Innehåll

På detta steg skriver du protokollet under mötet och bestämmer vilka som ska kunna kommentera och justera efter att protokollet är klart.

Närvarande och uppgifter

Börja med att klicka i de användare som är närvarande. Är de inte närvarande men har meddelat förhinder kan du markera detta. Sedan kan du välja deras funktion på mötet och vem som ska vara sekreterare och en eller flera justerare (markera även ordförande som justerare om denne ska justera).

Styrelseledamöter listas alltid från start men både dessa och andra namn går att ta bort helt ur närvarolistan genom att klicka på de röda knapparna längst till höger. Se bild:

 

 

 

Protokollanteckningar

Innan eller under mötet kan ni ta fram föregående mötesprotokoll med knappen till höger som heter “Föregående protokoll”.

Protokollpunkterna ser ut och fungerar som dagordningspunkterna med några tillägg. Se till en början till att expandera varje punkt för att kunna redigera den. Här är de egenskaper som tillkommer när du skriver protokoll:

  • Anteckningar: Här skriver du vad ni diskuterar på mötet. Fattar ni ett eller flera beslut rekommenderar vi att ni klickar på “Lägg till beslut” så kommer Boardeaser hjälpa er hålla reda på fattade beslut
  • Lägg till beslut: Har ni fattat ett beslut så klickar du på denna punkt och anger det här. Ett beslut kan ha en ansvarig och en deadline om ni vill. Flera beslut kan kopplas till en punkt i protokollet.
  • Lägg till att-göra-uppgift: Vill du tilldela en att-göra-uppgift så klickar du här och anger uppgiften och till vem den ska tilldelas till. Det går att välja om uppgiften ska skrivas in i protokollet eller ej. Uppgifter kan även tilldelas via “Att-göra uppgifter” i vänstermenyn där även alla aktuella uppgifter visas.

 

Vill du lägga till en ny punkt som inte fanns med i dagordningen så klickar du på knappen “Lägg till ytterligare punkt”.

Hantera bilagor

Längst ned finns knappen “Hantera bilagor”. Klicka på den för att välja om bilagor som bifogats till antingen dagordningen eller protokollet ska visas i protokollet, och i så fall om de även ska länkas.

Se ett filmklipp här på hur bilagor man bifogar filer till dagordning och protokoll, samt ställer in vilka som ska visas och länkas på protokollet:

 

Kommentarer eller justering

När du är klar med protokollet kan du antingen välja att någon eller några ska kunna kommentera protokollet innan det går till justering, i så fall klickar du på knappen “Spara och begär kommentarer” längst ned.

När protokollet är redo att justeras klickar du på “Spara och skicka för justering”. En ruta visas då där du kan skriva ett meddelande till justerarna och ange när justeringen ska vara klar.

Hittade du den hjälp du behövde?