Numreringen för möten, och därmed protokoll, anges på det första steget i mötesprocessen som heter “Förberedelse”. Gå till alltså till Möten > Förberedelse och klicka på “Redigera mötesinformation”. Ändra sedan numret på mötet och klicka på “Spara”.

Om numrering i Boardeaser

I Boardeaser löper alla möten i en serie, det kan alltså bara finnas ett möte nr 1. Ett möte kan också bara vara ett tal, dvs man kan inte skriva t ex 2020-1. Om man vill så kan man “hoppa fram” i numren mellan åren när man anger mötesnumren så här:

Ange att första mötet 2021 ska ha nummer 202101, 202102, 202103 och så vidare. Året därpå måste man då komma ihåg att ange att det första mötet ska ha nummer 202201 och sedan 202202, 202203… Systemet kommer att varna för att det blir ett glapp i numreringen mellan t ex 202110 och 202201 men detta kan man bortse från.

Ett annat alternativ är att låta Boardeasers numrering löpa på men förtydliga i titeln för mötet genom att kalla första mötet nästa år för t ex “Styrelsemöte 2020-1”

Anledningen är vår tolkning av aktiebolagslagen 8 kap. 26 §:
“Styrelsens protokoll skall föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.”

Justerat men inte godkänt protokoll

Steget efter justering är Godkännande, på detta steg finns valet att antingen klicka på “Godkänn justerat protokoll” eller “Begär ändringar”. Klicka på “Begär ändringar” så går mötet ett steg tillbaka och numreringen kan ändras. Gå sedan till protokollet och klicka på “Justera och lås”.

Se filmklipp:

Lås upp godkänt protokoll

Om protokollet har godkänts så behöver protokollet låsas upp för att numret ska kunna ändras. Se denna guide för hur man låser upp protokoll:

Lås upp protokoll

 

Ändra numret på upplåst protokoll

När protokollet har låsts upp kan användare med behörigheten Administratör ändra numret, välja att hoppa över ny justering och godkänna protokollet. Sedan behöver det undertecknas på nytt för att arkiveras.

Se filmklipp och beskrivning nedan :

 

  • Gå till “Möten” och steget “Förberedelse” för det aktuella mötet.
  • Klicka på “Redigera mötesinformation” och ändra mötets nummer, avsluta genom att klicka på “Spara”.
  • Gå till steget “Protokoll”
  • Hoppa över justeringen genom att klicka på “Spara och skicka för justering” men stäng meddelanderutan och klicka på “Justera och lås”.
  • Klicka på “Godkänn justerat protokoll” på nästa steg.
  • Signera protokollet antingen genom e-signering eller på papper där en inskannad kopia laddas upp och mötet arkiveras genom att man klickar på “Markera som undertecknat”.

Hittade du den hjälp du behövde?