen och beställ tillägget “Dropbox Integration” genom att klicka på knappen “Aktivera”.

Gå sedan till Inställningar > Integrationer och klicka på “Aktivera” på integrationen Dropbox för att göra själva kopplingen mellan Boardeaser och det Dropbox-konto som ska användas (Boardeaser rekommenderar att använda ett Dropbox-konto som kontrolleras av organisationen och inte någon enskild användare, men vilket Dropbox-konto som helst fungerar rent tekniskt).

Skapa koppling

I nästa steg anger du det användarnamn och lösenord som ska användas för organisationens Dropbox. Godkänn sedan kopplingen mellan Dropbox och Boardeaser.

När kopplingen är gjord skapas en filstruktur på detta sätt i Dropbox-mappen:

Dropbox > Appar > Boardeaser > [organisationens mapp]

Klicka på knappen “Tvinga uppladdning av dokument till Dropbox” på Integrationer för att skapa en mapp i Dropbox > Appar för organisationen och sedan föra över allt innehåll från Dokument i Boardeaser dit. Detta kan ta några minuter beroende på hur mycket material som ska föras över.

 

Synkronisera innehållet från Boardeaser till Dropbox

Grundinställningen är att innehållet i Boardeaser hädanefter synkroniseras från Boardeaser till Dropbox, så att kopplingen är gjord enligt ovan så synkroniseras hela innehållet i Dokument i Boardeaser till organisationens mapp i Dropbox kontinuerligt.

Så fort en fil läggs till i Dokument så läggs den alltså även till i Dropbox, och om en fil tas bort från Dokument så tas den även bort från Dropbox-mappen (borttagna filer kan dock återställas i Dropbox, klicka här för att läsa mer). Om en fil läggs till i Dropbox-mappen förs den dock inte över till Dokument, läs längre ned om hur du vill synkronisera åt detta håll istället.

Visas inte vissa mappar i Dropbox så beror det antagligen på att de är tomma i Boardeaser, mappar förs endast över om de innehåller en fil.

 

Synkronisera innehållet från Dropbox till Boardeaser

Om du istället vill föra över mappar och filer från Dropbox till Dokument i Boardeaser så behöver du först slutföra integrationen inklusive att klicka på “Tvinga uppladdning av dokument till Dropbox” vilket gör att en mapp skapas i Dropbox och sedan att innehåller förs över en första gång.

Gå sedan till Inställningar > Avancerade Inställningar och leta upp avsnittet för Fillagring. I listan “Synkronisera filer mellan” så väljer du “från tjänst till Boardeaser”.

Se film på hur man aktiverar Dropbox och ställer in så att filer synkroniseras från Dropbox-mappen till Boardeaser:

Från denna stund förs synkroniseras alla filer och mappar kontinuerligt från Dropbox-mappen till Dokument i Boardeaser, så varje allting som läggs till eller tas bort i Dropbox-mappen läggs till och tas bort i Boardeaser. Filer som läggs till i Dokument i Boardeaser kommer inte föras över till Dropbox.

 

Inaktivera synkronisering

Gå till Inställningar > Avancerade Inställningar och leta upp avsnittet för Fillagring. Välj Synkronisera filer mellan: Inaktiverad för att inaktivera all automatisk synkronisering. Alla filer och mappar som finns på Dokument i Boardeaser och i Dropbox-mappen ligger kvar och kommer inte påverkas om filer på motsatt ställe ändras.

 

Ta bort koppling

Gå till Inställningar > Integrationer och välj “Inaktivera” för Dropbox så tas kopplingen mellan Boardeaser och tidigare valt Dropbox-konto bort. Du kan nu välja att synkronisera Boardeaser med ett annat Dropbox-konto. Inget tas bort varken i Dropbox eller Boardeaser om kontot inaktiveras men den automatiska synkronisering upphör.

Hittade du den hjälp du behövde?