Har du blivit utsedd till justeringsperson för ett möte i Boardeaser? Denna guide visar steg för steg hur du öppnar protokollet, skriver kommentarer på enskilda punkter eller på protokollet som helhet, samt hur du slutför justeringen – oavsett om du godkänner med eller utan kommentarer, eller begär ändringar.
Bra att veta om justeringsrollen:
- Behörighet: Alla användare med ett konto i organisationen (inklusive användare med rollen Begränsad) kan utses till justerare. Externa personer utan konto i Boardeaser kan däremot inte vara justerare.
- Justering vs. signering: Justeringssteget innebär att du granskar och godkänner innehållet i protokollet. När samtliga justerare är klara går protokollet vidare till formell e-signering (om du även är utsedd till undertecknare).
Innehållsförteckning
- 1. Öppna protokollet för justering
- 2. Skriv kommentarer (på specifika punkter eller hela protokollet)
- 3. Slutför justeringen (Godkänn eller Begär ändringar)
1. Öppna protokollet för justering
När sekreteraren har skickat protokollet för justering får du ett e-postmeddelande med en direktlänk till justeringsläget.
- Klicka på länken i e-postmeddelandet (eller logga in på app.boardeaser.com, gå till Möten > Alla möten, öppna det aktuella mötet och klicka på Visa protokoll eller knappen Justera bredvid ditt namn).
- Läs igenom protokollet och eventuella bilagor. Om du inte har några synpunkter alls kan du hoppa direkt till steg 3 nedan.
2. Skriv kommentarer (på specifika punkter eller hela protokollet)
Har du synpunkter, frågor eller ändringsförslag kan du kommentera både på enskilda protokollpunkter och ge en övergripande kommentar för hela protokollet.
Kommentera en specifik protokollpunkt
- Klicka på Skriv kommentar intill den protokollpunkt du vill kommentera.
- Skriv din kommentar i textfältet som öppnas och klicka på Kommentera.
- Behöver du ändra eller ta bort en kommentar du redan har skrivit klickar du på trepricksikonen (···) vid kommentaren och väljer Redigera eller Ta bort.
Skriv en generell kommentar om hela protokollet
Scrolla längst ner i protokollet och skriv din övergripande kommentar i fältet Kommentar innan du väljer status.
3. Slutför justeringen (Godkänn eller Begär ändringar)
Längst ner i protokollet väljer du hur du vill slutföra din justering beroende på om texten behöver revideras eller inte:
Godkänn protokollet (med eller utan kommentarer)
Välj detta alternativ om protokollet kan godkännas som det är – eller om du har lämnat mindre kommentarer som inte kräver att sekreteraren skickar ut protokollet på en ny justeringsrunda:
- Klicka på den gröna knappen Godkänn längst ner till höger.
- Bekräfta genom att klicka på Skicka in justering.
Begär ändringar
Välj detta alternativ om sekreteraren måste korrigera texten i protokollet innan du kan godkänna det:
- Säkerställ att du har skrivit dina ändringsönskemål som punktkommentarer och/eller som en generell kommentar enligt steg 2 ovan.
- Markera alternativet Begär ändringar längst ner och klicka på Skicka in justering.
Vad händer när du har skickat in justeringen?
När samtliga utsedda justerare har skickat in sitt svar meddelas mötessekreteraren (och administratörer) automatiskt via e-post. Om någon justerare har valt Begär ändringar uppdaterar sekreteraren protokollet och vid behov skickar ut det på en ny justeringsrunda. Om alla har valt Godkänn går protokollet vidare till godkännande och e-signering.