Innehåll

Inläsning av bokföringsdata

  1. Gå in i ert ekonomisystem och exportera sie4-filer för t.ex. 2-3 räkenskapsår bakåt i tiden.
  2. Logga in på Boardeaser, klicka till styrelserummet och därefter på fliken ”Ekonomi”. Första gången kan du ladda in en sie4-fil här.
  3. Klicka sedan på ”Filhantering” uppe till höger och sedan på knappen ”Ladda upp sie4-fil” och ladda upp de andra filerna.

Nu har du fått in ekonomisk data från de år du har laddat upp. På fliken ”Ekonomi” hittar du nu resultat- och balansräkning. Det finns också Dashboards med analyser, du kan titta på den inbyggda som heter “Sammanfattning” eller skapa en egen.

Klicka här för en mer utförlig beskrivning av hur du läser in bokföringsdata.

Se filmklipp på hur du laddar upp sie4-filer och ser de ekonomiska analyserna:

Lägg in budget

  1. Klicka på fliken ”Ekonomi”, sedan ”Filhantering” och därefter fliken ”Exportera”.
  2. Klicka på Ladda ner-ikonen för “Budgetmall”.
  3. Välj att exportera till Excel eller Google Sheets*.
  4. Välj om budgetmallen ska innehålla ett budgetförslag, samt vilket år budgeten ska gälla för.
  5. Öppna budgetmallen i Excel eller Google Sheets.
  6. På den första fliken fyller du i värden på konto för konto. Valde du att inkludera budgetförslag finns förifyllda värden på historisk resultaträkning och tillväxt som förslag, testa att ändra tillväxten i % och se hur det påverkar budgeten. Spara Excel-filen.
  7. Gå till Ekonomi > Filhantering och klicka på “Ladda upp budget” om du arbetar i Excel, annars välj fliken “Google Sheets” och synkronisera filen genom att klicka på de två snurrande pilarna.

Nu har du laddat upp en budget som Boardeaser automatiskt matchas mot utfall månadsvis och ackumulerat för räkenskapsåret.

Klicka här för en mer utförlig beskrivning av hur du arbetar med budget i Boardeaser.

*Kräver tillägget Google Sheets Integration, klicka här för att läsa mer.

Se filmklipp på hur du gör en budget och laddar upp med Excel:

Läs in egna nyckeltal

  1. Gå till Ekonomi > Filhantering > Exportera och klicka på exportera-knappen för filen “KPI-mall”.
  2. Välj om du vill arbeta i Excel eller Google Sheets* och period för tidsaxeln.
  3. Lägg till ett nyckeltal på varje rad, t ex. antal kunder, antal sålda varor, antal konsulter etc. OBS: i kolumnen längst till vänster (“Variabel”) får endast tecken från a till z och _ användas.
  4. Fyll i värden i cellerna så långt tillbaka som ni önskar. Spara Excel-filen när du är klar.
  5. Gå till Ekonomi > Filhantering och klicka på “Ladda upp budget” om du arbetar i Excel, välj annars fliken “Google Sheets” och synkronisera filen genom att klicka på de två snurrande pilarna.

Nu har du läst in egna nyckeltal. Du kan när som helst uppdatera exceldokumentet och ladda upp en uppdaterad version. Om du klickar på knappen Analysera och sedan fliken ”KPIer” så hittar du de KPIer som du har laddat upp. Dessa kan nu användas i t.ex. grafer, tabeller och variabler.

Klicka här för att läsa mer om egna nyckeltal.

*Kräver tillägget Google Sheets Integration, klicka här för att läsa mer.

Se filmklipp på hur du lägger in ett nycketal i Excel-mallen och laddar upp:

Skapa egna grafer

  1. Klicka in till Ekonomi och sedan knappen ”Analysera” och därefter ”Ny graf” uppe till höger.
  2. Här kan du visualisera vad som helst från balansrapporten, resultatrapporten, budget och dina egna nyckeltal.
  3. Börja med att klicka på fältet under ”Lägg till datakälla”. Nedan följer några exempel på vad du kan skapa i grafen:

Fördefinierade grupperingar: T.ex. kundfordringar, kassa och bank m.m. Klicka på en gruppering i dropdownmenyn och klicka på knappen ”Lägg till”.

Egna nyckeltal: Klicka på ”Default” högst upp och välj bland era egna nyckeltal.

Egen formel: Du kan själv skriva formler för vad du vill visualisera, t.ex. konton från bokföringen. Du kan t.ex. skriva –{3000-3999} för att visualisera omsättningen (negativt tecken före för att få intäkterna positiva) från alla intäktskonton. Tips: längst ner till höger kan du välja att visa en RR eller BR om du vill se specifika kontonummer i bokföringen.

Flera datakällor i samma graf: Om du t.ex. vill ha med omsättning och rörelsekostnader i samma graf så lägger du först till omsättning enligt ovan. Klicka sedan på formelfältet igen (det dyker upp ett nytt längst ner). Där kan du t.ex. skriva in formeln {4000-4999} och klicka ”lägg till”. Tips: Du kan ta bort R3 och R12 på varje graf genom att sätta dem till ”Inget”.

Nya nyckeltal från datakällor: Du kan visa nya nyckeltal i grafen genom att kombinera data. T.ex. så kan du skriva (–{3000-3999})/antalanstallda om du vill få ut omsättning per anställd (då har vi lagt in ett eget nyckeltal som heter antalanstallda för antal anställda respektive månad).

Sätt X och Y axel: Du kan själv styra hur långt bak och hur många månader framåt i tiden du vill ha med. Klicka på knappen ”Fler inställningar”, där kan du t.ex. sätta X-axeln till “Relativ” (då väljer du hur långt fram och tillbaka i tiden X-axeln ska vara) eller ”Räkenskapsår” (då väljer du om X-axeln endast ska visa nuvarande räkenskapsår eller några år tillbaka). Du kan också justera Y-axeln genom att välja “Fixed” och sedan ange min och max-värden.

Jämför med budget eller tidigare år: Om du vill ha med t.ex. en stapel för föregående år och en linje med budget (den ni laddat upp i Boardeaser via excelmallen) så klickar du på fältet “Lägg till datakälla” och sedan ”Funktioner”. Där kan du scrolla ner och välja ”PrevYear(”. Sen skriver du in det du vill hämta data för från föregående år, t.ex. “PrevYear(–{3000-3999)” om du vill visa omsättning för föregående år. På samma sätt kan du lägga till budgetdata men väljer då ”Budget(” och kan då skriva in “Budget(–{3000-3999})”.

Klicka här för att läsa mer om hur du skapar egna grafer.

Klicka här för en mer om hur du arbetar med formler i Boardeaser.

Se filmklipp på hur du skapar ovanstående grafer:

Skapa egna tabeller

Med egna tabeller kan ni skapa skräddarsydda tabeller, t.ex. varianter av RR och BR. Ni kan också skapa tabeller där ni själva kan lägga in t.ex. marginaler, grupperingar, egna nyckeltal osv.

  1. Gå till Ekonomi > Analysera och klicka på ”Ny tabell”.
  2. Skriv ett tabellnamn uppe till höger och sätt en rubrik.
  3. Klicka på plustecknet för att lägga till kolumner. Börja med att välja upplösning. Om du väljer intervall År och upplösning månad så får man ut alla månader i räkenskapsåret. Väljer du Intervall månad och upplösning månad så får man ut föregående månad.
  4. Klicka sedan på ”Ny rad”. Här kan du skriva formler eller välja grupperingar på samma sätt som i grafer (se beskrivning ovan).

Klicka här för att läsa mer om hur du skapar tabeller i Boardeaser.

Se filmklipp på hur du skapar tabeller med både bokföringsdata och egna nyckeltal:

Skapa rapporter och rapportmallar

Du kan enkelt skapa månadsrapporter till t ex styrelse och externa ägare i Boardeaser. På under en timme kan du komma igång med professionell rapportering!

  1. Klicka på fliken ”Rapporter” och sedan ”Skapa rapport”. Om du vill kan du först ladda ner färdiga rapportmallar på fliken ”Importera/publicera rapporter”
  2. Har du laddat ner en rapportmall kan du klicka på den högst upp för att utgå från mallen, annars kan du skapa din första rapport själv och spara som mall till nästa gång.
  3. Uppe till höger i rapporten finns ett datumfält, börja med att välja den period du vill rapportera till och med (t.ex. föregående månad).
  4. I rapportmallen kan du nu lägga till fält för rubrik, text, grafer, tabeller, kolumner och bilder.
  5. Du kan lägga till fält mitt i rapporten genom att föra musen över en rad och sedan klicka på plustecknet på ett existerande objekt. Du kan även flytta rader/element uppåt och nedåt i rapporten med upp/ner-pilarna.
  6. Du kan också ställa in om ett objekt ska börja på en ny sida i pdf-versionen av rapporten (klicka på kugghjulet på objektet).
  7. Du kan spara rapporten som pdf genom att klicka på ikonen uppe till höger. OBS: en pdf genereras i bakgrunden när du har sparat så det kan dröja några minuter innan den kan laddas ner eller uppdateras.
  8. När du är klar med rapporten kan du klicka ”Spara och visa”, klicka i rutan “Spara som mall” så behöver du bara ladda upp nästa periods data för att rapportera nästa gång.
  9. Publicera till styrelsen genom att klicka på ”Publicera” och välj mottagare.

Klicka här för att läsa mer om rapportering.

Se filmklipp på hur du sätter ihop din första rapport från en mall:

Hittade du den hjälp du behövde?