Standardroller

Denna guide går igenom hur du lägger till användare i organisationen samt hur du kan tänka gällande roller. Klicka på nedanstående rubrik för att läsa mer om en specifik del eller gå igenom guiden uppifrån och ner.

• Standardroller
• Rollerna Ekonomiansvarig samt Kontraktsansvarig
• Exempel på rollkombinationer

Vill du skapa egna roller behöver du följa instruktionerna i guiden Anpassade roller. Exempel på begränsade roller finns i guiden Begränsade behörigheter

Standardroller

Det finns tre standardroller i Boardeaser:

• Administratör: Användare som är administratörer får full tillgång till alla delar av organisationen och kan se och göra allt inom organisationen.
• Observatör: Användare som är observatörer kan se allt inom organisationen men endast göra saker som tilldelats dem specifikt.
• Begränsad: Användare med begränsad behörighetsnivå kan bara se och göra saker som tilldelats dem specifikt. Användare utan andra roller får den här rollen som standard.

I korthet är rollen som administratör tänkt för de användare som ska administrera organisationen aktivt, det vill säga skapa möten och rapporter, ladda upp dokument, bjuda in personer till organisationen, ändra organisationsinställningar etc.

För användare som ska kunna se hela din organisations material men utan att kunna redigera finns rollen observatör. Denna behörighet lämpar sig till exempel för en revisor eller styrelseledamöter som inte ska skapa möten.

Den lägsta rollen är Begränsad. Med denna behörighet kan användaren inte redigera eller läsa något annat än det som specifikt tilldelats denne. Denna behörighet är lämplig för till exempel någon som är adjungerad vid återkommande styrelsemöten eller som enbart ska läsa en tilldelad rapport. 

En begränsad användare som blir satt som sekreterare till ett möte kommer att kunna hantera och skriva protokollet.

Utöver ovanstående standardroller finns även:

• Ekonomiansvarig: Läser och redigerar ekonomi och rapporter
• Kontraktsansvarig: Läser och redigerar organisationens kontrakt
• Ledamot: Styrelsefunktion: ger inga behörigheter.
• Management: Ger inga behörigheter men kan användas för att märka upp ledningsgrupp
• Ordförande: Styrelsefunktion: läser och redigerar ekonomi och rapporter.
• Revisor: Läser och redigerar organisationens årsredovisningar
• Sekreterare: Styrelsefunktion: ger inga behörigheter.
• Suppleant: Styrelsefunktion: ger inga behörigheter.
• Vd: Läser och redigerar ekonomi och rapporter
• Vice ordförande: Styrelsefunktion: ger inga behörigheter.

Det går att tilldela användare flera olika roller. Du kan inte bli av med behörighet genom att addera en roll, utan behörighet läggs på befintlig roll. Om du kombinerar Administratör och Begränsad så kommer användaren fortsatt att ha möjlighet att administrera hela organisationen.

Notera: En person som enbart har rollen ledamot, management, sekreterare, suppleant eller vice ordförande likställs med begränsad behörighet och kommer exempelvis inte att kunna ta del av dagordningar om inte dagordningen tilldelas personen specifikt. 

Rollerna Ekonomiansvarig samt Kontraktsansvarig

Utöver standardroller finns det roller som går att lägga till på användare, vilket gör att användarna kan få administratörsbehörigheter på olika områden. 

Ekonomiansvarig

Ekonomiansvarig ger användaren administratörsbehörighet till Ekonomi och Rapporter (om organisationen har produkterna Ekonomi och Rapporter aktiverade). Användare med rollen Ekonomiansvarig kan därmed alltid komma åt fliken Ekonomi och Rapporter, oavsett behörighetsnivå.

Ekonomiansvariga kommer även åt Koncern samt Integrationer (om organisationen har produkten Koncern aktiverad) under Administration i vänstermenyn.

Kombinationen Roll: Ekonomiansvarig och Behörighet: Begränsad ger en användare full tillgång till Ekonomi, Koncernekonomi samt Rapporter under menyvalen i vänstermenyn. Kombinationen ger även användaren full tillgång till Integrationer och Koncern under Administration.

För övriga menyval gäller begränsad behörighet.

Roll ekonomisansvarig i kombination med roll observatör/begränsad

Kontraktsansvarig

Kontraktsadministratör ger användaren administratörsbehörighet på Kontrakt. Användare med rollen Kontraktsansvarig kan därmed alltid komma åt fliken Kontrakt, oavsett behörighet.

Kombinationen Roll: Kontraktsansvarig och Behörighet: Begränsad ger en användare full tillgång till Kontrakt under menyvalen i vänstermenyn för att kunna se kontrakt samt skapa nya kontrakt.

För övriga menyval gäller begränsad behörighet.

Roll kontraktsansvarig i kombination med roll observatör/begränsad

Exempel på rollkombinationer

Behörighet som krävs för att exportera Excel-filer från:

• Dashboards: Administratör
• Resultat-/Balans-/Kassaflödesrapport: Administratör/Observatör

Övrigt:

• Behörighet som krävs för att kunna visa transaktioner: Administratör