Genom att använda dagordningsmallar effektiviserar du mötesförberedelserna och säkerställer att viktiga punkter alltid inkluderas. Mallar är tillgängliga för alla användare med rätt roll inom organisationen.
Innehållsförteckning
- Skapa en ny dagordningsmall
- Spara en befintlig dagordning eller protokoll som mall
- Använda en sparad mall i ett möte
- Redigera och radera mallar
- Dela och importera mall
Skapa en ny dagordningsmall
Om du vill bygga en standardstruktur för framtida möten kan du skapa en mall helt från början.
- Klicka på Möten > Dagordningsmallar i vänstermenyn.
- Klicka på knappen Lägg till dagordningsmall.
- Namnge mallen (t.ex. "Styrelsemöte Standard") och klicka på Spara.
-
Nästa steg är att lägga till och strukturera ärendepunkter. Det går att ställa in tidsestimat, ange punkttyp, ställa in paus efter punkt. Sedan kan du skriva in punktbeskrivning samt protokolltext. Ändringar sparas automatiskt, men det går att manuellt spara genom att klicka på knappen "Spara".
Tips: Du kan använda dig av hastags # och jobba med standardfraser när du skriver punktbeskrivning samt protoll. Se mer i guiderna Hashtags mötesprocessen samt Introduktion standardfraser.
Du kan läsa mer om tillgängliga punkttyper i guiden Punkttyper i dagordning och protokoll
För att flytta skapade punkter finns instruktioner i guiden Flytta en dagordningspunkt
Spara en befintlig dagordning eller protokoll som mall
Du kan omvandla en dagordning från ett specifikt möte till en återanvändbar mall.
- Öppna det aktuella mötet och gå till fliken Dagordning.
- Klicka på trepricksikonen (···) uppe till höger och välj alternativet Spara som mall i rullistan.
- Ange ett namn för mallen och klicka på Skapa. Mallen finns nu tillgänglig i organisationen.
Notera: Du kan skapa en dagordningsmall av ett aktivt eller arkiverat protokoll.
- Aktivt protokoll: Klicka "Möten" sen "Alla möten" i vänstermenyn. Klicka på Protokoll-fliken i mötet och därefter knappen "Redigera protokoll" eller "Visa protokoll". Tryck på ikonen med de tre punkterna (···) upp till höger, och välj alternativet "Spara som dagordningsmall".
- Arkiverat protokoll: Klicka "Möten" sen "Alla möten" i vänstermenyn. Välj fliken "Arkiverade möten". Tryck på knappen "Visa arkiverat protokoll" för specifikt möte. Tryck på ikonen med de tre punkterna (···) upp till höger, och välj alternativet "Spara som dagordningsmall".
Använda en sparad mall i ett möte
När du skapar ett nytt möte kan du snabbt applicera din sparade mall.
- Skapa ett nytt möte genom att klicka på Möten > Planera möte i vänstermenyn.
- När du kommer till steget för dagordning visas en lista över tillgängliga mallar i organisationen.
- Välj önskad mall genom att klicka på knappen Använd.
Notera: Du kan alltid redigera punkterna i det specifika mötet efter att mallen har applicerats utan att originalmallen ändras.
Redigera och radera mallar
För att hålla organisationsmallarna uppdaterade kan du när som helst göra justeringar.
- Redigera: Klicka på Möten > Dagordningsmallar i vänstermenyn. Klicka på trepricksikonen (···) invid den mall som ska redigeras och välj Redigera i rullistan.
- Radera: Klicka på trepricksikonen (···) invid den mall som ska tas bort och välj Ta bort i rullistan. Observera att detta inte påverkar redan skapade möten som använder mallen.
Dela och importera mall
Det är möjligt att dela skapade mallar mellan dina olika organisationer.
- Publicera mall: Se guiden Publicera en mall/mallpaket
- Importera mall: Se guiden Importera en mall/mallpaket