Denna huvudguide ger en samlad genomgång av hur du arbetar i dokumentarkivet i Boardeaser. Här lär du dig hur mappstrukturen fungerar, hur du skapar mappar, delar, kopierar, flyttar, döper om och exporterar filer – samt hur du kontrollerar åtkomst och e-signaturer.
Innehållsförteckning
- 1. Överblick, behörighet och systemmappar
- 2. Skapa mapp (och privat mapp)
- 3. Ladda upp dokument och mappar
- 4. Ändra filnamn på ett uppladdat dokument
- 5. Dela dokument och se delningshistorik
- 6. Kopiera, duplicera och kopiera länk till dokument
- 7. Flytta dokument och mappar
- 8. Exportera och ladda ner dokument och mappar
- 9. Lagringsutrymme i Boardeaser
1. Överblick, behörighet och systemmappar
Klickar du på Dokument > Alla dokument i vänstermenyn återfinns samtliga dokument och mappar som du har tillgång till utifrån din användarroll i organisationen. Klicka på en mapps eller fils namn för att öppna den.
Läs mer om organisationens olika användarroller i guiden Standardroller, eller se hur du växlar mellan olika vyer (som Dokumentöversikt och Senaste dokument) i guiden Översikt, historik och papperskorg i dokumentarkivet.
Åtkomst till mapp
I samtliga vyer ser du direkt hur många personer i organisationen som har åtkomst till att se och redigera en mapp. Genom att klicka på Åtkomst kan du även se exakt vilka personerna är.
Kontrollera om ett dokument är e-signerat
För att se om en fil i dokumentarkivet är signerad, för du muspekaren över dokumentets filikon. Där framgår det om dokumentet är under signering eller färdigsignerat.
Automatisk lagring från möten och Compliance
Förutom att skapa egna mappar och ladda upp filer manuellt sparar Boardeaser automatiskt dokument från andra delar av plattformen i egna mappstrukturer. Exempelvis sparas möteshandlingar, bilagor och protokoll automatiskt under Styrelsemöten, dokument i Compliance lagras automatiskt i mappen Bolagsformalia, rapporter i mappen Rapporter.
2. Skapa mapp (och privat mapp)
För att strukturera arkivet klickar du på knappen Skapa mapp, anger ett mappnamn och bekräftar. Vill du skapa en undermapp klickar du först in i huvudmappen och gör på samma sätt.
Skapa privat mapp: När du skapar en mapp kan du bocka i Gör privat så att endast du själv och utvalda personer ser mappen. Läs mer i guiden Privata mappar och behörigheter i dokumentarkivet.
3. Ladda upp dokument och mappar
Du kan antingen dra och släppa enskilda filer eller hela mappstrukturer med undermappar direkt in i dokumentarkivet, eller klicka på knappen Ladda upp dokument uppe till höger.
Fullständiga steg-för-steg-instruktioner, videoguide och tips kring migrering hittar du i guiden Ladda upp dokument och mappar i dokumentarkivet.
4. Ändra filnamn på ett uppladdat dokument eller mapp
Du kan byta namn på filer eller mappar direkt i dokumentarkivet:
- Gå till Dokument > Alla dokument, klicka på trepricksikonen (···) intill den fil eller mapp du vill byta namn på och välj Redigera.
- Skriv in det nya namnet och klicka på Spara.
5. Dela dokument och se delningshistorik
Du kan skicka en direktlänk till utvalda dokument via e-post till inbjudna användare i organisationen:
- Klicka på trepricksikonen (···) vid dokumentet och välj Dela dokument.
- Välj vilka personer som ska få ett e-postmeddelande med länk till dokumenten.
- Vill du se vilka som tidigare har fått ett dokument delat till sig öppnar du Dela dokument och klickar på fliken Delningshistorik, där namn och datum visas.
6. Kopiera, duplicera och kopiera länk till dokument
Via trepricksikonen (···) vid en fil eller mapp (eller genom att markera en eller flera objekt i kryssrutorna till vänster och använda verktygsfältet i toppen) kan du:
- Duplicera: Skapar omedelbart en dubblett av dokumentet eller mappen direkt i samma mappvy.
- Kopiera & Klistra in: Kopierar objektet till urklipp. Navigera sedan till valfri mapp eller undermapp och klicka på Klistra in [namn] i toppen (eller välj Klistra in via trepricksikonen).
- Kopiera länk till fil: Kopierar direktlänken till en uppladdad fil så att du kan klistra in den i exempelvis ett e-postmeddelande eller en dagordning.
7. Flytta dokument och mappar
För att organisera om i arkivet markerar du kryssrutan till vänster om de dokument eller mappar du vill flytta och klickar på Flytta i toppmenyn:
Klicka in i målmappen och bekräfta genom att klicka på Flytta. Behöver du navigera bakåt i mappstrukturen använder du den klickbara sökvägen (brödsmulorna) längst upp.
8. Exportera och ladda ner dokument och mappar
Med några få klick kan du ladda ner utvalda filer och mappar – eller hela ert dokumentarkiv – som en komprimerad .zip-fil till din dator:
- Ladda ner utvalda mappar (t.ex. alla möteshandlingar): Bocka i kryssrutan till vänster om önskad mapp (exempelvis mappen Styrelsemöten för att få ut alla e-signerade protokoll och bilagor) och klicka på Exportera i toppmenyn.
- Ladda ner hela dokumentarkivet: Klicka i den översta tomma kryssrutan längst upp till vänster för att markera samtliga mappar och filer, och klicka sedan på Exportera.
9. Lagringsutrymme i Boardeaser
Varje organisation har som standard 20 GB lagringskapacitet i Boardeaser. Behöver ni utöka lagringsutrymmet kontaktar ni sales@boardeaser.com.
För att kontrollera hur mycket utrymme som används går du till Dokument > Alla dokument och scrollar längst ner på sidan – där visas använt utrymme i förhållande till er totala kapacitet.