För att hantera signering av årsredovisning krävs tillägget Årsredovisningssignering ("Annual Report").
Denna guide beskriver hur du ska hantera signering av årsredovisningar för enskild organisation. För att hantera koncernårsredovisning finns flertalet guider samlade under Koncernårsredovisning
Innan du sätter igång rekommenderar vi att du säkerställer att den eller de personer som ska sköta hanteringen är tillagda som användare samt VD och den eller de revisorer som ska signera.
Innehållsförteckning
- 1. Skapa nytt signeringsärende
- 2. Starta hanteringen
- 3. E-signera årsredovisningen
- 4. E-signera och påminn
- 5. Revisorn e-signerar och laddar upp revisionsberättelsen
- 6. Årsstämman
- 7. Skriv ut och vidimera
- 8. Signera Fastställelseintyg
- 9. Skicka till Bolagsverket
- 10. Markera som skickat
- 11. Markera som mottaget
1. Skapa nytt signeringsärende
Klicka på Dokument > Årsredovisningar i vänstermenyn. Klicka därefter på knappen "Ny årsredovisning" för att komma igång.
OBS! Denna funktion används för att signera en befintlig årsredovisning, inte för att upprätta själva dokumentet i Boardeaser.
2. Starta hanteringen
Ange år, vem eller vilka som ska ansvara för hanteringen och om revision kommer att utföras.
- Ansvariga: Ansvariga för årsredovisningsprocessen i Boardeaser. Ansvariga får tillgång till samtliga dokument som är uppladdade till årsredovisningen.
- För organisationer utan listade användare visas nu inget fält för ansvarig. Det går bra att hantera årsredovisningar utan att utse en ansvarig. Det skapas dock inga uppgifter då eftersom det inte finns någon som kan få uppgiften.
- Revision kommer utföras: Om en revision kommer att utföras kan du markera alternativet.
Underlag
Vill du spara underlag tillsammans med årsredovisningen så går det nu att ladda upp vilken fil som helst på första steget i signeringsflödet.
Här är några exempel på underlag som kan vara lämpliga att bifoga:
- Inventarielista
- Lagervärdering
- Aktiverade projekt
Underlagen följer inte med när du ska skicka in årsredovisningen till myndigheterna utan lagras endast i Boardeaser.
Uppladdning av årsredovisning
Ladda upp årsredovisningen i PDF-format, antingen för digital påskrift av styrelsen eller underskriven och inskannad.
Årsredovisningen ska skrivas under av samtliga styrelseledamöter och i förekommande fall av VD. Om dokumentet ska signeras elektroniskt, klicka på "Skicka för e-signering" när uppladdningen är klar.
3. E-signera årsredovisningen
Ni kan antingen välja att signera årsredovisningen i Boardeaser med e-signering, eller så skriver ni på den på papper och skannar in en kopia som ni laddar upp.
Signera med e-signering
Skicka begäran om e-signering till styrelseledamöter och VD genom att klicka på knappen "E-signera" när uppladdningen är klar. Markera vilka personer som ska e-signera.
Det går även att tillåta undertecknare utanför organisationen om personer som ska signera inte har ett Boardeaser-användarkonto. Då klickar du i alternativet "Tillåt undertecknare utanför organisationen" och skriver in namn, roll samt e-post för personen. Notera att revisorn behöver ha ett Boardeaser-användarkonto och vara inbjuden i organisationen.
Samtliga undertecknare får ett e-postmeddelande med uppmaning och länk för att signera årsredovisningen hos Boardeasers samarbetspartner Assently.
När markerade personer har e-signerat årsredovisningen, skickas samma begäran till revisorn.
Ladda upp redan signerad årsredovisning
Ladda upp den signerade och inskannade årsredovisningen, klicka sedan på “Manuellt signerad”.
4. E-signera och påminn
E-signera årsredovisningen själv och se vilka som har e-signerat. Påminn om det behövs.
5. Revisorn e-signerar och laddar upp revisionsberättelsen
Nästa steg är revisorns signatur på årsredovisningen och att revisorn därefter laddar upp revisionsberättelsen.
När revisionsberättelsen är klar kan den laddas upp. Den kan sedan signeras elektroniskt av revisorn och användare kan begära detta genom att klicka på “Skicka för E-Signering”.
Klicka på “Manuellt signerad” om revisionsberättelsen redan har undertecknats på papper och signaturen är med i den inskannade versionen.
6. Årsstämman
Kallelse
Boardeaser hanterar inte kallelse och protokoll från årsstämman, men i kallelsen till årsstämman bör de två filer som nu finns framtagna (signerad årsredovisning och signerad revisionsberättelse) ingå. Klicka på “Markera att kallelse har skickats” när den har skickats för att kunna gå vidare.
Bolagsstämmoprotokoll
För framtida referens kan ni efter stämman ladda upp en kopia av stämmoprotokollet i Boardeaser på detta steg. Klicka på “Gå vidare för att skicka till Bolagsverket” antingen stämmoprotokollet är uppladdat eller ej.
7. Skriv ut och vidimera
Klicka på ”Dokument till Bolagsverket” för att skriva ut samtliga e-signerade dokument.
Be någon vidimera e-signaturerna på utskrifterna.
8. Signera Fastställelseintyg
Skriv ett fastställelseintyg och signera på papper. Skanna och ladda upp för arkivering.
9. Skicka till Bolagsverket
Skicka följande till Bolagsverket med post:
- Vidimerad utskrift av e-signerad årsredovisning
- Vidimerad utskrift av e-signerad revisionsberättelse
- Signerat fastställelseintyg i original
10. Markera som skickat
När dokumenten är skickade klickar du på ”Markerat som skickat till Bolagsverket”.
11. Markera som mottaget
När Bolagsverket har meddelat att dokumenten är mottagna, klickar du på ”Markera som mottaget hos Bolagsverket”.
12. Klart!
Nu har Bolagsverket fått rätt dokument och kopior på allt lagras automatiskt i Boardeaser
Hanteringen av årsredovisningen flyttas från fliken "Aktiva" till "Arkiverade".
Relaterade guider:
För att hantera koncernårsredovisning finns flertalet guider samlade under Koncernårsredovisning