Via trepricksikonen (···) uppe till höger i dokumentarkivet kommer du åt flera vyer för att överblicka, följa upp och återställa dokument. Denna guide visar hur du använder Dokumentöversikt, ser Senaste dokument, kontrollerar Ändringshistorik och Lästa dokument samt hanterar Papperskorgen.
Innehållsförteckning
- 1. Så hittar du menyvalen i dokumentarkivet
- 2. Dokumentöversikt – Se hela mappstrukturen på ett ställe
- 3. Senaste dokument – Se senast tillagda filer
- 4. Ändringshistorik – Se vem som laddat upp eller tagit bort filer
- 5. Lästa dokument – Se läshistorik över dokument
- 6. Papperskorg – Ta bort och återställ dokument
1. Så hittar du menyvalen i dokumentarkivet
Samtliga vyer i denna guide nås från samma meny:
- Klicka på Dokument > Alla dokument i vänstermenyn.
- Klicka på trepricksikonen (···) uppe till höger i vyn och välj det önskade alternativet i listan.
2. Dokumentöversikt – Se hela mappstrukturen på ett ställe
Dokumentöversikten ger dig en samlad struktur över samtliga mappar, undermappar och filer i Boardeaser. Detta är särskilt användbart när organisationen har en omfattande samling dokument och du snabbt vill se under vilken mapp en specifik fil ligger i.
- Klicka på trepricksikonen (···) och välj Dokumentöversikt.
- I dokumentöversikten kan du expandera och minimera mappar genom att klicka på mappen och öppna dokument på samma sätt som i dokumentarkivet.
3. Senaste dokument – Se senast tillagda filer
I standardvyn visas mappar först, följt av dokument i bokstavsordning. Vill du istället snabbt se vad som nyligen har lagts till i arkivet väljer du Senaste dokument:
- Klicka på trepricksikonen (···) och välj Senaste dokument.
- Samtliga dokument presenteras som standard i kronologisk ordning, sorterade efter senast tilläggsdatum. Det går även att sortera efter egna preferenser.
4. Ändringshistorik – Se vem som laddat upp eller tagit bort filer
Via Ändringshistorik får du en spårbar logg över vilka användare som har laddat upp respektive raderat dokument i dokumentarkivet:
Behörighet som krävs: Denna vy kan enbart nås av användare med rollen Administratör i organisationen.
- Klicka på trepricksikonen (···) uppe till höger och välj Ändringshistorik.
- I listan ser du händelser, tidpunkter och vilken användare som utfört respektive åtgärd.
5. Lästa dokument – Se läshistorik över dokument
När användare har gått igenom ett dokument kan de markera det som läst.
- Klicka på trepricksikonen (···) uppe till höger och välj Lästa dokument.
- Här ser du en översikt över vilka personer i organisationen som har läst respektive dokument. En grön prick under användarens avatar visar att dokumentet är markerat som läst.
6. Papperskorg – Ta bort och återställ dokument
När du tar bort filer i Boardeasers dokumentarkiv raderas de inte direkt utan flyttas till Papperskorgen, där de ligger kvar i 90 dagar innan de tas bort permanent.
Viktigt att veta om papperskorgen:
- Behörighet: Du behöver ha rollen Administratör i organisationen för att kunna ta bort dokument och återställa dem från papperskorgen.
- Lagringstid (90 dagar): Raderade dokument kan återställas inom 90 dagar från det att de flyttades till papperskorgen. Därefter raderas de automatiskt permanent.
Ta bort ett dokument
- Gå till Dokument > Alla dokument, klicka på trepricksikonen (···) till höger om dokumentet du vill ta bort och välj Flytta till papperskorgen.
- Bekräfta borttagningen i dialogrutan som visas. Dokumentet flyttas nu till papperskorgen.
Hitta och återställ dokument från papperskorgen
- I dokumentarkivet klickar du på trepricksikonen (···) uppe till höger och väljer Papperskorg.
- Leta upp filen i listan, klicka på trepricksikonen (···) till höger om dokumentet och välj Återställ.