I Boardeasers dokumentarkiv kan du styra exakt vilka användare som ska ha åtkomst till specifika mappar och filer. Denna guide visar hur du skapar privata mappar samt hur du tilldelar, ändrar eller tar bort behörigheter för enskilda användare på både publika och privata mappar.
Viktigt att veta om behörigheter och privata mappar:
- Publika mappar: Användare med rollen Administratör eller Observatör kan alltid se samtliga publika mappar i organisationen. Mappbehörigheter används därför på publika mappar främst för att ge användare med rollen Begränsad åtkomst till utvalda mappar (exempelvis en revisor som bara ska se styrelsemöten).
- Privata mappar: En privat mapp är dold för alla – även administratörer och observatörer – utom den som skapade mappen och de användare som aktivt tilldelas åtkomst.
- Ägandeskap av privat mapp: En privat mapp ägs av personen som skapade den. Om skaparens användarkonto tas bort ur organisationen försvinner även tillgången till den privata mappen för övriga tilldelade användare.
- E-signering: Det går inte att skicka dokument som ligger i en privat mapp för e-signering.
Innehållsförteckning
- 1. Skapa en privat mapp
- 2. Kontrollera vilka som har åtkomst till en mapp
- 3. Lägg till behörighet på en mapp
- 4. Ändra (läs/redigera) eller ta bort behörighet
- 5. Så fungerar ärvd behörighet i undermappar
1. Skapa en privat mapp
Vill du skapa en mapp som endast du själv och specifikt utvalda användare kan se gör du så här:
- Gå till Dokument > Alla dokument i vänstermenyn och klicka på knappen Skapa mapp.
- Ange ett namn på mappen, bocka i rutan Gör privat och klicka på Skapa mapp.
Mappen är nu skapad som privat och syns enbart för dig tills du bjuder in fler användare enligt stegen nedan.
2. Kontrollera vilka som har åtkomst till en mapp
Överst i dokumentarkivet visas hur många personer i organisationen som har åtkomst till den aktuella mappen. Genom att klicka på Åtkomst kan du se en lista över exakt vilka personer som har behörighet.
3. Lägg till behörighet på en mapp
Du tilldelar behörighet på samma sätt oavsett om det gäller en huvudmapp, en undermapp eller en privat mapp. (I exemplet nedan ges en användare med rollen Begränsad tillgång till en specifik undermapp, vilket gör att personen kommer åt allt innehåll i just den mappen inklusive eventuella undermappar.)
- Klicka på trepricksikonen (···) till höger om den mapp du vill dela och välj Hantera behörighet.
- I dialogrutan visas vilka som redan har behörighet till mappen. Klicka på fältet under Lägg till personer för att öppna listan över organisationens användare.
- Välj en eller flera användare i organisationen och klicka på Dela.
- När en användare läggs till tilldelas personen som standard läsbehörighet (Kan läsa).
4. Ändra (läs/redigera) eller ta bort behörighet
Öppna Hantera behörighet via trepricksikonen (···) på mappen för att justera eller återkalla en användares åtkomst:
- Ändra till redigeringsbehörighet: Klicka på Kan läsa intill användarens namn och välj Kan redigera. Redigeringsbehörighet innebär att personen även kan ladda upp, ändra och ta bort dokument i mappen.
- Ta bort behörighet: Klicka på behörighetsmenyn (t.ex. Kan läsa) intill användarens namn och välj Ta bort tillgång.
5. Så fungerar ärvd behörighet i undermappar
Om en användare har behörighet till en överordnad mapp ärver personen automatiskt samma behörighet till samtliga undermappar och filer inuti den mappen. Detta visas med en särskild ikon intill användarens namn i behörighetslistan, där det även framgår vilken huvudmapp åtkomsten ärvs från.