Nedanstående guide presenterar en lösning på ett vanligt fel med avsaknad av signaturer på ett protokoll och hur du går tillväga för att åtgärda det.
Hur ett e-signerat protokoll ska se ut
När samtliga undertecknare har signerat ett protokoll så kommer det i protokollet finnas ett certifikat på sista sidan av protokollet. Se nedanstående exempel.
Vad har hänt om inget certifikat syns?
Om du inte ser ett sådant certifikat på sista sidan är det eftersom någon i styrelsen har klickat i att protokollet är "Markerat som undertecknat" (medvetet eller omedvetet) i signeringsstadiet. Det resulterar i att protokollet arkiveras direkt utan signeringar. De signeringar som redan inkommit kommer att försvinna i samband med klickandet på knappen.
Funktionen är till för att kunna bifoga externt signerade protokoll till möten.
Lösning
För att åtgärda detta behöver protokollet låsas upp och sedan skickas för signering igen.
Under "Arkiverade möten" hittas samtliga arkiverade protokoll, med eller utan signeringar. Leta upp det/de protokoll som inte har ett certifikat. För att påbörja upplåsningen klicka på "Visa arkiverat protokoll" för det/de protokoll som ska låsas upp och signeras.
Lås upp arkiverat protokoll
Tryck på ikonen med tre punkter (···) och välj alternativet "Lås upp".
Upplåsning av protokoll
Upplåsningen behöver accepteras av åtminstone två ledamöter (kan vara färre eller fler om organisationen ställt in detta). Välj dig själv och en till att acceptera upplåsningen och klicka på "Skicka".
Om du väljer dig själv räknas det som att du accepterar upplåsningen.
Acceptera upplåsning av protokoll
Upplåsningen hittas och accepteras i arkiverade möten vid det möte som ska låsas upp. Klicka på "Godkänn".
Redigera protokoll
När samtliga markerade ledamöter har accepterat upplåsningen är protokollet upplåst och finns under "Aktiva möten". Klicka på "Redigera protokoll".
Kommentarer och justering
Eftersom protokollet enbart ska skickas för signering så kan du klicka på "Kommentarer och justering".
Markera protokoll som klart
Klicka på knappen "Markera protokoll som klart".
Markera protokoll som justerat
Klicka i att protokollet är justerat genom att klicka på "Markera som justerat".
Det är möjligt att skicka protokollet för justering igen. Klicka då istället på knappen "Skicka till justerare igen".
Godkänn protokoll
Godkänn protokollet genom att klicka "Godkänn".
E-signera protokoll
E-signera protokollet genom att klicka på "Underteckna" intill ditt namn. Påminn andra ledamöter om det behövs. När samtliga ledamöter har e-signerat protokollet så hamnar mötet under "Arkiverade möten" med ett certifikat på sista sidan.
Om någon ledamot klickar "Markera som undertecknat" kommer protokollet arkiveras och inga signaturer visas.