Mötesprocessen i Boardeaser – Från planering och dagordning till e-signerat protokoll

Vem gör vad i mötesprocessen? (Roller & behörigheter)

• Administratör / Mötessekreterare (Steg 1–5, 7–8): Planerar mötet, skapar dagordning, skickar kallelse, skriver protokoll samt hanterar utskick för justering, godkännande och signering.
• Justerare (Steg 6): Granskar det färdiga protokollet, lämnar eventuella kommentarer och godkänner eller begär ändringar.
• Undertecknare (Steg 9): Signerar det godkända protokollet digitalt med BankID eller motsvarande e-legitimation.
• Övriga deltagare: Läser dagordning och bilagor för mötet samt lämnar eventuella synpunkter om kommentarer begärs.

Innehållsförteckning

• 1. Planera möte (Admin / Sekreterare)
• 2. Skriv dagordning (Admin / Sekreterare)
• 3. Skicka kallelse (Admin / Sekreterare)
• 4. Skriv protokoll (Sekreterare)
• 5. Kommentera och skicka för justering (Sekreterare)
• 6. Justera protokoll (Justerare)
• 7. Godkänn protokoll (Admin / Sekreterare)
• 8. Begär signering av protokoll (Admin / Sekreterare)
• 9. E-signera protokoll och automatisk arkivering (Undertecknare)

1. Planera möte

Gå till Möten > Planera möte i vänstermenyn för att skapa ett nytt möte.

Fyll i mötesinformation

Fyll i datum, tid, plats (fysisk eller digital möteslänk) samt välj vilka personer som ska bjudas in till mötet.

• Skicka mötesinformation (valfritt): Klicka på knappen längst ned för att skicka ut en förhandsnotis med kalenderfil (.ics) till deltagarna. 
  Obs! Detta är endast en kalenderbokning – inte den formella kallelsen med dagordning.
• Spara: Klicka på Spara för att spara mötet som ett utkast, eller Spara och gå vidare för att direkt börja med dagordningen.

Fördjupning: Skapa och planera ett nytt möte.

2. Skriv dagordning

När mötet är sparat bygger du upp dagordningen. Överst i vyn har du tre flikar: Dagordningsmallar, Dagordning och Förhandsgranska.

Välj en mall eller börja från grunden

• Använd dagordningsmall: Under fliken Dagordningsmallar kan du förhandsgranska organisationens sparade mallar och klicka på Använd bredvid den mall du vill utgå ifrån.
• Skapa utan mall: Klicka på Hoppa över eller gå direkt till fliken Dagordning för att bygga en egen dagordning från grunden.

Lägg till och redigera punkter

Under fliken Dagordning klickar du på Lägg till punkt för att skapa nya dagordningspunkter. Du ändrar enkelt ordningen på punkterna genom att dra i handtaget (de sex prickarna) längst till vänster om punkten.

Klicka på pilen till vänster om punktnumret för att expandera punkten och fylla i detaljer:

• Punktbeskrivning samt förberedande protokolltext (som inte syns i dagordningen utan förs över direkt till protokollet)
• Förslag på beslut och att göra-uppgifter
• Tidsestimat, föredragande och punkttyp (beslut, diskussion, information, formalia eller uppföljning)
• Paus efter punkt samt bifogade underlag

Fördjupning: Skapa och redigera dagordning inför ett möte.

Bifoga bilagor

Under fältet Bilagor i en expanderad punkt kan du dra och släppa filer, klicka på Välj fil för att hämta dokument från din dator eller klicka på Välj fil från arkiv för att hämta filer direkt från Boardeasers dokumentarkiv.

Fler val via trepricksikonen (···)

Uppe till höger i dagordningen hittar du trepricksikonen (···) med följande alternativ:

• Spara som mall: Sparar dagordningen (inklusive förberedda protokolltexter) som en återanvändbar mall.
• Ladda upp dagordning: Importera en extern dagordningsfil.
• Exportera dagordning: Ladda ner dagordningen som PDF.
• Ändringshistorik: Se vem som gjort ändringar i dagordningen.
• Ändra numrering: Justera startnumret för första punkten (kräver att löpande numrering är aktiverat under Avancerade inställningar).
• Ta bort: Raderar dagordningen.

Slutför dagordningen

Granska helheten under fliken Förhandsgranska. När du är nöjd klickar du på Markera dagordningen som klar för att gå vidare till kallelsen.

3. Skicka kallelse

När dagordningen är markerad som klar skickar du den formella kallelsen till mötesdeltagarna:

1. Skriv ett eventuellt meddelande till deltagarna.
2. (Valfritt) Bocka i Inkludera dagordning som PDF om mottagarna ska få dagordningen bifogad direkt i e-postmeddelandet utan att behöva logga in.
3. Klicka på Skicka kallelse (vill du inte skicka något utskick väljer du istället Skicka ingen kallelse).

Viktigt om kallelsen:
En skickad kallelse går inte att återkalla. Om en kallelse av misstag har skickats till fel person med känslig mötesinformation rekommenderas att ni raderar mötet och skapar ett nytt möte från grunden.

4. Skriv protokoll

När mötet hålls (eller ska protokollföras) öppnar du mötet och klickar på Skriv protokoll.

Notera: När du klickar på Skriv protokoll låses dagordningen för redigering och det går inte längre att skicka om kallelsen.

Protokollvyn består av fyra flikar: Närvarande, Protokoll, Bilagor och Förhandsgranska.

Fliken Närvarande (Deltagare & mötesroller)

Markera vilka som närvarade vid mötet samt tilldela rollerna Sekreterare, Justerare och Undertecknare:

• Mötet måste ha minst en sekreterare och en justerare angivna.
• Ska exempelvis ordföranden och en ledamot justera protokollet markerar du båda som Justerare (och vid e-signering även som Undertecknare).
• Externa deltagare: Du kan lägga till externa personer via Lägg till fler > Skapa ny. Externa personer kan väljas som Undertecknare, men inte som formella justerare eller sekreterare (justeringsfunktionen kräver ett användarkonto i Boardeaser).

Fliken Protokoll

Fyll i beslut och anteckningar under respektive punkt. Vid behov kan du lägga till nya punkter direkt i protokollet om frågor behandlades utanför den ursprungliga dagordningen.

Fördjupning: Skriva, hantera och redigera protokoll

Fliken Bilagor

Välj om mötets bilagor ska inkluderas som sidor i själva protokoll-PDF:en eller enbart visas som klickbara länkar.

Fördjupning: Lägg till, inkludera och ta bort bilagor till protokollet

Bra att veta om inkluderade bilagor:
Bilagor som bakas in i protokollet följer med i samma PDF-fil, men omfattas inte av det tekniska signeringscertifikatet när protokollet e-signeras.

Fliken Förhandsgranska

Granska hur det färdiga protokollet ser ut. När texten är klar klickar du på Kommentarer och justering för att gå vidare.

5. Kommentera och skicka för justering (Sekreterare)

Beroende på hur er styrelse arbetar kan du nu antingen inhämta informella kommentarer först, skicka protokollet direkt till justerarna eller markera det som färdigjusterat:

Be om kommentarer från mötesdeltagare (valfritt)

Klicka på Be om kommentarer om du vill att utvalda mötesdeltagare ska kunna lämna synpunkter innan den formella justeringen börjar. Deltagarna får ett e-postmeddelande, och när samtliga har klickat på Klar med kommentering meddelas sekreteraren via e-post.

Fördjupning: Kommentarer på protokoll – Be om, lämna och granska synpunkter

Markera som klart och skicka till justerare

1. Klicka på Markera protokoll som klart när utkastet är redo att låsas inför justering.

2. Klicka på Skicka till justerare (vill ni hoppa över justeringssteget klickar du istället på Markera som justerat).

3. Ange eventuellt meddelande och deadline, kontrollera vilka justerare som är valda och välj vad som ska hända när justeringen är klar:
   • Om alla styrelseledamöter ska få en notis när justeringen är färdig.
   • Om protokollet ska gå direkt till e-signering efter justering, eller först via steget Godkänn protokoll. (Läs mer här.)
4. Klicka på Skicka. Justerarna får nu ett e-postmeddelande med länk till protokollet.

Under tiden protokollet väntar på svar ser du status för varje justerare och kan vid behov skicka en påminnelse via knappen Påminn.

5. Kommentera och skicka för justering (Sekreterare / Admin)

Beroende på hur er styrelse arbetar kan du nu antingen inhämta informella kommentarer först, skicka protokollet direkt till justerarna eller (som administratör) hoppa över justeringssteget:

Be om kommentarer från mötesdeltagare (valfritt)

Klicka på Be om kommentarer om du vill att utvalda mötesdeltagare ska kunna lämna synpunkter innan den formella justeringen börjar. Deltagarna får ett e-postmeddelande, och när samtliga har klickat på Klar med kommentering meddelas sekreteraren via e-post.

Fördjupning: Kommentarer på protokoll – Be om, lämna och granska synpunkter

Markera som klart och skicka till justerare

1. Klicka på Markera protokoll som klart när utkastet är redo att låsas inför justering.

2. Klicka på Skicka till justerare.

3. Ange eventuellt meddelande och deadline, kontrollera vilka justerare som är valda och välj vad som ska hända när justeringen är klar:
   • Om alla styrelseledamöter ska få en notis när justeringen är färdig.
   • Om protokollet ska gå direkt till e-signering efter justering, eller först via steget Godkänn protokoll. (Läs mer här.)
4. Klicka på Skicka. Justerarna får nu ett e-postmeddelande med länk till protokollet.

Under tiden protokollet väntar på svar ser du status för varje justerare och kan vid behov skicka en påminnelse via knappen Påminn.

Hoppa över justeringen

Om protokollet redan är genomgånget, eller om ni vill hoppa över justeringsrundan helt, är det möjligt att hoppa över justeringen och ta protokollet direkt för godkännande. Efter att ha klickat på Markera protokoll som klart:

1. Klicka på Markera som justerat istället för att skicka till justerare.
2. Bekräfta genom att klicka på Justera och lås för att låsa protokollet.

6. Justera protokoll (Justerare)

Som utsedd justerare öppnar du protokollet via länken i e-postmeddelandet (eller direkt under mötet i Boardeaser):

1. Granska texten och lämna vid behov synpunkter på enskilda punkter via Skriv kommentar eller en övergripande kommentar för hela protokollet.
2. Välj ett av följande alternativ och klicka på Skicka in justering:
   • Godkänn: Protokollet godkänns (med eller utan kommentarer).
   • Begär ändringar: Protokollet skickas tillbaka till sekreteraren för revidering innan det kan justeras på nytt.

Fördjupning: Justeringspersonens roll – Granska, kommentera och justera protokoll

Vad händer efteråt?
Sekreteraren får en notis så snart alla justerare har svarat. Om ändringar begärts uppdaterar sekreteraren texten och skickar ut protokollet för justering igen. När alla godkänt går ärendet automatiskt vidare.

7. Godkänn protokoll (Admin / Sekreterare)

(Detta steg visas om ni inte har valt att skicka protokollet direkt från justering till signering.)

När protokollet är färdigjusterat hamnar det i läget Godkänn protokoll – exempelvis för formellt godkännande vid nästkommande styrelsemöte. Klicka på Godkänn för att låsa protokollet inför signering. Det räcker att en behörig person (sekreterare eller administratör) klickar på Godkänn.

8. Begär signering av protokoll (Admin / Sekreterare)

När protokollet är godkänt skapas signeringsärendet och e-postmeddelanden skickas automatiskt ut till samtliga personer som markerats som Undertecknare.

I denna vy följer du signeringsstatus i realtid och kan vid behov skicka en påminnelse till de som ännu inte skrivit under via knappen Påminn.

9. E-signera protokoll och automatisk arkivering (Undertecknare)

E-signeringen sker säkert via Boardeasers integrerade signeringstjänst (Assently):

1. Undertecknaren klickar på länken i e-postmeddelandet (eller på knappen för att signera direkt inne i mötet i Boardeaser) och läser igenom det genererade PDF-protokollet.
2. Scrolla längst ner i dokumentet och klicka på den gröna knappen Underteckna nu för att signera med BankID eller motsvarande e-legitimation.

Automatisk arkivering:
Så snart den sista undertecknaren har e-signerat låses protokollet slutgiltigt med signeringscertifikat. Mötet flyttas då automatiskt från fliken Aktiva möten till Arkiverade möten, och det signerade protokollet sparas i dokumentarkivet under mappen Styrelsemöten.