Hoppa till huvudinnehållet

Vanliga frågor Mötesprocessen

  • Uppdaterad

Nedan listar vi de vanligaste frågorna som inkommer till oss gällande mötesprocessen.

Guideinnehåll

Inställningar

Det går att ställa in flera mötesrelaterade inställningar. Det kan exempelvis vara att organisationsnumret ska anges i mötesmaterialet. Det är bra att se över och ställa in organisationsinställningarna för möten. Se mer i under sektionen möten i guiden Administrera organisation

Planera möte

Felaktigt mötesnummer

Det går att ändra mötesnumret på ett aktivt möte om detta inte ligger för justering eller signering. Ändringen görs genom att klicka på fliken Förberedelse och sedan på knappen Redigera mötesinformation.

Om protokollet ligger för justering, signering eller är arkiverat behöver det först låsas upp enligt guiderna:

Lås upp justerat protokoll

Lås upp godkänt protokoll

Lås upp arkiverat protokoll

Felaktig mötestid/datum

Det går att ändra mötestid/datum på ett aktivt möte om detta inte ligger för justering eller signering. Ändringen görs genom att klicka på fliken Förberedelse och sedan på knappen Redigera mötesinformation.

Om protokollet ligger för justering, signering eller är arkiverat behöver det först låsas upp enligt guiderna:

Lås upp justerat protokoll

Lås upp godkänt protokoll

Lås upp arkiverat protokoll

Kan jag planera flera möten samtidigt?

Ja, det går att planera flera möten. 

Dagordning

För att göra ändringar i dagordningen får det inte finnas något skapat protokoll, eftersom dagordningen då är låst. Om det finns ett skapat protokoll behöver detta tas bort innan ändringar kan göras i dagordningen. Se guiden Lås upp dagordning och kallelse

Felaktiga bilagor

Klicka på fliken Dagordning och sedan på knappen Redigera dagordning. Ta bort de felaktiga bilagorna och lägg till de nya. Om det redan har skapats ett protokoll behöver detta först tas bort innan det går att lägga till bilagor till dagordningen.

Lägga till bilagor i efterhand

Klicka på fliken Dagordning och sedan på knappen Redigera dagordning. Om det redan har skapats ett protokoll behöver detta först tas bort innan det går att lägga till bilagor till dagordningen.

Ändra punktbeskrivning

Klicka på fliken Dagordning och sedan på knappen Redigera dagordning. Om det redan har skapats ett protokoll behöver detta först tas bort innan det går att ändra punktbeskrivningen. 

Kallelse

För att göra ändringar i kallelsen får det inte finnas något skapat protokoll, eftersom kallelsen då är låst. Om det finns ett skapat protokoll behöver detta tas bort innan ändringar relaterade till kallelsen kan göras. Se guiden Lås upp dagordning och kallelse

Om jag har kallat en person, kan jag dra tillbaka kallelsen?

Nej, eftersom en kallelse redan har skickats går det inte att dra tillbaka den. Ska personen inte alls ta del av det mötet, kan det vara bra att skapa ett nytt möte och radera det gamla.

Kan jag bjuda in en extern person till mötet?

Nej, det är inte möjligt att kalla en extern person via Boardeaser. I så fall måste kallelsen skickas utanför Boardeaser. Det krävs ett användarkonto för att ta del av mötesmaterialet.

Protokoll

Lägga till bilagor till protokollet

I redigeringsläget för protokollet klickar du på fliken "Protokoll". När du har öppnat en punkt kan du lägga till bilagor till den.

När en bilaga är tillagd kan du i fliken "Bilagor" markera om bilagan ska vara inkluderad i protokollet och om den ska ha en länk i protokollet.

Hur ändrar jag närvararolistan?

I redigeringsläget för protokollet klickar du på fliken "Närvarande".

Kan jag lägga till en extern person?

Ja, det är möjligt att lägga till en extern person. I redigeringsläget för protokollet klickar du på fliken "Närvarande". Sedan klickar du på knappen "Lägg till fler" och väljer alternativet "Lägg till deltagare". Skriv in namn och e-postadress samt markera om personen ska vara undertecknare.

Notera att en extern person inte kan ställas in som sekreterare eller justeringsperson. Det krävs ett användarkonto inbjudet i organisationen för att kunna skriva och justera ett protokoll i Boardeaser. 

Kommentar/justering

Hur ber jag om kommentarer på protokollet?

När protokollet redigeras är det möjligt att be om kommentarer på ett protokoll innan det går ut för justering. Se guiden Be om kommentarer på ett protokoll och se kommentarer på protokoll

Godkännande

Kan jag göra ändringar på protokollet?

Om protokollet ligger för godkännande klickar du på "Begär ändringar" för att återgå till redigeringsläget för protokollet.

Signering av protokoll

En person som är undertecknare ska inte/ska signera protokollet men är/är inte listad. Går det att ändra eller hur löser jag det?

Troligtvis har personen inte listats som undertecknare när protokollet redigerades. I och med att signeringsärendet redan har skapats behöver det göras om. För att kunna göra ändringar behöver protokollet först låsas upp, personen läggas till eller tas bort som undertecknare och sedan skickas för signering igen. Se mer om hur du gör det i guiden Lås upp arkiverat protokoll

Kan jag göra ändringar på protokollet?

Nej. För att kunna göra ändringar behöver protokollet först låsas upp. Se mer om hur du gör det i guiden Lås upp arkiverat protokoll

En ledamot har inte BankID. Går det att signera med en annan metod?

Det finns flera andra signeringsmetoder, exempelvis SMS, Touch och nordiska motsvarigheter till BankID. Läs mer om hur du aktiverar dem. Vilka signeringsmetoder stödjer Boardeaser?

Är protokollet redan skickat för signering, behöver signeringsärendet avbrytas och skickas igen för att inställningarna ska träda i kraft. Se guiden Lås upp arkiverat protokoll

Arkiverat protokoll

Jag ser inga signaturer på ett arkiverat protokoll.

När ett protokoll är e-signerat ska det dyka upp ett certifikat på en separat sida på sista sidan. Har inte dokumentet ett certifikat, är det troligtvis något som gått fel vid signeringen.

  • Antingen har inte samtliga undertecknare signerat protokollet. Då ligger signeringsärendet kvar och saknar signatur från någon av undertecknarna.
  • Antingen har någon person klickat på knappen "Markera protokoll som undertecknat". Det resulterar i att protokollet arkiveras direkt utan signeringar. I dessa fall behöver protokollet låsas upp och skickas för signering igen. Se guiden Lås upp arkiverat protokoll

Se guiden Inga signaturer syns på ett arkiverat protokoll

Kan jag göra ändringar på ett signerat protokoll?

Nej. För att kunna göra ändringar behöver protokollet först låsas upp. Se mer om hur du gör det i guiden Lås upp arkiverat protokoll

Kan jag ändra mötesnumret på ett arkiverat protokoll?

Nej. För att kunna göra ändringar behöver protokollet först låsas upp. Se mer om hur du gör det i guiden Lås upp arkiverat protokoll

Övriga frågor

Förtydligande gällande Stavningskontroll / Översättning

Boardeaser har inte inbyggd stavningskontroll eller översättning för något språk i texteditorer, utan det är webbläsaren/operativsystemet som styr, och detta är inget Boardeaser har lagt in eller har kontroll över. Upplever du felaktig stavningskontroll? Undersök webbläsarens inställningar eller operativsystemets språkinställningar.