Allmänt
Du kan skapa egna rapport-tabeller från exempelvis bokföringsdata, koncerndata, budget och egna nyckeltal (KPI:er), precis som du kan göra med egna grafer. Rapport-tabellerna kan sedan användas i dashboards och rapporter.
Det går att använda rapport-tabeller både på organisationsnivå och koncernnivå, beroende på om de skapas via organisationen eller koncernen.
Grunden i Boardeasers rapport-tabeller är att kontointervall/formler anges på raderna och kolumnerna styr tidsenheterna eller ackumuleringen. Resultatet av formeln för respektive tidsenhet är det som visas i rapport-tabellerna.
På de ställen i guiden som affärsområde nämns, fungerar hanteringen på samma sätt för att visa alla dotterbolag på rad eller kolumnnivå, se även Hur lägger jag in affärsområden/kostnadsställen i en rapport-tabell?.
Innehållsförteckning
Skapa rapport-tabell
Gå till Ekonomi, alternativt Koncernekonomi, och välj Komponenter i vänstermenyn. Under fliken "Rapport-tabeller" trycker du på “Ny rapport-tabell”.
Redan skapade rapport-tabeller visas i listan. OBS! Om rapport-tabellen har inställningen Synlighet > Privat, syns den inte i listan, utan den återfinns i rullistan efter att ha tryckt "Ny rapport-tabell".
I nästa steg får man antingen välja att utgå från en befintlig rapport-tabell eller skapa en helt ny.
Utgå från en standard rapport-tabell
Välj en befintlig rapport-tabell i listan “Utgå från rapport-tabell”.
Om det är en standardkonfiguration, måste man börja med att skapa en kopia av den för att komma vidare. Tryck på "Spara kopia".
En informationsruta kommer upp. Tryck Spara för att komma vidare.
Tryck på fliken Redigera. Om radmallen används av andra rapport-tabeller, och är en standardkonfiguration, måste man trycka på "Frikoppla radmall" för att kunna justera raderna.
För att hantera respektive rad och kolumn, trycker man på pennan vid respektive.
Ytterligare information om inställningar i rapport-tabellen finns under sektionen "Skapa en egen rapport-tabell".
Skapa en egen rapport-tabell
Efter att ha tryckt på "Ny rapport-tabell", börja med att gå till fliken Inställningar och ange namn och eventuell rubrik som ska synas. Det finns ytterligare inställningar som går att göra, se guiden Inställningar i rapport-tabeller för ytterligare information.
OBS! Glöm inte att trycka på Spara vartefter ändringar görs. Om webbsidan lämnas kommer inte ändringarna att sparas.
Rader
Tryck på “Ny rad” för att skapa en rad.
Det går även att välja en befintlig radmall i rullistan till vänster. Se då istället instruktionerna ovan under "Utgå från en befintlig rapport-tabell".
Rubrik - Ange vad raden ska heta.
Formel - I fältet “Formel” anger du formeln för raden. Se vidare i guiden Introduktion till formler.
Tom rad - Kryssa i detta alternativ för att bara skapa en tom rad. Detta är användbart när du vill ha en rubrik i rapport-tabellen.
Expandera rader - Välj alternativ för att expandera raderna på konto- eller affärsområde/dotterbolag.
Visa framtida data - Kryssa i detta alternativ för att hantera data även för perioder efter det valda datumet.
Välj affärsområden - Se denna guide för ytterligare information om affärsområden i rapport-tabeller Hur lägger jag in affärsområden/kostnadsställen i en rapport-tabell?.
Enhet - Den automatiskt valda enheten Auto är förvald, annars kan du välja en annan bland dessa:
- Auto
- Valuta
- %
- Ingen
- Egen (ange enheten)
Textstil - Textstilen kan vara normal eller Rubrik 1.
Indikera negativa värden - Kryssa i rutan för att få en avvikande färg på radens negativa värden.
Extra marginal -Välj bland följande:
- Ovanför
- Under
- Vänster (indrag)
Avsluta med "Lägg till" för att raden ska skapas. Alla inställningar kan ändras i efterhand genom att trycka på pennan till vänster om respektive rad.
Summering
Summering är en typ av rad som automatiskt summerar andra utvalda rader. Tryck på “Ny Summering”.
Följande ruta kommer upp som påminner mycket om en ny rad/kolumn, se vidare där för betydelsen av inställningarna.
I summeringen finns det möjlighet att ange "Antal decimaler".
Välj vilka rader som ska summeras under "Summera rader".
Tryck på "Lägg till" för att spara summeringen.
Kolumn
Kolumner är alltid tidsenheter i Boardeaser, där man bland annat anger vilket intervall och vilken upplösning som datan från raderna ska visas i.
Tryck på "Ny kolumn" och rutan nedan kommer upp.
Titel - Ange rubrik för kolumnen
Intervall och upplösning - Intervall är den tidsperiod som datan ska avse och kan vara år, kvartal eller månad. Upplösningen kan vara år, kvartal eller månad, men aldrig en längre tidsperiod än intervallet. Det betyder att om intervallet är kvartal kan upplösningen inte vara år, och om intervallet är månad kan upplösningen också bara vara månad.
Väljs Månad som upplösning skapas det upp max 12 kolumner för dessa, beroende på när på året datan visas för. För kvartal är motsvarande max 4 kolumner.
OBS! Om kvartal används och det är ett brutet räkenskapsår, kommer detta att återspeglas i hur kvartalen visas i rapport-tabellen.
Exempelvis om ett räkenskapsår börjar 2024-07-01, kommer kvartalsindelningen se ut som följande:
Q1 2025 = Jul, Aug, Sep 2024
Q2 2025 = Okt, Nov, Dec 2024
Q3 2025 = Jan, Feb, Mar 2025
Q4 2025 = Apr, Maj, Jun 2025
Basera intervall och upplösning på kalenderår - Kryssa i denna ruta för att systemet ska hantera datan i kolumnen utifrån kalenderår istället för räkenskapsår.
Denna ruta är främst tänkt att användas av organisationer med brutet eller förlängt räkenskapsår, men som ändå vill rapportera för organisationen som om den hade kalenderår som räkenskapsår.
Ackumulerat - Ackumulerad data visas i kolumnen när intervall och upplösning skiljer sig åt. OBS! Krysset ska inte användas när intervall och upplösning har samma värde!
Exempel: Intervall: År och Upplösning: Månad, med "Ackumulerat" valt, så visas det sammanslagna värdet för hela året, annars visas värdet månad för månad.
Visa framtida data - Väljs för att kunna visa budget- eller prognosdata för framtida perioder, annars visas bara data fram till det datum som är valt.
Välj affärsområden - Se denna guide för ytterligare information om affärsområden i rapport-tabeller Hur lägger jag in affärsområden/kostnadsställen i en rapport-tabell?.
Kolumnformel - Det finns ett antal formler att välja på, alternativt välj "Egen" för att ange manuellt:
- Budget: Applicerar radens formel på budgetdatan istället för bokföringsdatan
- Budget diff: Ger skillnaden mellan budgetdatan och bokföringsdatan för formeln
- Budget %-diff: Ger skillnaden mellan budgeterat värde och utfall uttryckt i procent
- Föregående år: Applicerar formeln på föregående års data
- Föregående år (Helår): Applicerar formeln på föregående års hela data
- Föregående år diff: Ger skillnaden mellan föregående års värde och senaste värde
- Föregående år %-diff: Ger skillnaden mellan föregående års värde och senaste värde uttryckt i procent
- Prognos: Visar budgetdata efter att bokföringsdata slutar
- Ingående balans
- Ingående balans räkenskapsår
- Elimineringar
- Värde efter elimineringar
- Egen: Läs mer i guiden Introduktion till Formler för hur man skapar egna formler och funktioner.
Enhet - Samma som för "Ny rad"
Visas tillsammans med - Här kan man ange om en kolumn ska höra ihop med en annan.
Expandera kolumner - Välj ingen, eller att alla affärsområden/dotterbolag visas för sig
Visa datum - Förvald inställning som visar perioden för datan under rubriken i kolumnen
Visa hjälptext - En egen text kan anges som placeras som ett frågetecken till vänster om kolumnens titel
Indikera negativa värden - Kryssa i rutan för att få en avvikande färg på kolumnens negativa värden.
Avsluta med "Lägg till" för att kolumnen ska skapas. Alla inställningar kan ändras i efterhand genom att trycka på pennan ovanför respektive kolumn.
Flytta, kopiera eller radera rader och kolumner
För att hantera en eller flera rader/kolumner, sätt en bock i krysset till vänster om respektive rad alternativt kolumn.
Flytta rad/kolumn
Ikonerna som är markerade i bilderna nedan används för att flytta rader upp eller ner alternativt kolumner från vänster eller höger.
Dessa ändrar sig beroende på om det är en rad eller kolumn som är markerad samt i vilket läge rad/kolumn befinner sig i.
Kopiera, klistra in eller radera rad/kolumn
De tre symbolerna i bilden nedan är desamma för rad och kolumn.
När en rad eller kolumn är markerad och man trycker på den vänstra symbolen (Papperskorg) kommer det upp en kontrollfråga om man vill radera rad/kolumn.
Symbolen i mitten används för att kopiera den rad/kolumn som är markerad och symbolen till höger används för att klistra in den kopierade i rapport-tabellen.
Använd sedan pilarna ovanför för att flytta rad/kolumn till rätt ställe.
Expandera rader
Alla rader med ett kontointervall går att expandera när man tittar i rapport-tabellen (i en dashboard eller rapport) genom att klicka på plustecknet på raden. Om det finns beräkningar eller komplicerade formler på raden, så fungerar inte expanderingen.
Utgå från en radmall
En radmall är en fördefinierad mall för rader som kan användas i en tabell. Det går att skapa egna radmallar och det går även att redigera de fördefinierade radmallarna så att de anpassas till den specifika uppställning av rader en organisation vill ha i sina tabeller.
För att välja en radmall att utgå från gör du antingen direkt i "redigera" läget
Eller under "Inställningar"
När du har valt en radmall kan du börja bygga på med kolumner efter behov. Vill du kunna ändra raderna i radmallen måste man frikoppla radmallen. Fördelen med att använda radmallar är att du kan använda samma radmall i flera tabeller, således slipper man bygga upp samma rader flera gånger. En ändring i radmallen innebär att samma ändring sker i alla tabeller som använder sig av radmallen.