Innehåll
Introduktion
Klickar du “Dokument” och "Alla dokument" i vänstermenyn inne i Styrelserummet återfinns samtliga dokument som organisationens användare har tillgång till, beroende på behörighet.
Dokumenten kan sorteras in i mappar och undermappar. För att gå in i en mapp eller öppna en fil, klicka på namnet på filen/mappen.
Det finns olika behörigheter i Boardeaser vilket går att läsa mer om i denna guide Vilka behörighetsnivåer finns det?
Hänglås på mappar/filer
Mappar och filer som har ett hänglås har genereats av Boardeaser och är därmed låsta av systemet eftersom de behöver ligga på aktuell plats för att kunna hämtas till olika platser i systemet. Dessa mappar/filer kan varken flyttas eller tas bort.
Automatisk lagring
Förutom att skapa mappar och ladda upp filer själv så sparar Boardeaser automatiskt filer och skapar mappstrukturer. Detta gäller till exempel möten där filer som bifogas till dagordningar inför möten och protokoll i en egen mappstruktur. Även dokument som laddas upp i Compliance lagras automatiskt i mappen Bolagsformalia.
Skapa mapp
Dokumenten kan sorteras in i mappar och undermappar. För att skapa en mapp klickar du på ikonen med tre prickar (···) och väljer därefter alternativet “Skapa mapp”. Vill du skapa en undermapp klickar du in i mappen som undermappen ska skapas i och gör enligt ovan instruktioner.
Skapa privat mapp
Vid skapande av mappar finns det möjlighet att markera "Privat mapp". Läs mer om privata mappar i guiden Skapa och hantera privata mappar
Ladda upp dokument/mapp
Klicka på knappen "Ladda upp dokument" och välj antingen att dra in dokument/mappar i markerad ruta eller klicka "Välj fil" för att välja lokalt på datorn.
Det är även möjligt att lägga till enskilda dokument och/eller mappar direkt genom att dra in filer/mappar direkt på Dokumentarkivet.
Mer information om att ladda upp dokument finns i guiderna Hur laddar jag upp dokument? och Hur laddar jag upp en mapp?
Kopiera/duplicera dokument och/eller mappar
Klicka på ikonen med tre prickar (···) och välj antingen "Kopiera" eller "Duplicera".
Om du klickar duplicera hamnar en kopia av dokumentet/mappen direkt under,
Klickar du kopiera visualiseras vilken dokument/mapp som är kopierad och du har möjlighet att kopiera in dokumentet/mappen genom att klicka på "Klistra in [namnet]" alternativt klicka på ikonen med tre prickar (···) och välja alternativet "Klistra in". Vill du klistra in filerna i en undermapp, klicka in i mappen som du vill klistra in dokumentet/mappen och gör på samma sätt.
Kopiera länk till dokument
Det är även möjligt att kopiera länkadressen till en specifik fil uppladdad i dokumentarkivet. Det gör du genom att klicka på ikonen med tre prickar (···) och välj "Kopiera länk till fil".
Flytta dokument/mappar
Om dokument/mappar har en ikon med 6 prickar så är det möjligt att flytta dessa. För att flytta en dokument/mapp, tryck på med musen och sedan dra och släppa dokumentet/mappen till andra mappar eller bakåt i mappstrukturen. Vill du flytta flera dokument/mappar samtidigt, markera dessa i boxen längst till vänster och gör på samma vis. Om du släpper dokumentet eller mappen i orienteringen ovan (t.ex. “Dokument > Mapp 1 > Undermapp 1”) så hamnar filen en nivå upp i hierarkin. Se bifogad bild och/eller video hur det fungerar.
Exportera dokument/mappar
Markera de dokument/mappar som du vill exportera genom att klicka i boxen till vänster. Klicka på knappen "Hantera valda dokument och mappar" och välj alternativet "Exportera valda dokument och mappar". Då kommer valda dokument/mappar exporteras ner till en zip-fil.
Vill du exportera hela dokumentarkivet kan du med fördel klicka på knappen "Markera alla" och sedan göra enligt ovanstående beskrivning.