Se klipp på hur justerare markerar protokollet som justerat utan kommentarer:

 

Beskrivning till ovanstående filmklipp:

  • Du som ska justera ett protokoll får ett e-postmeddelande från sekreteraren med begäran om att justera protokollet
  • Klicka på länken i mailet för att komma direkt till protokollet, eller logga in på app.boardeaser.com och klicka dig fram till protokollet
  • Om du inte har några kommentarer så klickar du på den gröna knappen med texten “Protokollet justerat” längst ned till höger
  • Ett e-postmeddelande skickas då till sekreteraren om att protokollet behöver redigeras
  • När sekreteraren har redigerat kan denne välja att antingen skicka ut protokollet för ny justering eller avsluta justeringen

 

Se klipp på hur justerare kommenterar och begär att sekreteraren ändrar protokollet:

 

Beskrivning till ovanstående filmklipp:

  • Du som ska justera ett protokoll får ett e-postmeddelande från sekreteraren med begäran om att justera protokollet
  • Klicka på länken i mailet för att komma direkt till protokollet, eller logga in på app.boardeaser.com och klicka dig fram till protokollet
  • Klicka på “Skriv kommentar”, skriv kommentaren, och klicka på “Kommentera” igen för att spara kommentaren
  • Om du vill att sekreteraren ska ändra protokollet klickar du på den röda knappen “Protokollet behöver ändras, se kommentar”
  • Ett e-postmeddelande skickas då till alla användare som är administratörer om att protokollet har justerats när du gjort det (om du är ensam eller sist)

 

Se klipp på hur användare med behörigheten Administratör kan hoppa över justeringen:

 

Beskrivning till ovanstående filmklipp:

  • Alla användare som har behörigheten Administratör kan göra så att protokollet passerar justeringssteget
  • Gå till Styrelserummet och leta upp det aktuella mötet
  • Klicka på steget “Protokoll”
  • Klicka på knappen “Redigera protokoll”
  • Klicka på knappen “Justera och lås” längst ned
  • Nu återstår för någon användare att godkänna protokollet, förslagsvis efter att det gåtts igenom på nästkommande styrelsemöte

Välj sätt att justera

I Boardeaser kan ni välja två olika sätt att justera protokoll:

  • Genom att sekreteraren begär kommentarer från den eller de användare som ska justera. Sekreteraren får meddelande när varje användare justerat men det är sekreteraren som väljer från kommentarerna hur protokollet ska skrivas. Sekreteraren samlar alltså in kommentarer och gör de ändringar som hen finner lämpligt. Detta är det förinställda sättet att justera.
  • Genom att sekreteraren skickar vidare protokollet till de användare som ska justera i en turordning. Varje användare kan redigera protokollet och avslutar genom att skicka vidare till nästa och den siste användaren låser protokollet. Med detta sätt lämnar sekreteraren ifrån sig ansvaret och det är justerarna som gör ändringar om de anser att det behövs.

Ni väljer vilket sätt ni vill använda genom att klicka på Inställningar i vänstermenyn och sedan Avancerade inställningar.

Det val du gör kommer gälla för alla nya möten ni skapar, de möten som redan är skapade påverkas alltså inte.

 

Justera enligt första alternativet

Om ni valt det första alternativet där användare justerar genom att kommentera protokollet går justeringen till så här:

  1. Sekreteraren väljer en eller flera användare som ska justera protokollet genom att klicka i dessa högst upp på protokollet.
  2. När sekreteraren är klar med att skriva protokollet klickar denne på knappen “Spara och skicka till justering” längst ned på protokoll-sidan.
  3. En vy visas då med rubriken “Skicka meddelande om justering”. Sekreteraren kan här skriva ett meddelande till de som ska justera samt sätta deadline för när kommentarerna ska vara inne.
  4. När sekreteraren klickar på “Skicka” så skickas ett e-postmeddelande till utvalda användare med uppmaning att lämna kommentarer och vilken deadline som är satt (om någon).
  5. När en justerare klickar på länken visas protokollet med möjlighet att ge kommentarer på varje punkt. Antingen skriver justeraren kommentarer genom att klicka på knappen och skriva kommentaren, eller så lämnar justeraren protokollet okommenterat. När justeraren är klar klickar denne på en av knapparna längst ned på sidan:
    1. “Protokollet behöver ändras, se kommentarer” (röd knapp)
    2. “Protokollet justerat, mindre kommentarer” (grå knapp)
    3. “Protokollet justerat” (grön knapp)
  6. Klickar justeraren på endera knapp får sekreteraren ett e-postmeddelande. Den som justerar sist (i det fall det finns flera justerare) låser protokollet om hen klickar på “Protokollet justerat”.
  7. Sekreteraren kan välja att redigera protokollet i enlighet med kommentarerna om hen vill, kommentarerna går att se både i visa-läget och redigerings-läget genom att klicka på “Visa kommentarer”. Efter redigering kan sekreteraren välja att skicka ut protokollet på en ny justeringsrunda genom att klicka på “Spara och skicka för justering” i redigerings-läget och upprepa steg 4-6 ovan. När sekreteraren är nöjd med protokollet klickar hen på “Justera och lås”, därefter låses protokollet för redigering (men kan låsas upp genom att klicka på “Begär ändringar” på steget “Justerat”).
  8. På nästkommande styrelsemöte går ni förslagsvis igenom protokollet och godkänner det. För att slutgiltigt arkivera protokollet klickar en användare (måste vara administratör eller sekreterare) på knappen “Godkänn justerat protokoll”. Efter detta skickas ett e-postmeddelande till de som ska signera protokollet om att deras underskrift efterfrågas. Har ni valt elektronisk signering skickas ett mail med uppmaning till detta.

Det går när som helst att kontrollera vilka som kommenterat och ej av justerarna genom att klicka på “Möten” och gå till det aktuella mötet i listan. Där går det också att påminna om någon justerare inte kommenterat. Se exempel:

Justera enligt det andra alternativet

Om ni valt det andra alternativet där användare justerar genom att redigera protokollet går justeringen till så här:

  1. Sekreteraren väljer en eller flera användare som ska justera när justeraren skriver protokoll, dessa tilldelas en ordning (justerare 1, 2, 3 etc).
  2. När sekreteraren är klar med att skriva protokollet klickar denne på knappen “Spara och skicka till justerare” längst ned på protokoll-sidan. Ett e-postmeddelande skickas då från Boardeaser till justerare nr 1 med uppmaning att denne ska logga in på Boardeaser för att justera protokollet.
  3. När justerare 1 klickar på länken i e-postmeddelandet och loggat in kommer denne till redigeringsläget för protokollet. Här kan justerare 1 göra ändringar om hen vill. Efter att ha gått igenom protokollet avslutar justeraren genom att klicka på “Spara och skicka vidare” om det finns ytterligare justerare i kedjan, annars heter knappen “Justera och lås”.
  4. Justerare 2 får ett motsvarande e-postmeddelande och följer samma procedur som i punkt 3.
  5. När den siste justeraren avslutat sin granskning och eventuella redigering klickar hen på knappen “Justera och lås”, nu är protokollet låst men går att låsa upp genom att klicka på “Begär ändringar”, då kan ni ändra och låsa igen.
  6. När den siste justeraren klickar på “Justera och lås” skickas ett e-postmeddelande till alla användare som bekräftar att protokollet är slutjusterat och finns att läsa om man klickar på länken i e-postmeddelandet.
  7. På nästkommande styrelsemöte går ni förslagsvis igenom protokollet och godkänner det. För att slutgiltigt arkivera protokollet klickar en användare (måste vara administratör eller sekreterare) på knappen “Godkänn justerat protokoll”. Efter detta skickas ett e-postmeddelande till de som ska signera protokollet om att deras underskrift efterfrågas. Har ni valt elektronisk signering skickas ett mail med uppmaning till detta.

Mer information: 

Klicka här för att se en snabbguide till hela mötesprocessen. Justering beskrivs vid ca 2:25 i filmklippet.

 

Hittade du den hjälp du behövde?