Projects är ett tilläggsprodukt som beställs via Produktshoppen.
Med projekt kan styrelsen strukturera dokumentation, ansvar och tidsplan för projekt. Klicka på "Projekt" i vänstermenyn i Styrelserummet för att komma till denna del.
Första gången visas en beskrivning och knappen ”Nytt projekt”. Klicka på den för att skapa ditt första projekt.
För varje projekt kan följande anges, rubriker med * är obligatoriska:
- Titel* på projektet
- Beskrivning* för projektet
- Status, vilket kan vara ett av följande:
- Ej Startat
- Pågående (projektet har startat)
- Klart (projektet är klart men ännu inte godkänt)
- Godkänt av styrelsen (projektet anses avslutat)
- Nedprioriterad (projektet är startat men inte prioriterat)
- Borttaget (projektet har tagits bort)
- Arkiverat (projektet är avslutat och arkiverat)
- Bordlagd (projektet är uppskjutet tills vidare)
- Ansvarig, ange en ansvarig användare
- Klar senast, ange datum för sista datum så skickas en notis från Boardeaser
- Dokument, bifoga relevanta dokument till projektet
När du angett informationen, klickar du på “Skapa projekt”. Se exempel:
Hantera projekt
När ett projekt är skapat kan du klicka på namnet och se projektinformation för det. Ändra informationen, till exempel status, genom att klicka på “Redigera projekt”.
På fliken “Att-göra uppgifter” kan du tilldela uppgifter till användare i detta projekt med påminnelser och deadline.
Om ni fattar beslut på ett styrelsemöte som rör projektet, kan ni där koppla beslutet till projektet. I så fall visas dessa beslut på fliken “Beslut”.
Under projektets gång kan ni diskutera i kommentarsfältet längst ned. Se exempel på ett pågående projekt:
Koppla styrelsebeslut till projekt
När ett beslut antecknas i ett mötesprotokoll kan det kopplas till aktiva projekt. Skriv beslutet som vanligt men klicka på listan under “Tillhör projekt” och välj projektets namn.
Aktiva och avklarade projekt
På flikarna “Mina aktiva projekt” och “Alla aktiva projekt” visas de projekt där du är ansvarig respektive alla projekt som är aktiva. Så här kan listan med alla aktiva projekt se ut, färgkoderna hör ihop med statusen på ett projekt:
Ett projekt räknas som aktivt om det har någon av dessa status-alternativ:
- Ej startat
- Pågående
- Klart
- Nedprioriterat
- Bordlagd
På fliken “Avklarade projekt” visas alla projekt med någon av dessa status-alternativ:
- Godkänt
- Borttaget
- Arkiverat
Statusen kan ändras även på avklarade projekt, så det går alltså att återaktivera projekt.
Att göra-uppgifter
Att göra-uppgifter kan läggas till i ett projekt antingen från Att göra-uppgifter i vänstermenyn eller på fliken i projektet. Att göra-uppgifter kan ha slutdatum men måste tilldelas till en användare. Uppgifterna har inte olika status utan när en uppgift är klar klickar man bara på “Klar”: