För att kunna använda sig av KPIer behöver organisationen ha tillägget KPI-Analytics
Använd KPI-funktionen för att läsa in nyckeltal från er verksamhet i Boardeaser. Dessa kan sedan användas i de olika komponenterna samt i rapporter.
Denna guide avser skapande av KPI:er för enskilda organisationer.
Det finns en video som går igenom KPI-hantering, Rapportering uppsättning
Det finns även en video som visar hur du användar KPIer, Rapportering användning
Fler inspelningar finns på sidan Inspelade utbildningar.
Skapa KPI
Har du en handfull KPI:er som du vill uppdatera, är det lättast att göra det direkt i webbgränssnittet. Alternativet är att exportera en mall till Excel eller Google Sheets som man fyller i läser in. Dock är det att rekommendera att skapa upp KPI:er först och lägga till ett värde på varje, för då kommer alla med vid exporten. Fördelen är att man får rätt stavning m.m. och behöver inte riskera att det blir fel där.
Ytterligare information kring att exportera en KPI-mall och fylla i finns här.
För att skapa upp enskilda KPI:er, klicka på Ekonomi > Datahantering i vänstermenyn och klicka på fliken "KPIer".
Tryck sedan på "Ny KPI".
Börja med att namnge KPI:n med det namn som ska användas i systemet. Det får inte innehålla mellanslag och bara tecken från a till z och _ (understreck).
OBS! Det får inte vara fler än 64 tecken när man skapar ett KPI-värde, oavsett om man gör det via Excel-mallen eller direkt i systemet.
Notera att fältet "Namn" inte går att ändra efter att du tryckt på "Spara", då detta är ett fast datafält.
Sedan kan du skriva en beskrivning av nyckeltalet och ange enhet, om så önskas.
Ange typ av variabeldata:
- Resultat: Ett nytt värde måste anges på ett datum för att det ska räknas, dvs. om inget värde anges kommer inget värde att visas.
- Balans: Alla värden gäller tills vidare, dvs. om du anger ett värde för ett datum så kommer det gälla för alla datum efter detta tills dess att ett nytt värde anges.
Vill man använda budgetformel ihop med KPI, så måste man skapa upp det som ett resultat, eftersom det inte går att ha budget på balansvärden.
En annan skillnad är att för balans-KPI kan inte värden ackumuleras. Detta betyder att det inte går att använda balans-KPI ihop med formler i komponenter som har "ackumulerat".
Välj om KPI:n ska vara synlig i hela organisationen, eller privat, så endast den som skapat KPI värdet kan se det.
Om KPI-värden registreras för flera affärsområden går det att kryssa i "Summera affärsområden", så skapas det en summering av de värdena för organisationen. Detta förutsätter att affärsområden är skapade i systemet. Mer information om hur du gör det finns i denna guide Skapa upp affärsområden.
Tryck på "Spara" när informationen är rätt inlagd.
Därefter kan man mata in data i fliken "variabeldata".
Alternativt ta ut en KPI-mall, fyll i värdena där och läs in. Se guiden Hur anger man nyckeltal i en KPI-mall?.
Om värden ska registreras per affärsområde, måste man först välja det i rullistan "Välj affärsområde". Ska det gälla för hela organisationen kan rutan lämnas tom. De värdena kommer automatiskt att hamna under "organisation".
Som standard läggs värde i KPI in med typen utfall.
Välj datum, börja alltid med det datumet som är längst bak i tiden, i rutan till höger och ange värdet och tryck "Lägg till".
Det går även att lägga in värden för budget och/eller prognos. Välj då istället den typen i rullistan under "Budget", sedan går det att registrera värden även för dessa kategorier.
Lägger man in värden med budget eller prognos valt, möjliggör det att hantera värdet i systemet med budget-/prognosformel, på samma sätt som man kan hantera juridisk bokföring för enskilda bolag eller koncernimporterad data för koncernbolag.