Första steget i Boardeasers mötesprocess är Planera. Här skapar du grundförutsättningarna för mötet.
Börja med att klicka på “Möten” > "Planera möte" i vänstermenyn. Här kan du ange följande (fält markerade med * är obligatoriska):
- Mötesrubrik*: Här namnger du mötet, till exempel ”Styrelsemöte”, ”Konstituerande styrelsemöte” eller ”Extra styrelsemöte”.
- Mötesnummer*: Detta nummer räknas upp automatiskt. Är det ert första möte i Boardeaser börjar det med 1. Du kan ange vilket nummer som helst om ni redan har en numrering, så länge det inte redan finns ett möte i Boardeaser med samma nummer.
- Tidpunkt*: Här ställer du in datum och tid för när mötet ska börja och sluta.
- Plats: Ange var mötet ska hållas.
- Tema: Ange mötets tema, till exempel ”Budget”. Har ni genererat möten genom Årsplanering är olika teman redan angivna. Se guiden Använd årsplanen
- Syfte: Här kan du i fritext ange en längre beskrivning av syftet eller målet med mötet. Exempelvis om ni ska fatta beslut om en viss policy eller en upphandling.
- Förberedelser: Om det finns viktiga förberedelser för deltagarna kan du ange det här. Vanligtvis är det att läsa på de underlag som bifogas till dagordningen (som du skapar i nästa steg).
- Skicka mötesinformation: Om du vill kan du skicka en kalenderfil till deltagarna så att de bokar in mötet i förväg så kan du klicka på denna ruta. Observera att den formella kallelsen med dagordning skickas senare. Detta är bara en preliminär mötesbokning. Ett meddelandefält och en lista över användare öppnas då. Skriv ett meddelande och välj vilka som ska få ett e-postmeddelande med en kalenderfil om att ett möte har skapats.
När du har fyllt i informationen klickar du på knappen "Spara" eller “Spara och gå vidare”. När du klickat skickas du till nästa steg i mötesprocessen, det vill säga ”Dagordning”.
Tidpunkt - Lägg till förslag på datum / få färdiga förslag
Det är möjligt att lägga till förslag på datum till styrelsemötet, antingen genom att manuellt skriva in alternativa datum eller genom att generera färdiga förslag. Det kan vara bra vid planeringen av mötet att säkerställa att så många som möjligt kan närvara.
Klicka på "Lägg till förslag på datum" för att manuellt ange datumförslag.
Vill du generera färdiga förslag, klicka på knappen "Få färdiga förslag". Då öppnas en popup där du kan välja ett datumintervall för förslag, samt antalet dagar före och efter mötets nuvarande tidpunkt då förslag ska ges. Fortsätt genom att klicka på "Skapa förslag".
Förslagen hamnar under titeln "Förslag på alternativa datum". Du kan manuellt ändra datum och tid. För att ta bort ett förslag klickar du på den röda knappen.
Notera även att du behöver ha alternativet "Skicka mötesinformation" valt när du sparar för att skicka ut förslag på datum direkt. Du kan också välja att skicka ut mötesinformationen med förslagen senare. Markera vilka personer som ska få mötesförslagen och klicka på "Spara".
Markera vilka datum som passar
I samband med att mötesinformationen skickas ut får de markerade personerna ett mail med mötesinformationen. De behöver logga in till Boardeaser för att markera vilka datum som passar.
Under fliken "Förberedelse" är det möjligt att svara "Ja", "Kanske", "Nej". Om du hovrar över de färgade boxarna under svar kan du se vem som har svarat vad.
När samtliga svar har inkommit kan du sedan uppdatera mötestidpunkten baserat på resultatet genom att klicka på "Redigera mötesinformation".