Skapa och redigera dagordning inför ett möte

Bra att veta inför arbetet med dagordningen:

• Behörighet: Användare med rollen Administratör (samt användare som tilldelats rollen Sekreterare eller Ordförande för det specifika mötet) kan skapa och redigera dagordningen.
• Snabb överblick: Använd knappen Expandera/minimera alla längst upp på dagordningen för att snabbt fälla ut eller ihop samtliga dagordningspunkter samtidigt.

Innehållsförteckning

• 1. Använd en dagordningsmall
• 2. Lägg till punkter i en dagordning
• 3. Redigera en dagordningspunkt
• 4. Flytta en dagordningspunkt
• 5. Bifoga filer på dagordningen
• 6. Förhandsgranska dagordning
• 7. Ytterligare funktioner via trepricksikonen (···)

1. Använd en dagordningsmall

Under fliken Dagordningsmallar kan du se organisationens sparade mallar. Klicka på Förhandsgranska för att granska innehållet i en mall, eller klicka på Använd för att kopiera in mallen till ditt möte.

Vill du skapa egna mallar? Läs mer i sektionen Dagordningsmall.

2. Lägg till punkter i en dagordning

Oavsett om du utgår från en dagordningsmall eller skapar en ny dagordning från grunden kan du när som helst lägga till nya punkter:

1. Öppna fliken Dagordning i mötesvyn.
2. Klicka på knappen Lägg till punkt och skriv in en rubrik för punkten.

3. Redigera en dagordningspunkt

Klicka på pilen till vänster om punktnumret för att expandera punkten och redigera dess innehåll. Varje dagordningspunkt (som senare ligger till grund för protokollet) innehåller följande delar:

• Punktnummer: Den första punkten på organisationens första möte får automatiskt nummer 1. Under Administration > Inställningar > Avancerade inställningar kan ni ställa in att numreringen ska löpa vidare från föregående protokoll. 
  Läs mer i guiden Administrera organisation.
• Rubrik: Punktens titel. 
• Ändra ordning / Ta bort punkt: Använd ikonen med sex prickar till vänster för att dra punkten uppåt eller nedåt (se avsnitt 4 nedan), eller klicka på den röda knappen med ett kryss för att radera punkten.
• Ange föredragande: Välj vem som är föredragande eller ansvarig för punkten.
• Tidsestimat: Ange beräknad tidsåtgång i minuter. Samtliga tidsestimat summeras automatiskt.
• Ange punkttyp: Välj om punkten ska vara en beslutspunkt, diskussionspunkt, informationspunkt, formaliapunkt eller uppföljningspunkt (beslutsuppföljning, mötesuppföljning, rapportuppföljning eller uppgiftsuppföljning). Väljer du en uppföljningspunkt visas en knapp för att koppla befintliga beslut, rapporter, möten eller uppgifter direkt till punkten. 
  Läs mer i guiden Punkttyper i dagordning och protokoll.
• Punktbeskrivning: Beskriv vad som ska behandlas under punkten. Om inställningen Ta med punktbeskrivning i mötesprotokoll är aktiverad under Avancerade inställningar förs texten med till protokollet och kan redigeras där. 
  Läs mer i guiden Administrera organisation.
• Paus efter punkt: Lägg in en paus efter punkten – paustiden räknas automatiskt in i mötets totala tidsestimat. 
  Läs mer i guiden Lägg till pauser i dagordningen.
• Protokolltext: Klicka på Förbered protokollanteckningar för att skriva ett utkast till protokolltext i förväg. Texten syns inte i dagordningen för mötesdeltagarna utan visas först när protokollet öppnas. (Tips: Förbered protokolltexter för återkommande formaliapunkter och spara som mall enligt guiden Spara dagordning som dagordningsmall)
• Bilagor: Bifoga underlag och dokument direkt till punkten (se avsnitt 5 nedan).
• Förslag på beslut och att göra-uppgifter: Lägg in förslag på beslut och uppgifter i förväg och välj om förslagen ska visas synligt i dagordningen inför mötet.

4. Flytta en dagordningspunkt

För att ändra ordningen på punkterna i dagordningen klickar du på ikonen med de sex prickarna längst ut till vänster om punkten, håller ner musknappen och drar punkten till önskad plats.

Notera: Du flyttar protokollpunkter på samma sätt när protokollet skrivs.

Se videon nedan för att se hur du flyttar en dagordningspunkt:

5. Bifoga filer på dagordningen

Under fältet Bilagor i en expanderad punkt kan du bifoga underlag på tre sätt:

• Dra och släpp filer direkt in i bilagerutan.
• Klicka på Välj fil för att hämta ett dokument lokalt från din dator.
• Klicka på Välj fil från arkiv för att välja ett dokument som redan finns uppladdat i organisationens dokumentarkiv.

Läs mer i guiden Lägg till och inkludera bilagor till protokollet om hur du inkluderar bifogade filer i det färdiga protokollet.

6. Förhandsgranska dagordning

Klicka på fliken Förhandsgranska för att se hur dagordningen kommer att presenteras för mötesdeltagarna. Kontrollera att rubriker, tidsestimat och bilagor ser bra ut innan du går vidare och skickar ut kallelsen.

7. Ytterligare funktioner via trepricksikonen (···)

Uppe till höger i dagordningsvyn finns en trepricksikon (···) med följande alternativ:

• Spara som mall: Sparar den aktuella dagordningen (inklusive eventuella förberedda protokollanteckningar) som en återanvändbar mall. 
  Läs mer i guiden Spara dagordning som dagordningsmall.
• Ladda upp dagordning: Ladda upp en dagordning som har skrivits i ett externt dokument. 
  Läs mer i guiden Ladda upp extern dagordning eller protokoll.
• Exportera dagordning: Skapar och laddar ner en PDF-export av dagordningen.
• Ändringshistorik: Visar en logg över vilka ändringar som har gjorts i dagordningen. 
  Läs mer i guiden Ändringshistorik i dagordning/protokoll.
• Ändra numrering: Ändra vilket startnummer den första punkten på dagordningen ska ha (kräver att löpande numrering är aktiverat under organisationens avancerade inställningar). 
  Läs mer i guiden Ändra startnumreringen för dagordnings- och protokollpunkterna.
• Ta bort: Raderar den aktuella dagordningen.

Nästa steg: När dagordningen är färdig är nästa steg att bjuda in deltagare och skicka kallelsen. Läs mer i guiden Skicka en möteskallelse.