Denna funktionalitet kräver att produkten Fortnox Integration är aktiverat i Boardeaser, dessutom behövs en integrationslicens från Fortnox.
Med Fortnox Integration går det att föra över bokföringsdata från Fortnox med ett knapptryck till Boardeaser. Med rätt licenser går det även att importera kund- och leverantörsfakturor, verifikatbilagor samt hantera motparter i koncern, via integrationen.
Aktivera integrationen i produktshopen
Om produkten redan är aktiverad på abonnemanget, gå till nästa kapitel.
Logga in i Boardeaser och gå till Styrelserummet för aktuell organisation.
Välj Administration-> Produktshop i vänstermenyn. Välj fliken Integrationer.
Tryck på Aktivera i rutan för "Fortnox Integration".
När Fortnox Integration är aktiverad trycker du på knappen "Hantera integrationer", till höger om integrationer i bilden ovan.
Aktivera integrationen mot Fortnox
Om tillägget redan är aktiverat på abonnemanget, räcker med med att gå till Administration-> Integrationer på vänsterkanten
Tryck på “Aktivera”
Du kommer nu bli vidarebefordrad till Fortnox, logga in där och godkänna att Boardeaser får hämta ut önskad information från Fortnox.
OBS! om du har flera användare i Fortnox eller flera bolag med samma namn, säkerställ att du aktiverar integrationen med den användare och det bolag (utifrån abonnemangsnummer) som har rätt licenser. Annars kommer det inte att fungera.
Efter godkännande kommer man tillbaka till Boardeaser och vyn har ändrat utseende till att knappen Aktivera nu heter Inaktivera. Det går även att välja vilka tjänster som ska importeras samt inaktivera de som man inte har licenser för i Fortnox i denna vy, för att slippa felmeddelanden.
Se vidare i guiden Hur laddar jag upp bokföringsdata från integrationer? för hur man sedan importerar data från Fortnox till Boardeaser.
Vill du kunna se kund- och/eller leverantörsfakturor samt verifikatbilagor i Boardeaser?
Säkerställ att tilläggen för Kund- och leverantörsfaktura samt Verifikatbilaga är aktiverade för integrationen samt se vidare under Inställningar och licenser i Fortnox för att säkerställa att rätt licenser finns i Fortnox.
Annars kommer det att komma ett felmeddelande när man försöker att importera.
Inställningar och licenser i Fortnox
I Fortnox krävs det en integrationslicens för organisationen för att kunna exportera information till Boardeaser. Den som aktiverar behöver även vara systemadministratör.
OBS! om du har flera användare i Fortnox eller flera bolag med samma namn, säkerställ att du aktiverar integrationen med den användare och det bolag (utifrån abonnemangsnummer) som har rätt licenser. Annars kommer det inte att fungera.
Beroende på vilka tjänster man vill importera, krävs det olika behörigheter samt tillgång till olika register.
Exempel på översikt i Fortnox.
Bokföring
Minimikravet för att få exportera bokföring från Fortnox
Licens: Bokföring
Register: "Exporter filer" samt "SIE Export"
Kundfakturor och verifikatbilagor
Utöver det som står under bokföring
Licens: Fakturering
Register: Kunder
Tillgång till Arkivplats
Leverantörsfakturor och verifikatbilagor
Utöver det som står under bokföring
Licens: Bokföring (för att få tillgång till leverantörsfaktura)
Register: Leverantörer
Tillgång till Arkivplats
Motpart
Bokföring samt kund- och leverantörsfaktura
Uppsatt koncernstruktur i Boardeaser
Utöver detta måste även följande vara korrekt inställt i Fortnox:
För att motpart ska fungera, måste man ha organisationsnummer på koncernbolagen, både i kund- och leverantörsregistret samt att respektive faktura, gäller även in- och utbetalningen av densamma, bokförs på enskilda verifikat.
Olika behörigheter och register
- Arkivplats = läsa in filer från Fortnox (fakturor, bilagor)
- Bokföring = licens krävs för att exportera bokföring från Fortnox
- Faktura = läsa in fakturor från Fortnox
- Fakturering = licens för att kunna importera kundfakturor
- Inställningar = hantera inställningar
- Koppla filer = koppla filer till tex bokföring (se Arkivplats)
- Kund = identifiera kund via org nummer mot faktura
- Kunder = licens för att kunna läsa in kundfakturor från Fortnox
- Leverantör = identifiera leverantör via org. nummer mot faktura
- Leverantörsfaktura = licens för att kunna läsa in leverantörsfakturor från Fortnox
Felmeddelande
Om felmeddelandet "Saknar rättighet att exportera SIE." / "Åtkomst nekad att exportera SIE", betyder det att inställningarna i Fortnox inte är korrekt gjorda alternativt att användare saknar rättighet att exporter filer från Fortnox (se bilden ovan).
När integration aktiveras i Fortnox, så kommer behörigheterna som integrationen får att baseras på användaren som aktiverat integrationen. Den som aktiverar integrationen behöver ha behörighet till bokföring, annars får man inte exportera Sie-filer, då får inte heller Boardeaser tillgång till att göra. Integrationen behöver då aktiveras om och den måste aktiveras av en användare som har en bokföringslicens.
För att omaktivera integrationen i Fortnox går man in under "administrera integrationer" → Klicka på Boardeaserintegrationen →Bryt alla kopplingar.
Sedan får någon med en bokföringsbehörighet aktivera igen. Därefter behöver man avaktivera och aktivera integrationen i Boardeaser på nytt.
Gäller det rättigheterna för användare, behöver dessa uppdateras i Fortnox, och sedan får man testa att importera bokföringen igen.
Ytterligare information om felmeddelande vid integration med bokföringssystem finns i denna guide Felsökning integration med bokföringssystem.
Gör om integrationen
För att göra om integrationen i Boardeaser, behöver man först inaktivera integrationen och sedan aktivera den igen.
Är det bara någon/några av de 4 kategorierna som inte ska användas längre, räcker det med att trycka på "Avaktivera" efter respektive.
Importera bokföringsdata från integrationer
För att ladda upp bokföringsdata från integrationer, följ denna guide Hur laddar jag upp bokföringsdata från integrationer?