Innan en KPI-mall tas ut, kan vi rekommendera att först skapa respektive KPI och ange ett värde för en period, eftersom de då följer med vid exporten med rätt stavning etc. Följ denna guide för att skapa ett KPI, Hur skapar man ett KPI?.
Ta ut en KPI-mall
Tryck på "Ekonomi" > "Datahantering" i vänstermenyn och fliken "KPIer", och välj "KPI-mall".
Därefter kommer en popup där du får lite olika val.
Välj om mallen ska laddas ner som Excel-fil eller föras över till Google Sheets (kräver Google Sheets Integration).
Välj period på tidsaxeln, vilka kolumner som ska skrivas ut samt KPI:er som ska följa med. De KPI:er som listas är de som redan finns registrerade.
Tryck på "Exportera" för att ladda ner filen.
Filhantering
Öppna den nedladdade filen för att justera värden.
Om det redan finns KPI:er inlagda kommer dessa med enligt valen ovan. Om det inte finns några, endast första och andra raden att ha värden.
Här är ett exempel på hur en mall kan se ut.
Rader
I den översta raden ska du bara ändra datumen (kolumnerna från H och vidare i exemplet ovan). Endast månader är tillgängliga som tidsintervall. Ange sista dagen i de månader du vill ha med i samma format som ovan (ÅÅÅÅ-MM-DD).
På den andra raden finns en beskrivningstext. Den kan du ta bort eller låta stå kvar, men fyll inte i någon data på denna rad.
På resterande rader visas den information som redan finns i systemet. Ska nya KPI:er läggas till börja då från första tomma raden, efter rad 2, och fyll på.
Kolumner
I kolumn A anges KPI:n så som systemet ska läsa in den, det innebär att namnet bara får innehålla stora och små bokstäver mellan a till z samt understreck. Denna kolumn motsvarar "Namn" vid manuell registrering.
OBS! Det får inte vara fler än 64 tecken när man skapar ett KPI-värde, oavsett om man gör det via Excel-mallen eller direkt i systemet.
I kolumn B kan du namnge KPI:n och här är alla tecken tillåtna. Denna kolumn har ingen motsvarighet vid manuell registrering (dock kan kolumnen fyllas i för de som redan finns registrerade, så fylls det på i systemet). Namnet kommer att synas under KPI-namnet i översikten.
Samma sak i kolumn C, där du kan ange en längre beskrivning. Kolumn C motsvarar "Beskrivning" vid manuell registrering.
Kortfattat är det som står i kolumn A till för datorer att läsa, men kolumn B och C läses av människor.
I resterande kolumner fylls KPI-värden i
Kolumn D: för varje ny KPI måste man fylla i Typ som antingen RESULT eller BALANCE.
Se guiden Hur skapar man ett KPI? för ytterligare information om skillnaden mellan resultat- och balanstyp.
Kolumnerna E till G kan innehålla antingen "Budget", "Enhet" eller "Affärsområde" beroende på vilka kolumner som valts vid exporten. Om man vill använda sig av budget- eller prognosvärden, så är det antingen BUDGET eller FORECAST som ska anges i kolumnen "Budget".
Om inget av dessa valdes, börjar det från kolumn E och framåt fylla på med KPI-värden, motsvarande det datum som står på rad 1.
Värdena som fylls i får endast innehålla siffror och decimaltecken.
Om en ny KPI ska registreras, så måste åtminstone ett värde anges i en av datumkolumnerna, om så inte bara 0, annars kommer inte KPI-namnet att läsas in.
När alla värden är ifyllda, spara filen.
Nedan är ett exempel på hur det kan se ut när värden är ifyllda.
Gå till "Ekonomi" > "Datahantering" i vänstermenyn och välj fliken "KPIer".
Tryck på "Ladda upp KPI".
När värdena är inlästa uppdateras datumet i kolumnen "Senast uppdaterad".