I Boardeasers dokumentarkiv kan du ladda upp både enskilda filer och kompletta mappstrukturer med undermappar och filer – antingen genom att dra och släppa direkt i dokumentarkivet eller via uppladdningsknappen. Denna guide visar hur uppladdningen fungerar samt hur du migrerar en befintlig mappstruktur från ett annat system.
Bra att veta vid uppladdning:
- Behörighet att ladda upp: Som standard är det enbart användare med rollen Administratör som kan ladda upp dokument och mappar i dokumentarkivet. I privata mappar – eller om en användare med lägre behörighet har tilldelats redigeringsbehörighet på en specifik mapp – kan även dessa användare hantera mappen samt ladda upp och ta bort mappar och dokument där.
- Bevarad mappstruktur: När du laddar upp en mapp innehållandes undermappar behåller Boardeaser hela din lokala struktur inklusive alla undermappar och filer automatiskt.
- Systemmappar med hänglås: Både användare och systemet kan skapa mappar. Mappar markerade med ett hänglås är skapade av Boardeaser och kan inte tas bort eller flyttas.
- E-signering: Har organisationen e-signeringstillägget kan du begära e-signaturer direkt på uppladdade PDF-filer (gäller ej filer i privata mappar).
Innehållsförteckning
- Gå till rätt plats i dokumentarkivet
- Metod 1: Dra och släpp filer eller mappar direkt
- Metod 2: Ladda upp via knappen "Ladda upp dokument"
- Videoguide: Ladda upp mapp med undermappar
- Migrera mappstruktur från ett annat system
- Hantera behörighet på uppladdade mappar
Gå till rätt plats i dokumentarkivet
- Klicka på Dokument > Alla dokument i vänstermenyn.
- Navigera in i den mapp där du vill placera filerna eller mapparna. (Vill du först skapa en ny mapp klickar du på Skapa mapp, anger ett namn och bekräftar).
Metod 1: Dra och släpp filer eller mappar direkt
Du kan föra över både enskilda dokument och hela mappstrukturer genom att dra och släppa dem direkt in i dokumentarkivets filvy:
- Markera de filer eller den mapp du vill ladda upp från din dator.
- Dra och släpp dem direkt in i den aktuella vyn i dokumentarkivet.
- Uppladdningen startar automatiskt och filerna/mapparna placeras direkt i den mapp du befinner dig i. (Behöver du avbryta en pågående överföring klickar du på Avbryt.)
Metod 2: Ladda upp via knappen "Ladda upp dokument"
Vill du granska och eventuellt komplettera listan med filer innan överföringen startar använder du uppladdningsknappen:
- Klicka på knappen Ladda upp dokument uppe till höger.
- Dra och släpp dina filer eller din mapp i det markerade uppladdningsfältet. (Observera: Klickar du på Välj fil i dialogrutan kan du endast markera enskilda filer, inte hela mappar.)
- En förhandsgranskningslista över alla filer och undermappar visas. Lägg till fler objekt vid behov och klicka sedan på Ladda upp för att starta uppladdningen. När uppladdningen är klar klickar du på Stäng.
Videoguide: Ladda upp mapp med undermappar
Se den korta instruktionsfilmen nedan för att se hur du laddar upp en hel mappstruktur med undermappar:
Migrera mappstruktur från ett annat system
Ska ni flytta över hela ert dokumentarkiv från ett tidigare styrelseportal- eller lagringssystem rekommenderar vi följande arbetssätt:
- Exportera alla mappar och filer från ert föregående system till din dator.
- Om exporten laddas ner som en komprimerad .zip-fil måste du först packa upp (extrahera) den lokalt på datorn.
- Ladda därefter upp hela den uppackade mappstrukturen på en gång genom att dra och släppa rotmappen in i Boardeasers dokumentarkiv enligt Metod 1 ovan.
Hantera behörighet på uppladdade mappar
Som standard är uppladdade mappar synliga för organisationens användare utifrån deras rollbehörighet. Vill du begränsa åtkomsten till en specifik mapp och dess innehåll för utvalda användare läser du vidare i guiden Privata mappar och behörigheter i dokumentarkivet.