Det går att ge användare med behörighet: begränsad tillgång till utvalda mappar och tillhörande filer.
Observera att användare med rollen administratör och observatör alltid kan se alla publika mappar inom organisationen. Det går att skapa privata mappar som det även går att tilldela behörighet på samma vis som nedan. Vill du skapa en privat mapp, se hur du gör i guiden Skapa och hantera privata mappar
Guideinnehåll
- Lägg till behörighet
- Ändra behörighet
- Ta bort behörighet
- Ärvd behörighet
- Hur kan jag använda mappbehörigheter?
Åtkomst
Överst visas hur många som har åtkomst till den specifika mappen, och genom att klicka på Åtkomst kan du även se vilka personer som har åtkomst.
Exempel
I nedanstående exempel ska användaren få tillgång till en undermapp i "Dokument".
Det går även att tilldela behörighet till en huvudmapp.
Lägg till behörighet
För att ge behörighet till en användare med rollen Begränsad, klicka på ikonen med de tre punkterna (···) i den mapp som användaren ska få tillgång till.
Välj alternativet "Hantera behörighet".
I nedanstående exempel ska användaren få specifikt tillgång till mappen "Analys" i mappen "Dokument". Användaren kommer därefter att kunna ta del av allt innehåll i mappen "Analys" inklusive underliggande mappar och filer.
I denna vy visas vilka som har behörighet till vald mapp och dess innehåll.
För att lägga till en användare, klicka på "Lägg till personer" och välj bland användarna inom organisationen. Det är möjligt att välja fler användare i taget. Fortsätt genom att klicka på "Dela".
När en användare har behörighet till en specifik mapp och dess innehåll visas denna vy upp. När en användare får tillgång till en mapp så är det initialt läsbehörighet som tilldelas.
Ändra behörighet
Ställ in om användaren enbart ska kunna läsa innehållet i mappen eller om personen ska kunna redigera mappen genom att klicka på "Kan läsa" och välja "Kan redigera".
Redigeringsbehörighet innebär att personen kan lägga till, redigera samt ta bort dokument i mappen.
Ta bort behörighet
För att ta bort en användares tillgång till en specifik mapp och dess innehåll, klicka på "Kan läsa" och välj "Ta bort tillgång".
Ärvd behörighet
En användare kan ärva behörighet till en undermapp. Det innebär att användaren har behörighet till huvudmappen och får automatiskt ärvd tillgång till undermapparna och deras innehåll inom mappen. Det visualiseras genom en ikon intill denna användares namn, där det även framgår från vilken mapp användaren ärver tillgång från.
Hur kan jag använda mappbehörigheter?
Ett exempel där en person kan behöva behörighet till specifika mappar och tillhörande dokument kan exempelvis vara revisorer som, för att granska styrelsens arbete, behöver ha behörighet till styrelsemöten.
Genom att ge revisorerna behörighet till styrelsemötesmappen kommer de åt innehållet i dessa men inte organisationens andra mappar och dokument.