Hoppa till huvudinnehållet

Skapa och redigera dagordning

  • Uppdaterad

Innehåll

Använd dagordningsmall

Under fliken Dagordningsmallar kan du förhandsgranska och använda organisationens sparade dagordningsmallar genom att klicka på knapparna "Förhandsgranska" respektive "Använd" bredvid den dagordningsmall du vill använda. 

Det finns flera guider om hur du skapar och hanterar dagordningsmallar.

Skärmavbild 2024-10-07 kl. 13.31.33.png

Lägg till punkter i en dagordning

När du skapar en dagordning till ett kommande möte kan du både använda en dagordningsmall och skapa en egen dagordning direkt. Oavsett vilket tillvägagångssätt du väljer är det möjligt att lägga till punkter i dagordningen. 

Klicka på fliken Dagordning för att lägga till dagordningspunkter genom att klicka på knappen “Lägg till punkt”. Lägg till en rubrik för punkten. 

Skärmavbild 2024-09-20 kl. 14.03.01.png

Redigera en dagordningspunkt

Se till att expandera varje punkt med pilen till vänster om punktnumret för att kunna redigera den. Tips: Det finns möjlighet att expandera/minimera samtliga dagordningspunkter genom att klicka på knappen "Expandera/minimera alla".

Dagordningen, och senare protokollet, består av punkter som har följande egenskaper:

  • Nummer på punkten: Den första punkten på ert första möte har nummer 1. I Inställningar Avancerade inställningar kan ni ange att numren ska följa efter varandra från protokoll till protokoll och i så fall har första punkten det nummer som följer efter sista punkten i föregående protokoll i fortsättningen.
    Läs mer hur du aktiverar inställningen i guiden Administrera organisation 
  • Rubrik: Här skriver du rubriken för punkten. Om du vill göra det enkelt behöver du inte fylla i något mer än rubriken.
  • Ikonen bredvid pilen: Om du vill ändra ordning på punkterna i dagordningen klickar du på de sex punkterna och drar punkten upp eller ner till önskad ordning.
  • Ta bort-knapp: Klicka på den röda knappen med ett kryss för att ta bort punkten från dagordningen.
  • Ange föredragande: Här kan du ange om det finns någon som är föredragande eller punktansvarig.
  • Tidsestimat: Här anger du en uppskattning av hur lång tid ni ska ägna åt den här punkten. Tiderna summeras i slutet av dagordningen.
  • Ange punkttyp: Ange om punkten ska vara en beslutspunkt, diskussionspunkt, informationspunkt, formaliapunkt, beslutsuppföljning, mötesuppföljning, rapportuppföljning eller uppgiftsuppföljning. 
    Anges beslutsuppföljning, rapportuppföljning eller uppgiftsuppföljning, läggs en knapp till ("Lägg till beslut", "Lägg till rapporter", "Lägg till möten" eller "Lägg till uppgift") där det är möjligt att inkludera beslut/rapporter/möten/att göra-uppgifter till dagordningspunkten.
    Läs mer i guiden Punkttyper i dagordning och protokoll
  • Punktbeskrivning: I detta fält beskriver du vad ni ska behandla under mötet. Under Inställningar Avancerade inställningar finns ett val som heter “Ta med punktbeskrivning i mötesprotokoll”. Om detta är aktiverat kan punktbeskrivningen redigeras även på protokollet, och texten tas med i det färdiga protokollet (annars sker inget av detta).
    Läs mer om hur du aktiverar inställningen i guiden Administrera organisation 
  • Paus efter punkt: Det är möjligt att ställa in paus efter punkten. Tiden läggs till på det totala tidsestimatet för hela mötet. 
    Läs mer i guiden Lägg till pauser i dagordningen
  • Protokolltext: Om du klickar på knappen "Förbered protokollanteckningar" kan du skriva ett utkast till ett färdigt protokoll. Denna text syns inte i dagordningen när den visas för andra. Ett bra tips är att skriva protokolltexter för alla formaliapunkter här i förväg. Sparar du dagordningen som mall, sparas även de förberedda protokolltexterna.
  • Bilagor: Om du vill kan du bifoga dokument som underlag till punkten, till exempel ett avtalsförslag som ska diskuteras. Du kan klicka på eller dra och släppa filer i rutan.
  • Lägg till förslag på beslut och att göra-uppgifter: Här kan du skriva in förslag på beslut och att göra-uppgifter i förväg samt ställa in om dessa förslag ska visas i dagordningen eller inte.

Skärmavbild 2024-09-20 kl. 14.11.27.png

Flytta en dagordningspunkt

För att flytta en dagordningspunkt klickar du på ikonen längst ut till vänster, håller in och drar och släpper punkten dit den ska vara. 

Notera: Behöver du flytta en protokollpunkt, så gör du på samma sätt.

Bild 1 - Svenska.png

 

Se videon om hur du flyttar en dagordningspunkt.

Bifoga filer på dagordningen

Du kan bifoga filer i dagordningen genom att klicka på eller dra och släppa filer under Bilagor. Det går att välja en fil från den lokala enheten genom att klicka på Välj fil. Om du klickar på Välj fil från arkiv kan du välja bland de dokument som har laddats upp i organisationens dokumentarkiv.

Läs mer i guiden Lägg till och inkludera bilagor till protokollet om hur du inkluderar bifogade bilagor i protokollet.

Förhandsgranska dagordning

Det finns möjlighet att förhandsgranska dagordningen genom att klicka på fliken "Förhandsgranska". Säkerställ att allt ser bra ut innan du går vidare till nästa steg och skickar kallelsen.

Ytterligare funktioner

Om du klickar på trepricksikonen (···) finns det ytterligare funktioner:

 

Nästa steg är att hantera kallelsen. Du kan läsa mer om det i guiden Kallelse