Innan ett protokoll skickas ut för formell justering kan sekreteraren be valfria mötesdeltagare att lämna kommentarer på utkastet. Denna guide visar hela kommenteringsflödet: hur sekreteraren ber om kommentarer, hur ledamoten lämnar sina synpunkter och hur sekreteraren sedan granskar dem.
Bra att veta om kommentering vs. justering:
- Informell granskning: Kommenteringsrundan är ett frivilligt mellansteg för att samla in synpunkter från valfria deltagare innan protokollet låses och skickas till formella justerare.
- Behörighet: Mötessekreteraren eller en användare med rollen Administratör kan skicka protokollet för kommentering.
Innehållsförteckning
- 1. Be om kommentarer på ett protokoll (Sekreterare / Admin)
- 2. Lämna kommentarer på protokollet (Mötesdeltagare)
- 3. Se och hantera inkomna kommentarer (Sekreterare / Admin)
1. Be om kommentarer på ett protokoll (Sekreterare / Admin)
När utkastet till protokollet är färdigskrivet kan du bjuda in deltagare att lämna synpunkter:
- Öppna fliken Förhandsgranska i protokollvyn och klicka på Kommentarer och justering.
- Klicka på knappen Be om kommentarer.
- Skriv ett meddelande vid behov, ange sista datum för kommentering och markera vilka deltagare som ska kommentera protokollet. Klicka sedan på Skicka.
Protokollvyn uppdateras nu med status och tidsfrist för kommenteringsrundan, och de valda deltagarna får en inbjudan via e-post.
2. Lämna kommentarer på protokollet (Mötesdeltagare)
Om du har blivit ombedd att kommentera ett protokoll följer du dessa steg:
- Klicka på länken i e-postmeddelandet (eller logga in på app.boardeaser.com, öppna det aktuella mötet och klicka på Visa protokoll).
- Kommentera enskilda protokollpunkter genom att klicka på Skriv kommentar intill punkten, skriva din text och klicka på Kommentera. Du kan även skriva en övergripande kommentar om protokollet som helhet i fältet Kommentar längst ner.
- När du är klar klickar du på knappen Klar med kommentering.
(Behöver du ändra eller ta bort en kommentar du redan har postat klickar du på trepricksikonen (···) intill kommentaren och väljer Redigera eller Ta bort.)
3. Se och hantera inkomna kommentarer (Sekreterare / Admin)
När samtliga utvalda deltagare har klickat på Klar med kommentering skickas ett e-postmeddelande till sekreteraren. Du kan granska kommentarerna på två sätt:
I förhandsgranskningen (Visa protokoll)
Öppna mötet och klicka på Visa protokoll för att läsa samtliga punktkommentarer och övergripande kommentarer samlat i protokollet.
Direkt i redigeringsläget (Redigera protokoll)
När du uppdaterar protokollet utifrån synpunkterna ser du kommentarerna direkt vid respektive punkt:
- Klicka på Redigera protokoll.
- En kommentar-ikon visar vilka punkter som har kommenterats. Klicka på punkten för att expandera den.
- Klicka på knappen Kommentarer så öppnas kommentarerna i en popup-ruta medan du redigerar texten.