Årsplanen visar aktiviteter i organisationen som berör styrelse och ledning.
Det finns två sätt att komma igång med årsplaneringen:
- Ni planerar möten själva på fliken “Möten” "Planera möte" i vänstermenyn. Har ni redan planerade möten, visas de direkt i årshjulet, annars visas de här efter att ni skapat dem.
- Ni använder en av våra två mallar för styrelseår med 5 eller 6 styrelsemöten. Klicka på "Möten" "Styrelseår". Klicka sedan på knappen “Ny årsplan” och konfigurera ert styrelseår enligt nedanstående beskrivning.
Skapa ny årsplan
Klickar du på “Ny årsplan” visas ett antal alternativ där du kan välja hur du vill ha ert styrelseår:
- Längst upp till vänster kan du välja vilket år du ska skapa möten för
- Antal möten per år exkl. konstituerande: Här anger ni om ni vill ha 5 eller 6 styrelsemöten utöver det konstituerande (som också genereras). Vill du ha fler möten kan du i nästa steg lägga till fler möten.
- Början av räkenskapsåret: Ange ert räkenskapsår.
- Början av styrelseåret: Ange vilken månad styrelsen vill börja arbeta, det vill säga vilken månad det första (det konstituerande) styrelsemötet efter bolagsstämman skall hållas.
- Dag i månad för begäran av uppdaterad bokföringsfil från ekonomiansvarig: Detta och följande steg praktisk betydelse om ni har Boardeasers ekonomitillägg. Ange här vilken dag i månaden påminnelsen till ekonomiansvarig ska skickas.
- Antal dagar mellan ekonomiredovisning och VD-rapport: Ange hur många dagar VD har på sig att skriva VD-rapport mellan när ekonomiansvarig uppmanas att uppdatera SIE4-filen och då VD ska rapportera till styrelsen.
- Ange dagar mellan VD-rapport och möte: Ange hur många dagar efter att VD ska ha rapporterat som styrelsen ska hålla styrelsemötet.
Gå vidare genom att klicka på "Spara och gå vidare".
I nästa steg kan du konfigurera förberedelserna för samtliga möten. Det är möjligt att konfigurera rubrik, tid, plats, tema, syfte och förberedelser. Vid behov lägg till ytterligare möten genom att klicka på "Lägg till möte". Ta bort möten genom att klicka på den röda knappen med ett kryss.
För att gå vidare, klicka "Spara".
Årshjulet
Styrelsens och bolagets aktiviteter visas i årshjulet. Alla möten som är skapade i Boardeaser visas utanför den yttre ringen. Klicka på mötet för att se ytterligare information om mötet.
Du kan filtrera vad som visas genom att klicka på “Filtrera roller”. I den innersta ringen visas generella bolagshändelser som sista dag för årsstämma, när årsbokslutet ska vara klart med mera. Du kan byta år genom att klicka på knapparna för åren.
För att skapa en ny årsplanering, klicka på knappen "Ny årsplanering".