För att hantera signering av årsredovisning krävs tillägget Årsredovisningssignering ("Annual Report").
Denna guide beskriver hur du ska hantera signering av årsredovisningar oavsett om det är en koncernårsredovisning skapad med Boardeasers funktionalitet eller en årsredovisning skapad i annat system. Årsredovisningar skapade i annat system är möjliga att ladda upp i PDF eller iXBRL-format, antingen för digital påskrift av styrelsen eller underskriven och inskannad på papper.
Innan du sätter igång rekommenderar vi att du säkerställer att den eller de personer som ska sköta hanteringen är tillagda som användare, samt VD och den eller de revisorer som ska signera.
1. Skapa nytt signeringsärende
Klicka på "Dokument" "Årsredovisningar" i vänstermenyn. Klicka därefter på knappen "Ny årsredovisning" för att komma igång.
OBS! Det här är inte en funktion för att skapa en årsredovisning i Boardeaser, utan för att signera en befintlig.
2. Starta hanteringen
Ange år, vem som ska ansvara för hanteringen samt VD och revisor.
Ladda upp årsredovisningen i PDF eller iXBRL-format, antingen för digital påskrift av styrelsen eller underskriven och inskannad. Är det en koncernårsredovisning skapad i Boardeaser så visas den här utan att du behöver göra något.
Årsredovisningen ska skrivas under av samtliga styrelseledamöter och i förekommande fall, VD. Om dokumentet ska signeras elektroniskt, klicka på "Skicka för E-signering" när uppladdningen är klar.
Revisor
I vissa fall behövs inte en revisor. Lämna isåfall fältet tomt.
Har ni inte lagt till revisorn som användare i Boardeaser kan du klicka på “Ändra användare” och bjuda in revisorn (om du vill att revisorn bara ska se utvalda delar som Årsredovisningen sätter du behörigheten till Begränsad). Revisorn måste acceptera inbjudan och kommer sedan bli uppmanad att signera årsredovisningen efter att alla styrelsemedlemmmar har gjort det.
3. E-signera årsredovisningen
Ni kan antingen välja att signera årsredovisningen i Boardeaser med e-signering, eller så skriver ni på den på papper och skannar in en kopia som ni laddar upp.
Signera med e-signering
Skicka begäran om e-signering till styrelseledamöter och VD genom att klicka på knappen "Skicka för E-signering" när uppladdningen är klar. Markera vilka personer som ska e-signera. Det går även att tillåta undertecknare utanför organisationen om personer som ska signera inte har ett Boardeaser-användarkonto. Då klickar du i alternativet "Tillåt undertecknare utanför organisationen" och skriver in namn, roll samt e-post för personen. Notera att revisorn behöver ha ett Boardeaser-användarkonto och vara inbjuden i organisationen.
Samtliga undertecknare får ett e-postmeddelande med uppmaning och länk till att signera årsredovisningen hos Boardeasers samarbetspartner Assently.
När markerade personer har e-signerat skickas samma begäran till revisorn.
Ladda upp redan signerad årsredovisning
Ladda upp den signerade och inskannade årsredovisningen, klicka sedan på “Manuellt signerad”.
4. E-signera och påminn
E-signera årsredovisningen själv och se vilka som e-signerat. Påminn om det behövs.
5. Revisorn e-signerar och laddar upp revisionsberättelsen
Nästa steg är revisorns signatur på årsredovisningen och att revisorn därefter laddar upp revisionsberättelsen.
När revisionsberättelsen är klar kan revisionsberättelsen laddas upp. Den kan sedan signeras elektroniskt av revisorn och användare kan begära detta genom att klicka på “E-Signera nu”.
Klicka på “Redan undertecknad” om revisionsberättelsen redan har undertecknats på papper och signaturen är med i den inskannade versionen.
6. Årsstämman
Kallelse
Boardeaser hanterar inte kallelse och protokoll från årsstämman men i kallelsen till årsstämman bör de två filer som nu finns framtagna (signerad årsredovisning och signerad revisionsberättelse) ingå. Klicka på “Markera att kallelse har skickats” när den har skickats för att kunna gå vidare.
Bolagsstämmoprotokoll
För framtida referens kan ni efter stämman ladda upp en kopia av stämmoprotokollet i Boardeaser på detta steg. Klicka på “Gå vidare för att skicka till Bolagsverket” antingen stämmoprotokollet är uppladdat eller ej.
7. Skriv ut och vidimera
Klicka på ”Dokument till Bolagsverket” för att skriva ut samtliga e-signerade dokument.
Be någon vidimera e-signaturerna på utskrifterna.
8. Signera Fastställelseintyg
Skriv ett fastställelseintyg och signera på papper. Skanna och ladda upp för arkivering.
9. Skicka till Bolagsverket
Skicka följande till Bolagsverket med post:
- Vidimerad utskrift av e-signerad årsredovisning
- Vidimerad utskrift av e-signerad revisionsberättelse
- Signerat fastställelseintyg i original
10. Markera som skickat
När dokumenten är skickade klickar du på ”Markerat som skickat till Bolagsverket”.
11. Markera som mottaget
När Bolagsverket meddelat att dokumenten är mottagna klickar du på ”Markera som mottaget hos Bolagsverket”.
12. Klart!
Nu har Bolagsverket fått rätt dokument och kopior på allt lagras automatiskt i Boardeaser
Hanteringen av årsredovisningen flyttas från fliken "Aktiva" till "Arkiverade".